0

Акт об уничтожении документов

Порядок уничтожения документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

Согласование передачи документов на хранение или выделение на уничтожение производится постоянно действующей комиссий, которую назначает руководитель предприятия.

Хранение и уничтожение документов

Перед передачей дел в архив предприятия на хранение выделяются дела временного хранения — сроком не превышающим 10 лет, дела длительного хранения — более 10 лет и дела, которые хранятся постоянно.

Также определяются дела с истекших сроком хранения, которые потеряли свою информационную ценность, подлежащие уничтожению.

Хранение и уничтожение документов проводится на основании составленного акта о выделении дел к утилизации или, оформленной в установленном порядке, описи дел для передачи на хранение в архив предприятия.

Опись дел на хранение

В описи дел содержится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем организации.

Описи дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, подготавливаются секретарем в первом квартале года, идущего за годом, в котором было завершено дело делопроизводством. При незначительном документообороте описи могут создаваться за ряд лет.

Дела подготовленные для передачи на хранение в архив должны быть помещены в твердую обложку и сшиты на 4 прокола. Все металлические скобки и скрепки удаляются, страницы нумеруются арабскими цифрами. В начало дела подшивается лист, на котором делается внутренний список подшитых документов, а в конце прикладывается лист для заверительной записки. В заверительную записку включается информация о:

  • литерных (25а, 25б) и пропущенных номерах листов,
  • номерах листов с наклеенными документами,
  • номерах листов большого формата, рисунков, карт, листов с конвертами и т.д.

На обложке каждого дела пишется наименование организации, номер и наименование дела, даты первого и последнего документа в деле, количество листов и сроки хранения дела, в том числе «хранить постоянно».

Акт на уничтожение

В акт о выделении дел к утилизации вносятся дела с истекшим сроком хранения, дела подвергшиеся неисправимому повреждению и т.п.

Секретарь подготавливает указанные дела для согласования с постоянно действующей экспертной комиссий. Эта работа ведется после выделения и оформления дел для передачи на хранение в архив предприятия.

В акте допускается не указывать полный перечень дел, а сгруппировать их заголовки, например, приказы по производственной деятельности, договоры подряда и т.д. При этом указываются номера дел по номенклатуре, временной период документов находящихся в деле и количество дел в группе. В конце акта прописывается общее число дел выделенных к уничтожению, ставится дата составления и подпись ответственного лица.

Выделенные к уничтожению дела сдаются в пункт приема вторсырья. После этого в акт на уничтожение дел вносится информация о дате и форме утилизации.

Хранение и уничтожение документов является важной частью делопроизводства на предприятии, т.к. некоторые виды дел (приказы по кадрам, личные карточки работников, ведомости начисленной зарплаты и т.д.) имеют длительные сроки хранения и несут важную информацию, которая может быть затребована самими работниками или пенсионным фондом при оформлении пенсии гражданину. Поэтому работу по выделению дел к уничтожению или передаче их на хранение, а также обеспечение сохранности документов доверяйте квалифицированным, опытным специалистам.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8825 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *