0

Авансовые отчеты как правильно вести

Содержание

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Вероятнее всего, каждый сотрудник бюджетного учреждения хотя бы раз, но получал денежные средства под отчет. Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Учреждение может перечислить средства и безналично, например на счет, открытый работнику в банке в рамках "зарплатного проекта". Однако во избежание возникновения конфликтов с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет — форма 0504049. В данной статье пойдет речь о заполнении авансового отчета бюджетными учреждениями.

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бюджетного учета.

Порядок принятия к учету авансового отчета

  1. Выдача денег под отчет.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю учреждения. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка) и проставить соответствующий счет аналитического учета счета 0 20800 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Примечание. В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму. Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Существуют также особенности составления заявлений при различных ситуациях.

  1. Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

  1. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.
  2. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п.

Пример заполнения авансового отчета

2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

  • подтверждающие документы подаются в оригинале;
  • по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
  • по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Если оставшиеся деньги не хотят возвращать

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В частности, удержания могут быть произведены для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Принятое решение работодатель оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц).

Заполняем авансовый отчет

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

  • наименование организации, направившей его в командировку;
  • структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
  • свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо");
  • должность;
  • назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

N п/п

Указывается номер документа по порядку в зависимости от того,

как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их.

Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку

Дата

Указывается дата выполнения хозяйственной операции,

сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная

на документе. То есть дата документа. Относительно суточных

по служебной командировке может указываться дата оформления

приказа руководителя на командировку

Номер

Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета

и т.д.)

Кому, за

что и по

какому

документу

уплачено

Указывается получатель денежных средств, содержание операции

(оплата проезда, покупка товара, оплата постельных

принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет,

квитанция, акт закупки, накладная, командировочное

удостоверение и т.д.)

Сумма

расхода

Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению

предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные

средства

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: "Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета". В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: "Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…".

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

  • по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
  • по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
  • арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

Отражение в бюджетном учете

В данном разделе мы приводим бухгалтерские проводки, связанные с выдачей денежных средств под отчет.

  1. Работнику выдан из кассы аванс на командировку:

Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610;

Дебет 0 20802 560 Кредит 0 20104 610;

  • на проживание в гостинице

Дебет 0 20809 560 Кредит 0 20104 610.

  1. Работником возвращены оставшиеся средства (неизрасходованные), выданные на проживание в гостинице:

Дебет 0 20104 510 Кредит 0 20809 660.

  1. Работнику выданы из кассы средства сверх потраченных сумм (перерасход) на проезд:

Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 510.

О.В.Шедина

К. э. н.,

бухгалтер,

консультант ИД "Советник бухгалтера"

Он подготовит авансовый отчет с помощью компьютерной программы. Затем подотчетник проверяет соответствие распечатанного документа предъявленным им подтверждающим и подписывает отчет. Кто и как составляет Форма АО-1 заполняется работником, получившим деньги под отчет на хознужды или направленным в командировку. Отчитаться за свои расходы подотчетник обязан в трехдневный срок с момента:

  • истечения периода, на который выданы деньги, указанного в заявлении работника на получение суммы;
  • выхода труженика на работу, если срок использования средств истек в период его нетрудоспособности или отпуска;
  • прибытия из командировки.

Такой порядок предусмотрен п. 6 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 и п.26 Положения о командировках, одобренным постановлением Правительства № 749 от 13.10.08.

Нужно ли ставить печать на авансовый отчет?

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги.

Форма ао-1. авансовый отчёт

Важно

Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет». Как подтверждать расходы Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись.

Требования к печатям

Командировочное удостоверение (форма Т-10)** Обязательна: отметку ставят в каждом пункте назначения* Разделы 1 и 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н Прочие документы (приказы, распоряжения, штатное расписание (форма Т-3), личная карточка сотрудника (форма Т-2), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)*, табель учета рабочего времени (в коммерческих организациях – форма Т-13, в государственных (муниципальных) учреждениях – либо форма Т-13, либо форма 0504421), расчетно-платежная ведомость (в коммерческих организациях – форма Т-49, в государственных (муниципальных) учреждениях – форма 0504401), лицевые счета (формы Т-54, Т-54а) и т.

Обзор формы ао-1

Москва, пр-т Маршала Жукова, дом 2, офис 202. Тел: +7 (495) 258-06-12 (многоканальный), +7 (495) 741-58-98 Эл.почта: info@pechati-m.ru Skype: pechati-m ПН-ПТ с 9:00 до 18:00, отгрузка до 19:00, СБ с 10:00 до 14:00 В гражданском законодательстве Российской Федерация, как таковое, определение печати юридического лица не содержится.В п. 2.1. ГОСТ Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25 декабря 2001 г. № 573-ст) даются следующие описания:

  • печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
  • клише печати — элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Необходимо различать понятие печати как механизма и как изображения на бумаге.

Авансовый отчет ао-1 (скачать образец, бланк). как правильно оформить

Использование гербов субъектов РФ Субъекты РФ самостоятельно устанавливают правила использования своей государственной символики на оттисках печатей. Например, в г. Москве был принят Закон от 11.06.2003 г. № 39 «О гербе города Москвы».

Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица

Ст. 6 закона устанавливает случаи использования герба города Москвы на печатях: Пункт 6.1 Печать с изображением герба города Москвы имеют:

  • Мэр Москвы;
  • Московская городская Дума;
  • Правительство Москвы и иные органы исполнительной власти города Москвы;
  • Московская городская избирательная комиссия;
  • Контрольно-счетная палата Москвы;
  • Уставный суд города Москвы;
  • Уполномоченный по правам ребенка в городе Москве.

Пункт 6.2 Печать с изображением герба города Москвы могут иметь иные государственные органы города Москвы и их должностные лица.

Необязательна: ни сами формы, ни указания по их заполнению этого не предусматривают Налоговые документы Счет-фактура Необязательна Закон от 29 мая 2002 г. № 57-ФЗ внес изменения в пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 Налоговая декларация Обязательна, но не всегда: печать надо ставить только там, где этого требуют указания по заполнению формы. То есть не надо проштамповывать все листы, на которых есть подпись руководителя или представителя. Для АО и ООО действуют особые правила: такие организации вправе, но не обязаны иметь печати.
В связи с этим до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них. Об этом сказано в письме ФНС России от 5 августа 2015 г.

До 1 января 2013 года для составления авансового отчета была предусмотрена унифицированная форма – форма № АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. В указаниях по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» не упоминается о печати, так же на форме (АО-1) не было специально отведенного места для печати организации. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными для применения.

Организации (предприниматели) могут оформлять все свои хозяйственные операции самостоятельно разработанными формами документов, которые утверждаются приказом об учетной политике. В соответствии с п. 2 ст.

ИнфоВ помощь сотрудникам при заполнении отчета работодатель может разработать инструкцию по его оформлению. На лицевой части бланка подотчетник указывает следующие сведения:

  • название фирмы;
  • дату заполнения;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • свои ФИО, должность, номер по табелю;
  • предназначение аванса.

Оборотная сторона содержит таблицу. В ней сотрудник указывает, на что он потратил деньги.

По каждому подтверждающему документу заполняется отдельная строка. В ней отражают:

  • номер;
  • дату бумаги;
  • название;
  • израсходованную сумму.

В конце таблицы пишется суммарный расход. Далее, работник сдает отчет и оправдательные документы в бухгалтерию.

  • в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» — фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру, если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
  • вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета.

Далее авансовый отчет утверждается руководителем.
После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы. Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете? Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер. Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера.


Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен. С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Деньги можно перечислять на пластиковую карту сотрудника. При этом в заявлении указывают реквизиты для зачисления суммы. Эта возможность должна закрепляться в учетной политике компании или ином внутреннем нормативном акте.
На предприятии обязательно должен быть приказ о перечне лиц-подотчетников. Хранится он в бухгалтерии. Отдельным распоряжением руководителя устанавливается предельный срок пользования деньгами. Основание для выплаты подотчетной суммы на служебную поездку — приказ начальника или командировочное удостоверение.

Отчет о затратах труженик обязан предоставить в течение трех дней после приезда. Если труженик имеет задолженность по выданному ранее авансу, очередную сумму под отчет он получить не вправе. Сотруднику запрещается передавать полученные под отчет средства какому-либо другому лицу.

Образец формы АО-1 Для грамотного заполнения формы следует изучить заполненный образец.

Составляем авансовый отчет

Государственный комитет Российской Федерации по статистике Постановлением от 01.08.2001 N 55 утвердил новую форму авансового отчета N АО-1 и согласовал ее с Министерством финансов РФ. Новая унифицированная форма авансового отчета вводится в действие с 1 января 2002 г. и должна использоваться юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных организаций.

1. Общие правила работы с авансовыми отчетами

Правила работы с авансовыми отчетами определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Авансовый отчет используется для учета денежных средств, выданных под отчет на административно — хозяйственные нужды и командировки. Этот первичный документ составляется подотчетным лицом и бухгалтером в одном экземпляре и может заполняться как от руки, так и на компьютере.

Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя предприятия, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы).

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем (или уполномоченным на это лицом). Неиспользованный остаток аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

2. Новая форма авансового отчета

Авансовый отчет — документ двусторонний.

Правила и порядок заполнения авансового отчета бухгалтером и подотчетными лицами

Подотчетное лицо на лицевой стороне (см. пример заполнения) указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части листа, следует таблица, в которой он же указывает сведения о предыдущем авансе, полученном в настоящее время авансе, расходе и остатке.

Новым является заполнение строки 1а: она заполняется только в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например в случае загранкомандировки. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.

Кроме того, на лицевой стороне документа расположена таблица "Бухгалтерская запись", куда бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета / субсчета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета появился новый раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются ФИО подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы N АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и соответствующие им суммы. Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графы 1 — 6). В этой же таблице записываются суммы расходов, которые приняты к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем предприятия (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой.

3. Пример заполнения авансового отчета

Менеджер коммерческого отдела предприятия ООО "Титул" Иванов И.И. (табельный номер 45) 2 февраля 2002 г. получил под отчет в кассе предприятия на хозяйственные расходы (закупку расходных материалов) 2000,00 руб. В этот же день он купил расходные материалы на сумму 1800,00 руб. и сдал в кассу предприятия остаток 200,00 руб. по приходному ордеру N 21. Продавец выдал ему товарный чек и чек ККМ, которые он приложил к авансовому отчету. Остатка или перерасхода с предыдущего аванса у работника не было. Авансовый отчет N 25 проверила и приняла бухгалтер Сидорова С.С. и выдала Иванову И.И. расписку. Все расходы были приняты к бухгалтерскому учету. Авансовый отчет подписала главный бухгалтер Петрова П.П. и утвердил директор Гусев Г.Г. Документ в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Лицевая сторона формы N АО-1

———¬
¦ Код ¦
+———+
Форма по ОКУД ¦0302001 ¦
ООО "Титул" +———+
________________________________________ по ОКПО ¦46235832¦
наименование организации L———
УТВЕРЖДАЮ
——T———-¬ Отчет в сумме
¦Номер¦ Дата ¦ Одна тысяча
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——+———-+ восемьсот руб. 00 коп.
¦ 25 ¦02.02.2002¦
L——+———— Руководитель __директор___
должность
_______ ____Гусев Г.Г.____
подпись расшифровка
подписи
"_02_" _февраля_ _2002_г._
———¬
¦ Код ¦
+———+
¦ 03 ¦
Структурное подразделение ___коммерческий_отдел___ +———+
¦ 45 ¦
Подотчетное лицо ___Иванов_И.И.___ Табельный номер L———
фамилия, инициалы
Профессия (должность) __менеджер___
Назначение аванса ______на_хозяйственные_расходы_____________

Наименование показателя Сумма,
руб. коп.
Бухгалтерская запись
Предыдущий
аванс
остаток дебет кредит
перерасход счет,
суб-
счет
сумма,
руб.
коп.
счет,
суб-
счет
сумма,
руб.
коп.
Получен аванс 1. из
02.02.2002
2000,00 10.7 1800,00 71 1800,00
1а. в валюте
(справочно)
2.
Итого получено 2000,00
Израсходовано 1800,00
Остаток 200,00
Перерасход

Приложение __2__ документов на __2__ листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме __Одна_тысяча_восемьсот
сумма прописью
__руб._00_коп.__(1800_руб._00_коп.)
Главный бухгалтер __________ _______Петрова_П.П._________
подпись расшифровка подписи
Бухгалтер __________ _______Сидорова_С.С.________
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ——¬ ——¬
—————- в сумме ¦ 200 ¦ руб.

¦ 00 ¦ коп.
Перерасход выдан L—— L——
по кассовому ордеру N _21_ от "_02_" _февраля_ _2002_г._
Бухгалтер _______ __Сидорова С.С.__ "_02_" _февраля_ _2002_г.
(кассир) подпись расшифровка
подписи
линия отреза
Расписка. Принят к проверке от ____Иванова_И.И.____ авансовый
отчет N _25_ от "_02_" _февраля_ _2002_г._ на сумму __Одна_тысяча_
прописью
__восемьсот_руб._00_коп., количество документов __два__ на __двух_
листах.
Бухгалтер _______ _Сидорова_С.С.__ "_02_" _февраля_ _2002_ г.
подпись расшифровка
подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

Но-
мер
по
по-
ряд-
ку
Документ,
подтверждающий
производственные
расходы
Наи-
мено-
вание
доку-
мента
(рас-
хода)
Сумма расхода Дебет
сче-
та,
суб-
счета
по отчету принятая
к учету
дата номер в руб.
коп.
в ва-
люте
в руб.
коп.
в ва-
люте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 02.02.2002 223 Това-
рный
чек
2 02.02.2002 00789876 Чек
ККМ
1800,00 1800,00 10-7
Итого 1800,00 1800,00

Подотчетное лицо __________________ _______Иванов_И.И._______
подпись расшифровка подписи

Е.Капкова

АКДИ "Экономика и жизнь"

Любая компания, ведущая хозяйственную деятельность, сталкивается с необходимостью проводить расчеты с подотчетными лицами, будь то командировки, представительские мероприятия или банальная покупка канцелярских принадлежностей. При этом требуется соблюдение определенных правил, которые законодатели корректируют с завидной регулярностью. В данной статье рассмотрены основные этапы подотчета с учетом действующих норм, а также типичные нарушения, допускаемые на этом участке работы.

1. Выдача денег под отчет

Деньги для оплаты хозяйственных расходов, в том числе командировочных, могут выдаваться двумя способами:

  • наличными;
  • перечислением на карту.

В первом случае работает Положение о кассовых операциях №373-П от 12.10.11 г. (п.4.4) (далее — Положение), согласно которому, прежде чем работник получит наличные, он должен написать на имя руководителя заявление, где обязательно указать цель выдачи и сумму (форма – произвольная). Руководитель обязан завизировать заявление, от руки проставляя сумму выделяемых средств, срок выдачи, дату и подпись. В силу занятости он может передоверить согласование главбуху или уполномочить иное лицо, выписав для этого доверенность. Затем для выдачи денег составляется расходный кассовый ордер (РКО).

Следует отметить, что Положение не делает исключений для случая, когда деньги под отчет оформляет на себя директор компании. А это значит, что потребуются все вышеназванные документы.

Во втором случае процедура значительно упрощается: заявление и РКО не нужны, подотчетная сумма переводится на банковский счет сотрудника. Такой способ выдачи денег одобрил Минфин, выпустив совместно с Федеральным казначейством письмо от 10.09.13 г. №42-7.4-05/5.2-554. Единственное условие — карта должна быть получена в рамках «зарплатного» проекта.

Кроме этого, на время командировки или для покупки ТМЦ может быть выдана корпоративная пластиковая карта, которую впоследствии подотчетник возвращает обратно.

2. Авансовый отчет

По истечении срока, указанного в заявлении, работник должен представить авансовый отчет или вернуть полученную ранее сумму в кассу. На это ему отводится три рабочих дня. В некоторых случаях (болезнь, отпуск, командировка) Положение позволяет начать отсчет 3-дневного периода со дня выхода на работу.

Форма авансового отчета может быть старой унифицированной или иной, удобной для компании. Опросы показывают, что большинство бухгалтеров продолжают пользоваться унифицированным бланком, удалив из него столбцы с проводками и расписку. Добавляют же чаще всего информацию о курсе валют и перечислениях на «пластик». В любом случае рабочая форма должна содержать реквизиты, обязательные для любой первички, и быть закреплена в учетной политике.

В бухгалтерии представленный работником авансовый отчет проверяют следующим образом:

  • сопоставляются документы, приложенные к отчету, с подотчетным заявлением, с целью убедиться, что деньги израсходованы по назначению;
  • проводится счетная проверка документов, а также проверка правильности их заполнения.

3. Оправдательные документы

Состав документов, представляемых с отчетом, зависит от того, куда и с какой целью направлялся сотрудник:

  1. если в розничный магазин для покупки ТМЦ, то оправдательными документами будут служить кассовый и товарный чеки (когда продавец на патенте или ЕНВД, кассовый чек может отсутствовать (Письмо Минфина от 19.01.10 г. №03-03-06/4/2));
  2. документальным результатом похода в оптовую компанию должны быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), накладная, счет-фактура (чтобы документы были выписаны на организацию, нужно заранее снабдить работника доверенностью);
  3. если речь идет о работах и услугах, подтверждающими документами считаются кассовый чек или БСО (бланк строгой отчетности, изготовленный типографским способом), квитанция к ПКО, акт приемки или заказ-наряд, счет-фактура;
  4. командированный сотрудник обязан подтвердить проезд авиа или ж/д билетами (при покупке через Интернет подойдут распечатки авиабилетов или контрольных купонов из автоматизированных систем управления перевозками (Письмо ФНС от 12.10.12 г. №АС-4-2/17308)). Проживание считается правильно оформленным при наличии БСО или кассового чека с приложенным дополнительным документом, в котором присутствуют все обязательные реквизиты (наименование, содержание и т.д.)

При отсутствии каких-либо подтверждающих документов или сомнении в их подлинности руководитель вправе не утверждать отчет и потребовать объяснений от подотчетного лица. Вариантов дальнейшего развития событий три:

  • сотрудник доносит документы, руководитель утверждает авансовый отчет, производится окончательный расчет с сотрудником;
  • отчет утверждается как есть;
  • отчет не утверждается или утверждается частично.

В последней ситуации недостающая сумма подлежит удержанию из зарплаты сотрудника с учетом ограничений, накладываемых статьей 138 ТК (не более 20% в месяц). Согласно ст. 137 ТК приказ на удержание должен быть издан не позднее 1 месяца, который отсчитывается со дня окончания срока возврата подотчета.

4. Типичные нарушения и ответственность

Самым массовым нарушением, которое фиксируют проверяющие последние два года, является отсутствие заявлений на выдачу подотчетных денег. Бухгалтера считают, что это не наказуемо, налоговики видят в этом нарушение порядка работы с наличностью, штраф за которое составляет 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Рассуждают фискалы так: нет заявления — нет подотчета, значит, деньги должны лежать в кассе. Далее следует проверка лимита кассы с учетом неправомерно выданной суммы. Если будет превышение — это еще один штраф по той же самой статье КоАП.

Аналогичным образом рассуждают инспектора при отсутствии на заявлении срока, на который выданы деньги, или имеется виза не уполномоченного специальной доверенностью лица.

Следующим по частоте нарушением считается выдача денег сотруднику, не отчитавшемуся за предыдущий аванс. В Положении №373-П содержится прямой запрет на совершение таких действий. Штраф — 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП).

Авансовый отчёт: правила оформления

Вдобавок ФНС России недавно распространило по инспекциям письмо о включении подотчетных сумм в налоговую базу по НДФЛ при отсутствии доказательств их расходования (Письмо ФНС от 24.12.13 г. № СА-4-7/23263 (ч.8)).

Не внушающая доверия первичка – распространенная «головная боль» главбуха. Легче не отражать ее в налоговом учете, чем отстоять расходы по налогу на прибыль. Инспектора, пользуясь возможностями Интернета пробивают поставщиков («Проверь себя и контрагента» сайт nalog.ru), выявляют поддельные кассовые чеки (сайт kpkcheck.ru). Добрый совет: воспользоваться электронными сервисами первыми, чтобы трезво оценить ситуацию.

Не редко грамотно выстроенная защита помогает отстоять расходы в суде. Однако перспектива судебного разбирательства сама по себе не может обрадовать ни одного руководителя. Поэтому лучше предпринять все возможное для недопущения ошибок и недочетов.

Вообще в организации целесообразно разработать регламент по работе с подотчетными лицами (положение, приказ по предприятию), где прописать сроки, порядок действий, состав документов и другие важные моменты и ознакомить с ним заинтересованных лиц. Это дисциплинирует сотрудников, в том числе позволит более ответственно подходить к сбору оправдательной первички.



Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из черной кассы, приходится показывать в официальном учете. При копировании материалов прямая индексируемая ссылка на сайт www. Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как их подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало.

Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. И тогда бухгалтер теряется что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета? Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора). Форма авансового отчета это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником. В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.

Запрещена выдача наличных в подотчет в случае если у данного лица имеется непогашенная в срок задолженность по ранее выданному авансу. Компания может выдать собственному сотруднику средства для выполнения служебного поручения, к примеру, для покупки канцтоваров. Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в рф, утвержденного приказом минфина рф от 29. Юзвак максим рассматривает порядок начисления амортизации на неотделимые улучшения при аренде имущества. Авансовый отчет ао-1(скачать эталон, бланк форма ао-1).

Выдавать средства под отчет можно только тому сотруднику, который уже отчитался за ранее приобретенные суммы (п. По авансу при их наличии, делает запись о проверке отчета и показывает сумму к.Номер, а также конкретно предпредпредпредпредназначение аванса. А при расчетах по банковской карте оригиналы слипов, квитанции электрических банкоматов и терминалов.

Авансовый отчет

На предприятиях разных форм принадлежности нередко появляется потребность выдачи средств.И инициалы, профессию (должность), предпредпредпредпредназначение аванса, а также дату составления.

Об авансовом отчете

Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий. Там указываются все подтверждающие документы чеки, квитанции, билеты и т. В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму приобретенных под отчет валютных средств до погашения суммы этих средств.

Назначение аванса в авансовом отчете вконтакте

При предоставлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. Кассовому ордеру, в котором показывается целевое предпредпредпредпредназначение данной суммы.- допустимо ли указывать в авансовом отчёте в строке предпредпредпредпредназначение аванаса — общехозяйственные расходы, если приобретаются.Какое предпредпредпредпредназначение аванса в авансовом отчете нужно писать, если работник получал средства из кассы на оплату аренды помещения.На протяжении многих лет я отвечаю на вопросы, касающиеся налогообложения и бухучета коммерческих организаций и личных бизнесменов.В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам. Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. С оборотной стороны формы бухгалтер заполняет строчки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строчку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы. Организация может перечислить средства и методом безналичного перечисления, к примеру, на счет, открытый работнику в банке в рамках зарплатного проекта.

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *