0

Что такое эпк архивного учреждения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ И УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра

«Экономика и управление на предприятиях малого и среднего бизнеса»

Контрольная работа по дисциплине

Документирование управленческой деятельности

На тему № 9: «Передача документов на архивное хранение».

Выполнил студент ЗФО

специальность 080507

И. М. Калачев

шифр 0069-Эм-08

Проверил: Л. В Подлесная

Москва — 2010

Стр.

Введение……………………………………………………………………..2

1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве………………2

2. Оформление документов, сдаваемых в архив…………………………8

3. Составление описи дел…………………………………………………10

4. Передача дел в архив……………………………………………………12

5. Хранение документов в электронной форме…………………………13

Вывод………………………………………………………………………..16

Список литературы………………………………………………………..17

Приложение №1……………………………………………………………18

Приложение №2……………………………………………………………19

Приложение №3…………………………………………………………….20

Введение.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации — распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов — это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

· экспертизу ценности документов;

· оформление документов, сдаваемых в архив;

· составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

· обеспечение сохранности дел;

· передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Определение, данное ГОСТ 16.48.7 — 83 , хотя и точное, но не раскрывает сущности этой работы. В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: “Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе , при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

1. Ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива).

2. Главный бухгалтер организации.

3. Секретарь-референт.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:

· рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);

· составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

· решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

· решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

· решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;

· согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» »М., 1989 — нормативный документ, по которому определяют конкретные сроки хранения документов. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно .

Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

1. Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.

2. Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).

3. Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).

4. Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение.

Передача документов на архивное хранение (стр. 1 из 3)

Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

В архив передаются следующие документы:

· устав, учредительный договор, решение о создании общества;

· свидетельство о государственной регистрации;

· документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

· положение о филиалах или представительствах общества;

· годовые финансовые отчеты;

· документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

· протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);

· списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

· акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

· внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

· документы по личному составу предприятия;

· другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия — постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

Любой бухгалтер знает, насколько важно соблюдать правила ведения документации и своевременную сдачу бухгалтерских документов в архив, и кому как не вам знать, какие штрафы грозят организации, если будут нарушены сроки хранения.

Ответственность за бухгалтерские документы

За сохранность, оформление и передачу на архивное хранение отвечает главный бухгалтер, в то время как руководитель обязан только организовать их хранение. И ему вряд ли понравится сообщение о штрафе за несоблюдение установленных правил.

Как же избежать неприятностей и навести порядок

Начнем с того, что бухгалтерская документация должна храниться в отделе два года, после чего ее необходимо отдавать на архивное хранение. Сдача бухгалтерских документов в архив – не менее кропотливое дело. Первичная документация, договоры, справки – все они должны храниться ровно положенный им срок и строго в определенном порядке. А финансовая отчетность вообще хранится постоянно.

Требования для сдачи в архив

Прежде чем документы будут сданы в архив, их оформляют в соответствии с нормативными требованиями.

Что нужно для сдачи бухгалтерских документов в архив:

  1. Провести экспертизу ценности
  2. Оформить дело
  3. Составить опись или номенклатуру дел

Экспертиза ценности нужна, чтобы выделить документы длительного и краткосрочного хранения. В ходе нее также определяются дела, которые в дальнейшем подлежат передаче на государственное хранение. Документы длительного хранения принимаются по описи, а временные – по номенклатуре.

Номенклатура – сводный перечень дел

В нем указываются соответствующие реквизиты и краткая информация: индекс дела, наименование (годовые отчеты, акты и т.д.), количество, срок хранения и примечания. Документ оформляется в виде таблицы, согласовывается и заверяется уполномоченными лицами.

Оформление дела подразумевает под собой следующее:

  • Подборка и распределение документов в дела. Документы в деле должны иметь общую тематику и одинаковый срок хранения.
  • Расположение документов внутри дела. Сначала идет основной документ и приложения к нему, а затем – все остальные в хронологической последовательности.
  • Прошивка и оформление обложки.

    Подготовка документов к архивному хранению

    Прошитое дело скрепляется печатью и заверяется подписями.

Общий объем дела должен быть не менее 250 листов, а толщина – не более 40 мм. Ответственность за правильное оформление дела должен нести сотрудник канцелярии и заведующий архивом.

Прием документов в архив

Во время приема дел в архив, заведующая сверяет каждое дело с описью, проверяет качество их оформления. Помимо документов в архив сдаются регистрационные карточки, с помощью которых в дальнейшем будет осуществляться поиск и сбор справочной информации архива.

Итог передачи

А главным итогом сдачи документов в архив, должен быть Акт приёма-передачи документов, подписанный принимающей и сдающей стороной. Где отражаются следующие показатели. Что сдано, кем сдано, количество дел, дата передачи и состояние документов.

Мы оказываем услуги по сдаче документов в архивы, а именно:

  • консультация по сдаче в архив;
  • научно-техническая обработка дел согласно всем установленным стандартам;
  • составление всех необходимых учётных документов для сдачи в архив;
  • стандартный переплёт документов;
  • уничтожение документов не подлежащих передаче;
  • хранение документов которые не предаются;
  • согласование с городским или государственным архивом;
  • сдачу документов в архив.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Положение об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

УТВЕРЖДЕНО
приказом службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного
округа от 5 октября 2010 г. № 70

1.Общие положения

1.1. Экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – служба, автономный округ) создается на основании статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и статьи 5 Закона автономного округа от 28.12.2005 № 105-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе» для решения вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории автономного округа.

1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и Федерального архивного агентства, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа, постановлениями и распоряжениями Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, положением о службе, а также настоящим Положением.

1.3. ЭПК является коллегиальным органом. Решения ЭПК утверждаются руководителем службы, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими архивами, государственными органами, органами местного самоуправления, учреждениями и другими организациями по вопросам архивного дела.

1.3. Состав ЭПК утверждается руководителем службы, в его состав входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК из числа специалистов службы.

1.4. Председателем ЭПК является руководитель службы или его первый заместитель. Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК, председательствует на заседаниях ЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач.

1.5. Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников структурного подразделения службы, обеспечивающего подготовку вопросов для рассмотрения ЭПК.

1.6. При ЭПК может создаваться группа экспертов, состав которой утверждается приказом службы.

1.6. ЭПК организует и проводит выездные заседания, совместные заседания с экспертными комиссиями отраслевых органов управления.

1.7. ЭПК имеет бланк и штампы о регистрации, утверждении, согласовании и одобрении документов, предусмотренных пунктами 3.1.,3.2 и 3.3. настоящего Положения.

2. Задачи ЭПК

2.1.Основными задачами ЭПК являются: 

2.1.1. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации в автономном округе.

2.1.2. Определение видов и состава источников комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе (далее – архивы).

2.1.3. Рассмотрение и принятие решений по практическим вопросам экспертизы ценности документов, систематизации документов внутри архивного фонда организации — источника комплектования архива, определению и уточнению фондовой принадлежности архивных документов.

2.1.4. Методическое обеспечение работ по экспертизе ценности документов, проводимых в архивах.

2.1.5. Осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертных комиссий источников комплектования архивов.

3.

Подготовка документов для сдачи в архив

Функции ЭПК

Основными функциями ЭПК являются:

3.1. Рассмотрение и принятие решений о согласовании:

3.1.1. списков организаций (граждан) — источников комплектования архивов, в том числе научно-технической документацией, изменений и дополнений в списках;

3.1.2. списков возможных источников комплектования архива и архивов, изменений и дополнений в списках;

3.1.3. положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций – источников комплектования архивов;

3.1.4. описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организаций – источников комплектования архивов;

3.1.5. описей дел по личному составу ликвидированных организаций, представленных архивами;

3.1.6. списков фондов архивов, предположительно содержащих особо ценные документы;

3.1.7. актов описания архивных документов, переработки описей;

3.1.8. актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

3.1.9. актов о неисправимых повреждениях документов из фондов архивов.

3.2. Рассмотрение и принятие решений об утверждении:

3.2.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, фото-, фоно-, видео-, электронной документации, описей дел личного происхождения, представляемые организациями (гражданами) – источниками комплектовании архивов;

3.2.2. перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих хранению на правах подлинников;

3.2.3. перечней документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемых организациями – источниками комплектования архивов;

3.2.4. описей и номерников особо ценных дел и документов;

3.2.5. переработанных и (или) усовершенствованных описей дел;

3.2.6. описей объединённых архивных фондов;

3.2.7. листов учёта и описания уникальных документов.

3.3. Рассмотрение и принятие решений об одобрении проектов методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов, организации документов в делопроизводстве, разработанных архивами и другими организациями в автономном округе.

4. Права ЭПК

ЭПК имеет право:

4.1. Требовать от архивов соблюдения установленных Федеральным архивным агентством правил по вопросам экспертизы ценности документов, формирования, организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Требовать от архивов соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям на доработку некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения.

4.3. Информировать руководителей организаций – источников комплектования архивов по вопросам деятельности их экспертных комиссий.

4.3. Запрашивать информацию, предложения и заключения архивов по конкретным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования, учета, хранения, использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Рекомендовать архивам осуществлять мероприятия по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.

4.5. Председатель ЭПК обладает правами, вытекающими из настоящего Положения, руководит деятельностью ЭПК и несет ответственность за выполнение возложенных на нее задач. Председателю ЭПК предоставляется право приглашать на заседание ЭПК и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК, специалистов архивов и других организаций.

4.6. Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК.

5. Организация работы ЭПК

5.1. Организация работы ЭПК осуществляется в соответствии с административным регламентом исполнения службой государственной функции по созданию и организации деятельности ЭПК (далее – регламент) и годовым планом работы ЭПК.

5.3. Заседания ЭПК созываются в соответствии с регламентом, а также по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Заседание ЭПК считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины ее состава.

5.4.Заседания ЭПК протоколируются, решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании ЭПК лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

5.5.Протоколы заседаний ЭПК подписываются председателем и секретарем ЭПК и утверждаются руководителем службы.

5.6. Принятые решения доводятся до архивов в виде выписок из решений.

5.7.Секретарь ЭПК по указанию председателя обеспечивает созыв заседания ЭПК, протоколирует ход заседания ЭПК, информирует заинтересованные организации и лица о принятых решениях, осуществляет учет и отчетность о работе ЭПК, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность, осуществляет текущий контроль за сроками прохождения документов и исполнения решений ЭПК.

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *