0

Доставка сотрудников на работу

Доставка работников к месту работы

Многие наблюдали картину, когда в определенном месте люди садятся в ведомственный автобус и едут прямо до ворот проходной. Затраты на такую доставку несет организация. Как их отразить в бухгалтерском учете? Можно ли их учесть при налогообложении прибыли? Возникает ли здесь доход, облагаемый ЕСН и НДФЛ? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой статье.

В назначенный час к условленному месту подъезжает ведомственный автобус, который везет собравшихся людей на работу. Подобная картина встречается довольно часто, не правда ли? Многие компании осуществляют доставку своих работников из пункта сбора до места работы и обратно. При этом принятие предприятием подобного решения может быть обусловлено различными причинами.

Иногда это связано со спецификой местонахождения и режима работы предприятия. Например, предприятие расположено за городом или в промышленной зоне, куда не ходит общественный транспорт. А может, смена у работников начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт не работает. Тогда уж без служебного транспорта не обойтись — иначе многие работники попросту не доберутся до работы.

В других случаях такая мера не является "жизненной" необходимостью. Просто предприятие заботится о своих работниках, обеспечивая им комфортные условия по пути на работу и обратно.

Обязанность работодателя по доставке работников до места работы и обратно может быть установлена коллективным и (или) трудовым договором или не предусмотрена таковым (таковыми).

Чаще всего работники пользуются служебным автобусом бесплатно.

Доставка работников к месту работы

В том случае, если организуются специальные маршруты автобусов для доставки работников, с них может взиматься (частично или полностью) плата за проезд.

Доставка работников может осуществляться собственным автотранспортным средством предприятия или же предприятие может воспользоваться услугами сторонней организации. И в том и в другом случае организация несет затраты.

В бухгалтерском учете затраты на доставку работников до места работы и обратно, на наш взгляд, всегда отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы" в составе расходов по обычным видам деятельности по статье прочие затраты.

Налог на прибыль

Расходами организации согласно п. 1 ст. 252 НК РФ признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, за исключением расходов, прямо перечисленных в ст. 270 НК РФ.

В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ предприятие вправе включить расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом:

  1. в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если доставка работников осуществляется в силу технологических особенностей производства;
  2. в состав расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, если обязанность работодателя по оплате проезда работнику установлена трудовым и (или) коллективным договором.

В иных случаях указанные расходы не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Что подразумевается под технологическими особенностями производства, Налоговый кодекс РФ не разъясняет. Учитывая, что согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения и неясности налогового законодательства толкуются в пользу налогоплательщика, можно трактовать это понятие достаточно широко.

В качестве примера рассмотрим атомную электростанцию. В силу специфики производства АЭС располагается в зоне, безопасной для проживания людей, т.е. на значительном расстоянии от населенных пунктов. Добраться до нее можно только служебным транспортом или на личном автомобиле. Поэтому затраты на доставку работников к месту работы и обратно для АЭС обусловлены технологическими особенностями производства.

К числу технологических особенностей можно отнести и непрерывный цикл производства, когда предприятие работает круглосуточно, чаще всего в многосменном режиме. Причем смена может начинаться или заканчиваться в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В такой ситуации добраться на работу или с работы можно только личным транспортом или на такси. Однако далеко не все работники имеют личный автомобиль.

Следовательно, предприятие вынуждено нести затраты по доставке работников на работу и с работы или оплачивать им стоимость проезда на такси. Данные затраты могут быть квалифицированы как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Обоснованность включения этих затрат в расходы может быть зафиксирована в локальном нормативном акте предприятия. В нем следует указать также время работы служебного транспорта, его маршрут и т.д.

Расходы на доставку работников в иное время (в часы работы общественного транспорта) не могут быть признаны экономически оправданными, а следовательно, предприятие не сможет учесть их для целей налогообложения прибыли (при условии, что они не предусмотрены коллективным и (или) трудовым договором).

А как быть предприятиям, расположенным "на выселках" не в силу требований закона, а исключительно по доброй воле?

Например, организация арендует офис или склад на территории промышленной зоны или в населенном пункте, который не обслуживается городским транспортом. Вправе ли организации относить на расходы затраты на перевозку работников в этом случае?

На наш взгляд, вправе. Ведь организация несет расходы в связи с производственной необходимостью. Следовательно, эти расходы являются обоснованными.

Случаи, когда до места работы и обратно работники могут доехать только ведомственным (специальным) транспортом по причине отсутствия маршрутов общественного транспорта, Минфин России рассматривает как доставку, производимую в силу технологических особенностей производства (см. Письма Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, N 03-03-04/1/435).

Однако для включения этих затрат в расходы, по мнению финансового ведомства, должно выполняться еще одно условие: доставка должна быть предусмотрена коллективным и (или) трудовым договором. Если это условие не выполняется, то предприятие не вправе учесть произведенные затраты для целей налогообложения прибыли (см. Письма Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, N 03-03-04/1/435).

На наш взгляд, Минфин России не прав.

Налоговый кодекс РФ предусматривает два самостоятельных, независимых друг от друга основания для включения затрат на доставку в расходы: технологические особенности производства и отражение обязанности доставлять работников до места работы и обратно в трудовом и (или) коллективном договоре.

Для того чтобы учесть затраты в целях налогообложения прибыли, вполне достаточно одного основания. Так, оговорив условие о доставке работников до места работы и обратно в коллективном и (или) трудовом договоре, предприятие сможет учесть понесенные затраты в составе расходов на оплату труда, даже если технологические особенности производства отсутствуют.

В иной ситуации (технологические особенности есть, но в коллективном и (или) трудовом договоре соответствующее положение не закреплено) затраты на доставку могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Но поскольку финансовое ведомство придерживается иной точки зрения, то данная позиция приведет к спору с налоговыми органами, разрешать который предприятию придется в суде.

Отнесение затрат на доставку работников до места работы и обратно в соответствии со ст. 264 НК РФ может стать предметом спора с налоговиками еще и потому, что гл. 25 НК РФ не определяет понятие "технологические особенности производства".

Во избежание спора условие о доставке работников до места работы и обратно целесообразно отразить в коллективном и (или) трудовом договоре.

В этом случае предприятие со 100-процентной гарантией сможет учесть понесенные затраты при исчислении налога на прибыль.

Единый социальный налог

Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями и предпринимателями в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.

В налоговую базу по ЕСН включаются любые выплаты и вознаграждения независимо от формы, в которой осуществляются эти выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах (п. 1 ст. 237 НК РФ). То есть теоретически выплаты в натуральной форме могут участвовать в формировании налоговой базы по ЕСН.

Сумму затрат на доставку работников к месту работы и обратно, которая не установлена коллективным и (или) трудовым договором, Минфин России предлагает не учитывать в целях налогообложения прибыли на основании п. 26 ст. 270 НК РФ и, соответственно, не облагать ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ) (см. Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).

Если же сумма таких затрат была предусмотрена трудовым договором и учтена предприятием в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда, нужно ли начислять ЕСН на стоимость доставки работников?

Минфин России предлагает провести водораздел следующим образом.

В том случае, если предприятие организует доставку работников до места работы и обратно в связи с производственной необходимостью (например, по причине отсутствия маршрутов транспорта общего пользования в месте нахождения предприятия), то оплата такой доставки не может считаться выплатой, предназначенной для работника и произведенной в его интересах (см. Письмо Минфина России от 14.04.2006 N 03-05-02-04/46).

Если же доставка работников является доброй волей предприятия и оно уменьшило налогооблагаемую прибыль на сумму таких затрат, то на стоимость такой доставки необходимо начислить ЕСН (Письмо Минфина России от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110).

На наш взгляд, нужно прояснить еще один момент: являются ли эти выплаты персонифицированными?

Дело в том, что налоговая база по ЕСН определяется отдельно по каждому физическому лицу (п. 2 ст. 237 НК РФ). Как правило, оплата услуг транспортной компании не зависит от количества перевозимых работников. Учет работников, которые пользуются служебным автобусом, не ведется. Следовательно, определить сумму выплат, произведенных за какой-либо период (например, за месяц) в пользу конкретного работника, невозможно.

Таким образом, налоговую базу по ЕСН посчитать невозможно. Но от спора с налоговиками организацию это вряд ли спасет, поскольку они настаивают на том, что нужно вести персонифицированный учет работников, пользующихся служебным транспортом.

У Высшего Арбитражного Суда РФ следующая позиция по данному вопросу.

Оплата транспортным организациям услуг по доставке работников к месту работы и обратно является расходами предприятия, связанными с организацией производственной деятельности. Выплаты в пользу работников, признаваемые объектом обложения ЕСН, при этом не производятся (см. Постановление Президиума ВАС РФ от 27.02.2006 N 10847/05).

Исключением из общего правила является ситуация, когда работники предприятия имеют возможность использовать документы, служащие основанием для проезда в городском пассажирском транспорте к месту работы и обратно, и для поездок по личным нуждам. В этом случае оплату услуг транспортных организаций по перевозке работников предприятия к месту работы и обратно необходимо рассматривать как выплату в пользу работников и облагать ее ЕСН (Постановление Президиума ВАС РФ от 29.11.2005 N 9532/05).

Налог на доходы физических лиц

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).

Ситуацию, когда работник не может доехать до работы никаким другим транспортом, кроме служебного (личный автомобиль в расчет не берется, он есть не у каждого), следует рассматривать как производственную необходимость. Экономической выгоды от пользования служебным транспортом в этом случае работник не получает. Следовательно, доход, облагаемый НДФЛ, у него не возникает (см. Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).

Если же работник пользуется служебным автобусом в ситуации, когда у него есть альтернативный способ добраться на работу и с работы (например, до предприятия курсирует муниципальный автобус), то у него возникает доход в натуральной форме в виде стоимости услуг, оказанных в его интересах на безвозмездной основе (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).

При получении работником дохода в натуральной форме налоговая база исчисляется как стоимость этих услуг, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному ст. 40 НК РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ). Предприятие, от которого работник получил этот доход, обязано исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Однако рассчитать сумму дохода применительно к каждому работнику в данном случае предприятие не может. С обезличенных выплат НДФЛ не уплачивается (п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42).

На наш взгляд, этот подход применим и в настоящее время потому, что НДФЛ, так же как и подоходный налог, удерживается с доходов конкретного физического лица.

Однако Минфин России придерживается иной точки зрения по данному вопросу (см. Письмо от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110).

Финансовое ведомство считает, что предприятие должно организовать и вести персонифицированный учет работников, пользующихся служебным транспортом. Это необходимо для определения суммы оплаты доставки, приходящейся на каждого работника. Именно эту сумму оно должно включить в налоговую базу по НДФЛ каждого работника.

И.Кирюшина

АКДИ "Экономика и жизнь"

Согласно действующему законодательству Российской Федерации в сфере автомобильного транспорта, доставку сотрудников к месту работы может осуществлять как работодатель своими силами, так и прибегая к услугам третьих лиц.

Доставка сотрудников на работу и перевозка сотрудников силами работодателя

И хотя на первый взгляд для сотрудников не имеет большого значения, кто именно будет доставлять их на работу, от этого зависят некоторые их права. А для работодателя этот вопрос имеет ключевое значение, поскольку некачественная перевозка или нарушения правил перевозки пассажиров может сильно подмочить репутацию работодателя.

Если работодатель решил обеспечить доставку сотрудников к месту работы своими силами – это, безусловно, менее затратное решение для его бизнеса. Но в то же время его сотрудники, как пассажиры, будут менее защищены, чем пассажиры городского автобуса или даже такси.

В этом случае перевозка осуществляется наёмным водителем работодателя на его транспортном средстве. В таком случае права, обязанности и ответственность работодателя регулируются лишь трудовым договором с работодатником, ну и разумеется правилами дорожного движения, но они действуют и когда вы ловите попутку на трассе, когда пассажир рискует не только быть высаженным на пол пути, но и быть ограбленным, похищенным и т.д.

Конечно, ехать на собственном автобусе работодателя куда безопаснее, чем на попутке.

Наш автопарк

Но при этом пассажиры:

  • не обязательно будут застрахованы от несчастных случаев на транспорте.
  • водитель не будет отвечать перед пассажиром за качество услуг.
  • водитель может выехать на работу в нетрезвом состоянии.
  • если автобус по дороге сломается, за опоздание на работу будут отвечать сотрудники, если только работодатель не войдёт в положение.
  • пожаловаться на нарушения водителем прав пассажиров пожаловаться можно будет только работодателю. А здесь слово сотрудника против слова водителя.

Таким образом, доставка на работу сотрудников силами работодателя – дёшево и сердито. Сотрудники могут остаться недовольны сервисом, что отразится на продуктивности их работы, а в случае серьёзного инцидента репутация работодателя может быть подмочена.

Доставка сотрудников на работу и перевозка сотрудников силами третьих лиц

Если работодателю дорога его репутация, он доверит доставку к месту работы своих сотрудников настоящим специалистам в этом деле и воспользуется услугами перевозчиков. В этом случае работодатель раскошелится, но сможет спать спокойно, не опасаясь за безопасность своих сотрудников, своего автобуса, и возможных происшествий с его участием.

А сотрудники при такой доставке:

  • будут застрахованы от несчастных случаев на транспорте
  • будут защищены законодательством о защите прав потребителей
  • будут уверены в исправности транспортного средства и трезвости водителя
  • смогут самостоятельно обжаловать незаконные действия водителя и перевозчика по всем инстанциям
  • за опоздание на работу по вине перевозчика будет отвечать только перевозчик, не в зависимости от мнения работодателя.

Конечно, можно найти и компромисс. Можно обеспечить сотрудников всеми правами пассажиров на автомобильном транспорте, который работает на заказ. Вот только согласится ли среднестатистический водитель взять на себя обязанности частного перевозчика — большой вопрос.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8825 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

Доставка работников до работы и обратно

Главная — Консультации

Налогообложение расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно

При каких условиях расходы на доставку работников к месту работы могут быть учтены при расчете налога на прибыль?

Комментарий к письму Минфина России от 16 марта 2017 г.

Доставка сотрудника на рабочее место

N 03-04-06/15198

В настоящее время многим компаниям, чтобы удержаться на плаву, приходится проявлять гибкость. К примеру, арендовать производственное помещение вдали от центра, куда, может, и можно добраться своим ходом, но достаточно проблематично. Чтобы компенсировать такого рода неудобство для сотрудников, компании могут оплачивать им проезд или же организовывать корпоративный транспорт. Во втором случае, кстати говоря, тем самым можно решить параллельно и вторую проблему — своевременный приход сотрудников на работу.

В любом случае по факту получается, что до работы и обратно персонал добирается бесплатно: соответствующие расходы берет на себя работодатель. В то же время согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса (далее — Кодекс) оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме. Соответственно, в подобных ситуациях возникает объект обложения НДФЛ. Из этого правила есть только одно исключение — доставка работников обусловлена удаленностью места нахождения организации от маршрутов общественного транспорта и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом. При таких обстоятельствах суммы оплаты организацией проезда сотрудников не могут быть признаны их экономической выгодой (доходом). Соответственно, в этом случае объект обложения по НДФЛ как таковой отсутствует (см., напр., письма Минфина от 21 апреля 2014 г. N 03-03-06/1/18198, от 6 марта 2013 г. N 03-04-06/6715 и т.д.).

Что же касается учета расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно при расчете налога на прибыль, тут ситуация несколько сложнее. Дело в том, что согласно пункту 26 статьи 270 Кодекса в общем случае расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом не учитываются.

Из данныго правила сделано два исключения:

  • затраты на проезд подлежат включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
  • расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Данные затраты учитываются в составе расходов на оплату труда на основании статьи 255 Кодекса.

В письме от 16 марта 2017 г. N 03-04-06/15198 представители Минфина уделили внимание второму исключению из общего правила. Финансисты указали, что оно "работает" только при одновременном выполнении следующих условий:

  • расходы на оплату проезда к месту работы работников предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами;
  • определена конкретная величина доходов каждого работника (с начислением НДФЛ).

В Минфине подчеркивают, что в случае если названные условия не выполняются, то затраты на проезд нельзя рассматривать как часть оплаты труда. А иной порядок учета такого рода выплат в пользу работников, являющихся по сути социальными выплатами, Кодексом не предусмотрен. Соответственно, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. Отметим, что в Кодексе отсутствует и расшифровка понятия "технологические особенности производства", при наличии которых затраты на проезд сотрудников к месту работы и обратно можно учесть в составе расходов. Минфин в письме от 10 января 2017 г. N 03-03-06/1/80079 разъяснил, что расходы налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, могут быть включены в базу по налогу на прибыль, в случае если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует, а также при условии соответствия таких расходов требованиям статьи 252 Кодекса. Представляется, что в данном случае речь идет не только о том, что общественный транспорт в принципе не ходит до места работы. Дело в том, что автобусы, троллейбусы, метро и т.д. работают не круглосуточно. Соответственно, на общественном транспорте просто невозможно добраться на работу, если смена сотрудника, к примеру, начинается в час ночи. Это, можно сказать, одна из технологических особенностей производства, которое нельзя остановить.

Однако возможна и другая ситуация. К примеру, на предприятии трудятся 100 человек, а до места работы раз в час ходит только автобус, который может привезти максимум 50 человек. Очевидно, что в этом случае организация корпоративного транспорта также будет экономически обоснованной. Единственное, что не стоит забывать, — данный факт требует документального подтверждения (графиком движения общественного транспорта по соответствующему маршруту, письмами органов местной власти о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом, и т.д. и т.п.).

Май 2017 г.

Расходы, НДФЛ

Все статьи Транспортные расходы сотрудников: учет компенсаций в целях налогообложения прибыли (Картвели С.)

Во многих организациях сотрудники осуществляют выезды в служебных целях. Кому-то нужно встретиться с партнерами или клиентами. Финансовые работники вынуждены посещать налоговые инспекции, банки, внебюджетные фонды и прочие контролирующие организации. А иногда режим работы организации таков, что сотрудники вынуждены добираться до работы или возвращаться домой в то время, когда общественный транспорт уже не работает. Хорошо, если у работодателя есть транспорт, которым он может обеспечить доставку сотрудников. Но для многих организаций собственный автомобиль — это роскошь. При отсутствии собственного транспорта отдельные организации заключают договоры с транспортными компаниями. Но чаще всего работодатель идет по пути компенсации работникам транспортных расходов, связанных со служебными разъездами. Как такие расходы правильно оформить и признать в целях налогообложения? Ответ на этот вопрос Минфин России дал в комментируемом Письме от 10.09.2015 N 03-03-07/52139. По традиции чиновники были немногословны, ограничились ссылками на нормы налогового законодательства. Мы же решили немного дополнить их ответ, рассмотрев наиболее часто встречающиеся на практике случаи компенсации транспортных расходов.

Определение понятия компенсации

Согласно положениям ст. 164 ТК РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.
При предоставлении компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств работодателя.

Виды компенсаций

ТК РФ выделяет два вида компенсаций:
— связанные с особыми условиями труда (ст. 129 ТК РФ) и являющиеся частью оплаты труда;
— установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
Ко второму виду относятся компенсации:
— за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей;
— за использование личного имущества работника в производственных целях (например, аренду автомобиля у сотрудника);
— за использование такси (в частности, в командировке);
— за приобретение проездных билетов на общественный транспорт для работников с разъездным характером работы;
— иные виды компенсаций.

Компенсации и налог на прибыль

В комментируемом Письме финансисты указали на то, что работодатель обязан компенсировать транспортные расходы, связанные с выполнением должностных обязанностей работника, при условии что они произведены с разрешения или ведома работодателя, а также если такие расходы отвечают критериям ст. 252 НК РФ.
Напомним, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Обязательным признаком признания расходов в налоговом учете является их обоснованность. Обоснованными считаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденными являются затраты, удостоверенные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Либо это могут быть документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы. Наконец, это могут быть документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в частности, таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Отдельные виды компенсаций

— за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
По мнению налоговых органов, для получения такого вида компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации личное заявление и копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (Письмо УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@).

От редакции. Необходимость подачи заявления на выплату компенсации, а также требования к указанию в нем сведений о том, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт, содержат Правила выплаты рассматриваемого вида компенсаций для государственных гражданских служащих (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563). Правила требуют прилагать к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства. Оригинал этого документа служащий должен предъявлять в бухгалтерию для проверки подлинности копии.

Основанием для выплаты компенсации работнику является приказ руководителя организации.
Компенсацию за использование личных легковых автомобилей работников для служебных поездок компания вправе включить в прочие расходы на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Причем указанная компенсация коммерческими организациями учитывается в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

От редакции. По указанным нормам сумма компенсации за использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 куб. см — 1500 руб. За использование личного мотоцикла в служебных целях размер ежемесячной компенсации работнику составляет 600 руб.
Правилами выплаты компенсаций для государственных гражданских служащих за использование ими личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях предельные размеры таких выплат по сравнению с коммерческими структурами увеличены в два раза. Пунктом 4 Постановления N 563 определено, что финансовое обеспечение расходных обязательств РФ, связанных с реализацией этого документа, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным бюджетом на соответствующий финансовый год.

При этом сумма выплачиваемой компенсации включает в себя и все расходы, возникающие в связи с использованием личного автомобиля. Суммы компенсации, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.
Чтобы расходы на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях принимались при исчислении налога на прибыль, необходимо, чтобы они были надлежащим образом оформлены.
В организации должны быть организационно-распорядительные документы, в частности приказы о выплате сумм компенсации, документы, свидетельствующие о принадлежности транспортного средства соответствующему сотруднику (копии ПТС), документы, подтверждающие использование личного транспорта в служебных целях.
Кроме этого, по мнению налоговых органов, для обоснования расходов работник, использующий личный транспорт, должен обязательно представить в бухгалтерию путевой лист (Письмо ФНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

От редакции. У Минфина России нет четкой позиции относительно обязательности подтверждения путевыми листами расходов на рассматриваемый вид компенсации. В частности, в Письме от 01.11.2013 N 03-03-06/1/46664, отвечая на вопрос о необходимости оформления путевых листов, финансисты отметили следующее. Налоговый учет налогоплательщик организует самостоятельно. При этом установленная система учета должна применяться последовательно, от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета закрепляется в учетной политике организации для целей налогообложения и утверждается руководителем. Налоговые инспекции и иные контролирующие органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Согласно этому документу обязанность оформления путевого листа возникает у юридического лица или предпринимателя при использовании автомобильного транспорта для перевозок грузов, пассажиров и багажа. Работник, использующий собственное транспортное средство для передвижения в служебных поездках, под эту норму не подпадает. Значит, можно сделать вывод, что наличие путевого листа в рассматриваемой ситуации не предусмотрено законодательством.

Доставка сотрудников

Если налогоплательщик будет придерживаться этой точки зрения, претензии налоговиков не исключены, поэтому нужно быть готовым к отстаиванию своей позиции в суде.

— по договору аренды автомобиля у сотрудника

Организация может заключить договор аренды транспортного средства со своим сотрудником. При этом фактически именно этот работник будет управлять автомобилем, выполняя тем самым свои трудовые обязанности.
В этом случае можно учесть затраты по данному договору, включая арендную плату, расходы на ГСМ, техосмотр, ремонт автомобиля и т.п., при исчислении налога на прибыль по следующим основаниям.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываемым в целях налогообложения прибыли, относятся затраты налогоплательщика в виде арендных платежей за арендуемое имущество (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов включаются и затраты на содержание служебного транспорта.
В соответствии с требованиями уже упомянутой ранее ст. 252 НК РФ арендованный автомобиль должен использоваться в деятельности, связанной с получением доходов, причем все соответствующие затраты (в т.ч. на ГСМ, техобслуживание, ремонт и т.п.) должны быть документально подтверждены (Письмо Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649).

— по оплате услуг такси командированному сотруднику

Уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси (например, такси использовалось для движения по маршруту: гостиница — офис клиента, гостиница — аэропорт) возможно при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Такие расходы должны быть предусмотрены коллективным (трудовым) договором, локальным нормативным актом.
В качестве подтверждения произведенных расходов к авансовому отчету следует приложить чек ККТ, товарный чек, а также служебную записку, в которой обосновывается необходимость поездки на такси (например, перевозка большого объема конфиденциальных документов или позднее (раннее) время отправления (прибытия) поезда, самолета).
Если эти условия выполняются, то организация вправе учесть понесенные затраты для целей налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 08.11.2011 N 03-03-06/1/720, УФНС России по г. Москве от 11.11.2011 N 16-15/109748@). Траты учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения руководителем авансового отчета работника (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

— на приобретение проездных билетов на общественный транспорт

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы по проезду (ч.

1 ст. 168.1 ТК РФ).
Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
Кроме того, условие о разъездном характере работ должно быть указано в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Поэтому размер и порядок возмещения расходов целесообразно установить локальным актом — положением о разъездном характере работы, а в трудовых договорах с работниками указать такой характер работ.
Затраты на приобретение проездных билетов для работников, работа которых носит разъездной характер, обоснованны и документально подтверждены согласно требованию НК РФ (п. 1 ст. 252). Стоимость проездных билетов, приобретаемых для этой категории работников, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, п. 2 Письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *