0

Хранение бухгалтерских документов

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности необходимо содержать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учетному регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке.

Все денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны также в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сроки хранения различных документов устанавливает Росархив, утвердивший Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень).

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. В данном документе приведены сроки хранения специальных документов акционерных обществ, в том числе решений о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, и т.д. Сроки хранения документов, встречающихся как в акционерных обществах, так и в других организациях, определяются в соответствии с указанным Перечнем. Сроки хранения документов определяются как 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новыми.

Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Например, исчисление срока хранения кассовых документов за 2008 г. начнется с 1 января 2009 г. Этот же срок определен и ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В ст. 24 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет.

Тем не менее никакого противоречия здесь нет, так как в НК РФ речь идет о документах, необходимых для целей налогообложения, а в Федеральном законе "О бухгалтерском учете" — о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета. Это отражено и в Письме Минфина России от 09.02.1999 N 04-01-10.

Срок хранения документов в один год предусмотрен только для несущественных (вспомогательных) бухгалтерских документов. К ним относятся:

месячные бухгалтерские балансы и отчеты (при отсутствии годовых и квартальных они хранятся постоянно);

переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности;

месячные отчеты по налогам (но при отсутствии квартальных отчетов они хранятся 5 лет. Таким образом, декларации по НДС, составляемые за налоговый период, равный календарному месяцу, и относящиеся к 2007 и более ранним годам, должны храниться 5 лет).

Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения в 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.).

К документам с постоянным сроком хранения относятся:

годовые бухгалтерские балансы и отчеты и аналитические документы к ним;

передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним;

годовые отчеты об исполнении сметы расходов;

отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости);

паспорта сделок и т.д.

Документы со сроками "до минования надобности" и "до замены новыми" имеют только практическое значение. Срок их хранения устанавливается самой организацией, но не менее 5 лет.

Документы коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением государственных и муниципальных учреждений или государственных и муниципальных унитарных предприятий, составляют негосударственную часть государственных архивов. В Москве порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируется Законом г. Москвы от 28.11.2001 N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах". Постоянное и временное хранение документов негосударственной части архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей на предприятиях архивах.

Документы, отобранные на постоянное или временное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

При подготовке документов для передачи в архив необходимо выполнить следующие действия:

  1. вынуть документы из папки, убрать все скрепки и другие металлические предметы (булавки и т.п.);
  2. проверить хронологию — она должна быть строгая — прямая (с января по декабрь вместо образовавшейся в течение года — с декабря по январь);
  3. пронумеровать все документы простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается. В случае допущенной ошибки старый номер зачеркивается, а рядом ставится новый. Нумерация производится арабскими цифрами. Листы "заверитель" и "опись" в общей нумерации не участвуют. В сшитой пачке должно быть не более 250 страниц, и она должна быть не толще 4 см. Если документов больше, то дело делится на два или более тома;
  4. составить опись документов. Она кладется сверху пачки. Листы описи имеют собственную нумерацию;
  5. составить лист-заверитель "В деле подшито… листов". Количество листов дела указывается цифрами и прописью. Количество листов описи приплюсовывается к общему количеству листов дела через знак "+". Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Он кладется снизу дела. Заверительная надпись не должна быть оформлена ни на оборотной стороне последнего документа, ни на обложке дела;
  6. надеть твердую обложку из картона или сдать в переплет. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола. Документы переплетаются или сшиваются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Обложка дела оформляется светостойкими, как правило, черными чернилами, можно маркером;
  7. составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй сдают в архив, третий — оставить у себя).

В соответствии с правилами работы архивов организаций документы, образовавшиеся в результате ее деятельности в течение года, после их составления должны храниться в структурных подразделениях еще один год. По прошествии года проводится обработка документов с целью определения их на хранение в архив или к уничтожению.

Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) могут быть уничтожены. Уничтожаются они при следующих условиях:

  1. в организации должна быть создана экспертная комиссия для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
  2. комиссией составляется акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению;
  3. перечень документов к уничтожению должен быть согласован с местным архивом, на перечне документов должен быть гриф одобрения архива;
  4. должна пройти внешняя ревизия;
  5. документы уничтожаются путем сдачи их в соответствующие организации на переработку (утилизацию). Передача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф:

нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организаций — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);

неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ);

неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ);

неповиновение распоряжениям представителей архива, а также воспрепятствование осуществлению ими их служебных обязанностей (например, не пропустили на территорию предприятия) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации — от 1000 до 2000 руб. (ст. 19.4 КоАП РФ);

неустранение в указанный срок отмеченных нарушений влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб. или дисквалификацию на срок до трех лет, на юридических лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 19.5 КоАП РФ).

Согласно ст.

Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

120 НК РФ отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере:

5000 руб. — если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

15 000 руб. — если они совершены в течение более одного налогового периода;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. — если они повлекли занижение налоговой базы.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб.

И.Каганова

Аудитор

Организация первичного учета лекарств в аптеках

Информация — Разное

Другие материалы по предмету Разное

Организация первичного учета лекарств в аптеках

В Методических рекомендациях О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации, утвержденных Минздравом РФ 14 мая 1998 года №98/124 (далее Методические рекомендации №98/124) приведены формы документов, которые используются при приеме, продаже лекарственных средств.

Согласно пункту 1.1.1. Методических рекомендаций №98/124 все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании них ведется бухгалтерский учет.

Формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы для внутренней бухгалтерской отчетности, утверждаются приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета в розничных аптечных учреждениях (пункт 1.1.4. Методических рекомендаций №98/124).

Первичные учетные документы являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, они должны содержать обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

личные подписи указанных лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.

При поставке лекарственных средств в аптеку поставщик обязан предоставить товаро — сопроводительные документы:

товарно-транспортные накладные по форме №А-1.13,

сопроводительный (упаковочный) лист по форме №А-1.14,

упаковочный вкладыш по форме №А-1.15 и другие.

Правила и срок хранения первичных бухгалтерских документов, а также способы уничтожения

Лицо, ответственное за прием лекарственных средств в аптечном учреждении, на всех предоставленных документах ставит штамп (печать аптеки) и подпись.

На товаросопроводительных документах, которые остаются в аптеке, ставится штамп приема по форме №А-1.1. далее эти документы прикладываются к товарному отчету.

Если лекарственные средства поступают в аптеку не в том количестве, которое указано в сопроводительных документах, либо не соответствуют по качеству, в этом случае оформляется акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара по форме №А-1.2. Акт должен быть составлен в присутствии представителя поставщика лекарственных средств, если по каким либо причинам представитель не может присутствовать при приемке ЛС, тогда приглашаются представители незаинтересованной стороны, которые обязаны иметь удостоверение по форме №А-1.3. Удостоверение представителя прилагается к акту, который составляется в трех экземплярах: первый экземпляр передается в арбитраж для предъявления иска поставщику лекарственных средств; второй — прилагается к приемному акту и передается в бухгалтерию: третий передается поставщику лекарственных средств.

Если лекарственные средства поступили в аптеку без счета поставщика, то при их приемке оформляется акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика по форме №А-1.4, который составляется в двух экземплярах: первый экземпляр прилагается к отчету материального лица; второй — остается у лица, принимавшего лекарственные средства.

В Методических рекомендациях №98/124 есть специальные документы для оформления закупки лекарственного сырья. Эти документы должны использовать все аптечные учреждения, в том числе и коммерческие.

При приеме лекарственного растительного сырья у населения, необходимо заполнить приемную квитанцию (форма №А-1.5). Такая квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку сырья, в трех экземплярах: первый экземпляр служит одновременно расходным кассовым ордером, на основании которого из кассы выдаются деньги за сырье; второй — прилагается к отчету материально-ответственного лица; третий — выдается заготовителю.

После приема лекарственного сырья, оно передается на анализ, если анализ положительный, то его нужно принять к учету как товар, при этом, составляется акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья по форме №А-1.6 в двух экземплярах: первый экземпляр служит основанием для принятия к учету сырья как товара и прилагается к товарному отчету; второй — остается в аптечном учреждении.

Акт составляется комиссией, в состав которой входят руководитель аптечного учреждения, материально-ответственное лицо, отвечающее за заготовку растительного сырья, провизор-технолог либо фармацевт. Если аптека осуществляет лабораторные и фасовочные работы с закупленным лекарственным сырьем, то составляется журнал лабораторных и фасовочных работ (форма №А-2.7), который используется для учета и контроля за выполнением данных работ, за принятием к учету или списанием сумм по разницам в стоимости, сданных в работу медикаментов и изготовлением продукции из них и так далее.

Для составления отчета сотрудника аптеки, ответственного за прием лекарственных средств, заполняется журнал регистрации счетов поступления товаров по группам по форме №А-1.8. Для осуществления контроля за реализацией лекарственных средств по срокам их годности составляет?/p>

Бухгалтерские документы: сроки и порядок хранения

Профессиональную деятельность предприятия, занимающегося транспортными перевозками груза, невозможно представить без ведения бухгалтерского учёта. Основными бумагами для подобных организаций являются финансовые документы. Без знаний и опыта в их составлении невозможно представить успешные поставки товара через государственную границу. В данной статье рассмотрим список документов финансовой отчётности для компаний-участников ВЭД, содержание этих бумаг и принадлежность права на подпись.

Финансовые документы предприятия — что это такое?

Финансовые документы являются очень важными бумагами для отслеживания рентабельности и продуктивности деятельности предприятия. С помощью них можно получить подробную информацию о финансовом состоянии участника ВЭД, доходах за определённый период времени и результатах работы.

Что может дать полученная из этих бумаг информация? На её основе принимаются решения по поводу:

  • реорганизации финансов;
  • снижении косвенных трат;
  • изменении плана работы;
  • дальнейших возможностях предприятия.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

 

Виды финансовых документов

Законодательством Российской Федерации установлен перечень бумаг, которые необходимы юридическому лицу для ведения внешнеэкономической деятельности. Рассмотрим их в отдельности.

Балансовый отчёт

Балансовый отчёт даёт наиболее подробную и наглядную информацию о финансовом состоянии предприятия-участника ВЭД. Исходя из указанных в отчёте данных, можно судить о рентабельности компании и эффективности действующего плана.

Балансовый отчёт состоит из трёх подразделов:

  • Актив. В нём содержится информация о размерах капитала компании и тратах за отдельный период времени.
  • Пассив. Он содержит данные о доходах предприятия.
  • Доля собственников. Она зависит от размера инвестиций.

Общий капитал компании, т. е. актив, является суммой пассива и долей инвесторов.

Помимо информации о финансовом состоянии предприятия, из балансового отчёта можно узнать о целесообразности инвестирования в компанию и стоимости акций. Потенциальные инвесторы, исходя из этого документа, оценивают положение предприятия на современном рынке. Это и обуславливает огромную значимость балансового отчёта.

Отчёт о прибылях и убытках

Если балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юридического лица, то в этой бумаге прописывается чёткое соотношение прибылях и убытков. Существенным отличием между этими документами является и то, что балансовый отчёт показывает общее финансовое состояние компании, а отчёт о прибылях и убытках — показатели и параметры за отдельно взятый период. Это, как правило, квартал или год.

Отчёт должен содержать следующую информацию:

  • Размер доходов;
  • размер убытков;
  • соотношение прибыли и убытков;
  • общие результаты деятельности организации.

Существует две разновидности этого документа:

  1. Одноступенчатый. Результаты деятельности компании оцениваются путём вычета из общих доходов всех убытков.
  2. Многоступенчатый. В данном случае производится последовательный вычет соответствующих форм расходов и убытков. После всех вычислительных операций подводится итог.

При составлении этого документа рекомендовано пользоваться установленной законодательством Российской Федерации формой. Бланк можно дополнять или исключать некоторые позиции по собственному усмотрению (в рамках закона), он является лишь примером.

Балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юр. лица.

Отчёт о движении денежных средств

Отчёт о движении денежных средств показывает, по каким путям поступают и расходуются средства компании. Это позволяет наиболее эффективно составлять и регулировать план деятельности участника ВЭД.

Используются два метода составления этого документа:

  • Прямой.

    Сроки хранения документов

    Этот метод позволяет установить размеры притока и оттока денежных средств. С его помощью нельзя сопоставить расходы и доходы, установить взаимосвязь между этими показателями.

  • Косвенный. Этот метод заключается в сопоставлении чистой прибыли и денежного прироста компании. Он может быть использован для автоматизации процесса бухгалтерского учёта.

Выбор между этими двумя методами полностью зависит от типа организации. Прямой метод идеально бы подошёл для малого бизнеса. Крупным же организациям необходимо использовать косвенный метод составления этого документа для автоматизации учёта большого количества платёжных бумаг.

Отчёты о банковских операциях

К ним относятся квитанции об осуществлении платежей или поступлении денежных средств, банковские гарантии и т. д. Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.

Счёт-фактура

Счёт-фактура — бумага, которая содержит в себе основные характеристики груза. За его оформление ответственен продавец. Руководствуясь информацией, которая содержится в счёт-фактуре, покупатель производит оплату поставки.

В данной бумаге обязательно содержатся следующие данные:

  • Основные характеристики товаров.
  • Стоимость единицы товара и всей партии.
  • Данные продавца и покупателя.
  • Информация о поставщике и условиях перевозки.

Счёт-проформа

Счёт-проформу часто путают с предыдущей бумагой. Но у этих документов абсолютно разное назначение, они сильно отличаются между собой.

Счёт-фактура — документ, который является основанием для осуществление оплаты поставки. Он выдаётся покупателю уже после поставки.

Счёт-проформа же является подтверждением реальной таможенной стоимости продукта. Данная бумага используется для выполнения процедуры таможенного оформления. Информация, указанная в ней, влияет на размер налоговых пошлин. Отправляется она до осуществления поставки.

Инвойс

Инвойс является обязательным для осуществления процедуры растаможки документом. Он выдаётся покупателю одновременно с продуктом. Инвойс содержит основную информацию о транспортируемом грузе:

  • Коды ТН ВЭД.
  • Наименование продукции.
  • Вес и количество продукции.
  • Основные характеристики.
  • Информация об упаковке и маркировке.
  • Информация о заключенном ранее договоре купли-продажи.
  • Данные всех участников сделки.
  • Стоимость поставки.

Инвойс актуален только для внешнеэкономических сделок. При транспортировке груза внутри страны он не оформляется.

Чем инвойс отличается от перечисленных выше финансовых документов? Он необходим таможенному органу для растаможки. В этой бумаге подробно указывается вся информация о грузе. Счёт-фактура и счёт-проформа используются для оплаты товара и вычисления размера таможенных выплат соответственно. Как посчитать таможенные платежи подробнее здесь.

Право подписи финансовых документов

Финансовые документы являются важными составляющими успешной работы любого предприятия, которое занимается внешнеэкономической деятельностью. Необходимо правильно составлять и заверять эти бумаги, чтобы они не потеряли свою юридическую силу.

Первое и второе право подписи принадлежит директору предприятия и главному бухгалтеру соответственно. Остальные же права могут быть переданы уполномоченным лицам. Для получения права на выполнение этой процедуры они должны иметь доверенность. Заверить её можно двумя способами:

  1. Внутри предприятия, составив специальный приказ. Этот метод используется чаще всего. Он не требует больших денежных и временных затрат, а также прост в исполнении.
  2. Через нотариуса. Данный метод встречается гораздо реже.

Правом подписи, зачастую, обладает бухгалтер предприятия. Но при необходимости оно может быть передано любому другому уполномоченному сотруднику.

Оформление доверенности

Доверенность на исполнение этой процедуры должна быть оформлена в письменном виде. Она должна содержать следующую информацию:

  • Паспортные данные доверенных лиц и копия удостоверяющего личность документа.
  • Дата оформления документа.
  • Название организации и её юридический адрес.
  • Срок действия доверенности.

Дополнительная информация о финансовой отчётности предприятия в этом видео:

От документооборота предприятия во многом зависит его рентабельность. А финансовые документы являются просто неотъемлемой частью внешнеэкономической деятельности. Именно в отчетах и прочих бумагах можно отследить динамику развития и эффективность действующего плана.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

Бесплатная консультация по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 39, 2004

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

В результате деятельности любой организации в течение года у нее образуется большое количество документов. Документы бывают временного хранения (до 10 лет включительно); долговременного срока хранения (свыше 10 лет); постоянного срока хранения.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения. Документы до 10 лет хранения остаются в организации или сдаются в ее ведомственный архив.

Сроки хранения документов устанавливаются для всех организаций независимо от формы собственности. Сроки хранения документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельных функций, определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти. Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии, являются:

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (с изм. и доп. от 27.10.2003).

2. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (в ред. от 13.06.1996, 24.05.1999, 07.08.2001, 21.03.2002, 31.10.2002, 27.02.2003, 24.022004, 06.04.2004).

3. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

4. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (с изм. от 11.07.1998, 31.12.1998, 21.03.2002).

5. Федеральный закон от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" (с изм. и доп. от 08.12.2003).

6. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. от 23.07.1998, 28.03.2002, 31.12.2002, 10.01.2003, 28.05.2003, 30.06.2003).

7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (с изм. от 30.12.1999, 24.03.2000).

8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР.

9. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 10.03.2000, согласован Центральной экспертной комиссией Банка России (Протокол N 4 от 15.11.1999) и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (Протокол N 4 от 28.12.1999).

10. Основные правила работы архивов организаций, 2002.

11. Положение Банка России от 05.12.2002 N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (с изм. от 20.06.2003, 05.11.2003, 02.02.2004, 24.03.2004, 07.06.2004, 11.06.2004, 25.06.2004, 09.08.2004).

12. Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 N 552 (с изм. от 01.04.1996).

Согласно ст.17 Закона "О бухгалтерском учете" все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с типовыми сроками хранения, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возлагается на руководителя организации. Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Однако существуют общие правила хранения первичных документов.

До передачи бухгалтерских документов в архив организации они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах.

Порядок хранения документов

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, механических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа. Любые исправления в регистре бухгалтерского учета должны быть подтверждены подписью лица, вносившего исправления и датой исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной организации.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов из бухгалтерии или из архива организации разрешается только по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие бухгалтерских документов органами прокуратуры, судами и т.п. оформляется протоколом. Копия протокола под расписку вручается должностному лицу, ответственному за данный процесс в организации.

В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов руководитель организации приказом назначает комиссию. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В состав комиссии могут входить также представители следственных органов, органов пожарного надзора и др.

Чтобы можно было быстро найти нужные документы, необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм — это около 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Важнейшее требование к формированию дел — группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Документы помещаются в дело со всеми относящими к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2002 г., составленный в 2004 г., помещается в дело 2003 г. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Бухгалтерская документация в основном группируется по хронологии. Документы группируются по месяцам, но можно и за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, накладные и другие аналогичные документы группируются в порядке последовательности их номеров.

Формирование бухгалтерских документов в дела должно осуществляться в соответствии с номенклатурой дел — систематизированным перечнем дел, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. При составлении номенклатуры дел необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, основных правил работы архивов организаций, перечней документальных материалов с указанием сроков их хранения.

От того, насколько грамотно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, зависит сохранность документов.

Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел содержит такие реквизиты, как герб (эмблема), наименование организации, наименование структурного подразделения, код учреждения (ОКПО), код формы документа по ОКУД, название вида документа (номенклатура дел), дата, индекс, место составления, заголовок (на _____ год), гриф утверждения, текст (составляется по табличной форме, состоит из двух частей — основной части и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел), подпись, гриф согласования. Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел.

В первой графе проставляется индекс дела, во второй графе указывается заголовок дела, третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела. Пятая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков их хранения. В графе "Примечание" проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.п.

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 05 — 01 может означать, что 05 — бухгалтерия, 01 — порядковый номер дела в номенклатуре этого года.

Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов, далее — заголовки дел организационной документации, после них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы), затем — переписка (сначала с вышестоящими органами, потом со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело. Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, в заголовке "Переписка с директорами школ Орловской области по вопросу распределения молодых специалистов" использовались предметно-вопросный, географический, корреспондентский признаки. Термин "переписка" применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух и более учреждений. Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из перечня документальных материалов, в таком случае определить срок хранения дела будет намного проще, так как некорректно построенный заголовок затрудняет поиск статьи и срок хранения документов дела.

В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. Запись проставляется следующим образом: 1 т., если в деле менее 300 листов. Точное количество листов не указывается, а заменяется сокращением "т." (том).

Четвертая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков их хранения. В ней указывают срок хранения и номера статей по перечню. Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будут отбираться документы для хранения и уничтожения.

Если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе "Примечание" пишут "переходящее". При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

В конце календарного года заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения, а также количество переходящих дел.

Номенклатура дел подразделения подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и согласовывается с канцелярией и архивом учреждения.

Несоблюдение законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов и нарушение требований, предъявляемых НК РФ к хранению документов налогового учета, могут повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа. Это определено Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях и НК РФ.

Л.Доронина

К.э.н.

Государственный университет управления

Подписано в печать

22.09.2004

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

6.3. Система учетных документов архива

6.3.1. Система учетных документов архива — комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.2. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

6.3.3. Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (приложение 25) (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

— лист фонда (приложение 6) (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (приложения 1,2,3) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей — для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение 26);

паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

опись особо ценных дел (приложение 23) (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (приложение 28) (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле (приложение 9).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря ….

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

г. (приложение 29);

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря …. г. (приложение 30).

6.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

6.3.5. Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам настоящих Правил.

Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД (приложение 31).

ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД (приложение 32), в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.

За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов (приложение 24). Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *