0

Электронный документооборот в бухгалтерском учете

Согласно п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Пунктом 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ установлено, что регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. При этом законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

Обратите внимание! В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа (регистра бухгалтерского учета) другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа (регистра бухгалтерского учета), составленного в виде электронного документа (п.

Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)

6 ст. 9 и п. 7 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

На заметку

Истребуемые налоговым органом документы могут быть направлены в налоговый орган в электронном виде только в случаях, когда ФНС утверждены электронные форматы этих документов (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утверждены электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

В данной статье рассмотрена сущность и преимущества перехода бумажного к электронному документообороту.

Во многих организациях происходит обмен документами на бумажных носителях, например, при заключении договора. Из-за этого увеличивается объем работ у сотрудников и повышается хранение архивов. Для того чтобы упростить себе работу и решить данные проблемы нам помогает электронный документооборот.

Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.

Электронный документооборот – это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

В соответствии с ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.11 г. электронные документы , которые подписываются электронной подписью руководителя организации (предприятия), обладают такой же юридической силой, как и документы, которые подписываются своеручно и заверяются печатью.

Система электронного документа оборота – это система, которая позволяет решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами (регистрация и ввод документов, поиск документов и ведение архива).

Виды электронного документооборота:

  1. В зависимости от степени интеграции:
    • Система управления групповой работой. Данная система создает условия для сортировочной работы с документами и данными группы пользователей;
    • Встроенные модули в составе информационных систем управления. У данных модулей имеется ограниченный функционал;
    • Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Системы, которые полностью предназначены для автоматизации процесса управления документацией.
    • В зависимости от применяемых технологий:
      • Системы на основе «облачных» технологий. Это те системы, которые похожи на системы с web технологиями;
      • Клиент-серверные системы. В этой системе на выделенном сервере распределяются основные модули управления данными и документацией.

        Электронный документооборот — удобно для бухгалтера

        Надежность и быстрота являются плюсами системы клиент-сервер;

      • Системы на основе баз данных. Системы, которая интегрируется с базами данным типа Oracle или SQL. Вся информация хранится в этих базах данных. К плюсам этих систем относится возможность хранения большого объема информации;
      • Системы на основе web технологий. Данные системы работают на основе удаленного доступа к серверу. Право отказаться от клиентских приложений является преимуществом этой системы.

      Для того чтобы мы могли получить представление о возможностям систем, необходимо выделить решения задач от компаний-разработчиков, которые работают в сфере автоматизации работы с документами: Directum, DocVision, 1C:Документооборот 8 – Такском, E1:ЕВФРАТ- Документооборот, БОСС-Референт, ДЕЛО.

      Таблица 1. Основные возможности систем электронного документооборота.

      Параметры

      1C:Документооборот-8

      БОСС-Референт

      ДЕЛО

      Электронный архив

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Разграничение прав доступа

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Делопроизводство

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Использование ЭКП

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Общий документооборот

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Работа с обращениями граждан

      +

      +

      +

      +

      +

      Управление договорной деятельностью

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Управление проектами

      +

      +

      +

      +

      Изменение прикрепленных файлов

      +

      +

      +

      +

      +

      Генерация отчетов

      +

      +

      +

      +

      +/-

      +

      Маршрутизация

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Расшифровка таблицы:

      «+» — есть возможность, «-» — нет возможности, «+/-» — неполная функциональность возможности.

      Исходя из таблицы 1, можно сделать вывод о том, что все представленные системы стремятся идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.

      Выгоды от перехода на электронный документооборот:

      1. Снижение количества ошибок при вводе;
      2. значительное сокращение времени обмена документами;
      3. сокращение времени на ввод входящих;
      4. не требуется вести бумажный архив, документы не теряются;
      5. экономия на расходных материалах, курьерских и почтовых расходах.

      Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1C-Такском» нужно выполнить несколько шагов:

      1. Необходимо наличие у пользователя сертификата электронной подписи;
      2. нужно проверить, обновлена ли программа до той версии, в которой имеется возможность обмена;
      3. надо заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте http://users.v8.1c.ru;
      4. После обработки заявки в личном кабинете пользователю будет предоставлен идентификатор участника обмена электронными документами.
      5. Последний шаг – это настройка «1C: Предприятие 8»:
        • Надо указать в настройках программы «1C» полученный идентификатор и сертификат ЭЦП пользователя;
        • после этого следует отправить из программы приглашение контрагенту к обмену электронными документами;
        • в конце необходимо дождаться положительного ответа контрагента, который будет обработан в программе и завершит формирование соглашения об обмене электронными документами.

        Итак, теперь система технически готова к электронному документообороту.

        Организация системы электронного документооборота в бухгалтерии

        Введение. 3

        1. Формирование учетной политики предприятия. 4

        2. Документооборот – элемент учетной политики. 8

        2.1. Первичные бухгалтерские документы. 9

        2.2. Регистры бухгалтерского и налогового учета. 10

        2.3. Отчетные документы. 12

        Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

        Исправление ошибок в бухгалтерском учете. 13

        2.5. График документооборота. 14

        Заключение. 17

        Список использованной литературы.. 18

        Введение

        Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики.

        Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

        Любая хозяйственная операция отражается в бухгалтерском и налоговом учете на основе первичного документа. Нет документа — нет расхода при налогообложении, нет отражения на счетах учета, а в итоге — нет права на вычет НДС. Попробуем разобраться, что представляет собой документооборот и как его правильно организовать.

        Некоторые главные бухгалтеры не уделяют должного внимания правилам формирования документооборота в организации. И напрасно. Ведь от того, как оформлен документ, вовремя ли он передан соответствующему подразделению организации, зависит не только точность составленного баланса, который отражает финансовое состояние организации, но и то, насколько правильно определена сумма подлежащих уплате в бюджет налогов.

        1. Формирование учетной политики предприятия.

        Разделы учетной политики рассматриваются в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое вступило в силу с 1 января 1999 г. Этим положением предусматриваются правила документооборота и технология обработки учетной информации как необходимый элемент учетной политики.

        В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, принятая организацией учетная политика утверждается приказом или иным письменным распоряжением руководителя организации.

        При этом утверждаются:

        1. рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;

        2. формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

        3. методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

        4. порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

        5. правила документооборота и технология обработки учетной информации;

        . порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

        Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

        Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после её окончания.

        Формы учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, методами оценки отдельных видов имущества и обязательств, порядком проведения инвентаризации и контроля за хозяйственными операциями являются обязательными элементами учетной политики предприятия.

        Первичные учетные документы создаются, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

        Особое внимание следует обратить на ужесточение с 1 января 1999 г. требований к оформлению первичных документов. Эти требования изложены в Порядке поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном совместным постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29 мая 1998 г. №57а. Этим постановлением предусмотрено, что введение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации как элемента учетной политики проводится с начала финансового года.

        С января 2000г. первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 — 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, по следующим разделам учета:

        — сельскохозяйственной продукции и сырья;

        — труда и его оплаты;

        — материалов, МБП, основных средств и нематериальных активов;

        — работ в капитальном строительстве и в автомобильном транспорте;

        — работы строительных машин и механизмов;

        — результатов инвентаризации;

        — кассовых и торговых операций.

        Маловероятна, но не исключена возможность разногласий с контрольными органами по поводу правомерности принятия или неприятия к учету хозяйственных операций, оформленных с нарушениями упомянутого выше Постановления. Во избежание разногласий на этапе формирования учетной политики следует проанализировать существующую систему документооборота и применяемые формы первичных документов и учетных регистров в целях приведения их в соответствие с требованиями законодательства.

        Следует обратить внимание на то, что последовательная унификация применяемых форм первичных документов — это одна из составляющих процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности" от 6 мая 1998 г. №283). Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета:

        • самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;

        • определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры,

        • разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;

        • формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам. При этом утверждаются:

        • формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носителей информации — бумажный или электронный;

        • порядок проведения инвентаризации;

        • правила документооборота и технология обработки учетной информации;

        • порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

        Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией организации.

        2. Документооборот – элемент учетной политики.

        Одновременно с утверждением учетной политики организация обязана установить правила документооборота, технологию обработки учетной информации, а также "формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности".

        Правила документооборота должны не только содержать информацию о прохождении определенного документа, но и устанавливать порядок хранения документов, например авансовых отчетов и др.

        При наличии обособленных подразделений и филиалов в графике документооборота необходимо определить порядок и сроки передачи ими в бухгалтерию головной организации информации, первичных и иных организационно-распорядительных документов.

        Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

        В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5.2):

        · первичные документы;

        · учетные регистры;

        · отчетные документы.

        Рисунок 1. Состав документов бухгалтерского учета

        2.1. Первичные бухгалтерские документы.

        Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

        admin

        Добавить комментарий

        Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *