0

Кадровое делопроизводство

Содержание

Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Ливена С.В. / "Пакет Кадровика" kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
________________________________________

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad…my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

— Учредительные документы
— Трудовые договоры
— Штатное расписание (форма Т-3)*
— Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Документ о защите персональных данных работников (положение)
— График отпусков (форма Т-7)*
— Личные карточки (форма Т-2)*
— Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
— Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
— Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров.
— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
— Трудовые книжки
— Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
— Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
— Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
— Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
— Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
— График сменности обязателен при наличии сменной работы.
— Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
— Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь — Шаблон штатного расписания. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО

В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

16 сентября 2009

Автор: Ливена С.В. / "Пакет Кадровика"

Дата добавления: 2017-02-28; просмотров: 166 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:


Похожая информация:


Поиск на сайте:


Кадровое делопроизводство с нуля

График документооборота отдела кадров

В статье даются рекомендации по составлению в организации и, в частности, в отделе кадров графика документооборота, приводится образец документа.

Вопреки распространенному мнению, с первичными учетными документами работает не только бухгалтерия организации, но и многие другие сотрудники. Правда, не всегда этот факт осознается ими. Как же можно усовершенствовать документооборот в каждом подразделении и в организации в целом, чтобы минимизировать рабочие конфликты по своевременному оформлению и обмену документами?

Для оптимизации работы с первичными учетными документами, в том числе по учету труда и его оплаты, целесообразно составить график документооборота, назначение которого — установить порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов в организации.

Для этого кадровик не должен полениться заглянуть в нормативный документ, который, хотя и был принят давно, но не потерял актуальности в наши дни, — Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105.

Не думайте, коллеги, что это Положение Минфина СССР вас не касается! Ведь кадровики тоже работают с "первичкой", которая является основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета. Назначение первичных документов — зафиксировать факт совершения хозяйственной операции, к которой относится, в частности, прием на работу сотрудника, его увольнение с работы и многое другое.

Очень важно знать, что создание графика документооборота обусловлено не только нуждами работодателя, но и требованиями закона. Так, разд. 5 указанного выше Положения Минфина СССР дает рекомендации по его составлению. То есть работу по составлению графика документооборота должен организовать совсем не кадровик: такой работой обязан заниматься главный бухгалтер. Но, конечно, кадровые работники не могут остаться в стороне.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы он мог способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Как же составить график? График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Все работники организации (как "офисные" специалисты — работники планово-экономического, финансового, юридического отделов, отделов кадров и бухгалтерии, так и сотрудники производственного сектора — начальники цехов, мастера, отделов снабжения, кладовщики и пр.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер, требования которого в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.

Значит ли это, что вечно занятый главный бухгалтер должен в одиночку заниматься такой работой? Конечно, нет. С созданием графика документооборота один сотрудник не справится. Работу по анализу существующего положения дел с документами, созданию графика документооборота необходимо поручить специально созданной рабочей группе, назначенной приказом (распоряжением) руководителя. Кандидатуры, включенные в рабочую группу, желательно заранее согласовать с руководителем отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, архивной службы. Ведь подобной работой должны заниматься люди, сведущие в вопросах делопроизводства. Целесообразно включить в рабочую группу руководителей структурных подразделений, сотрудники которых активно работают с первичными учетными документами.

Работа по составлению графика документооборота только тогда принесет положительные результаты, когда она упорядочит обращение документов во всех структурных подразделениях организации, а не в каком-то одном из них. Ведь "наведение порядка" требует весь массив документации.

Для составления консолидированного графика документооборота потребуется, чтобы каждое подразделение составило, прежде всего, перечень тех документов, которые проходят через их руки.

Причем, поскольку составление каждого документа преследует какую-то цель, решает какую-то управленческую задачу, то нужно определить, какой документ имеет какое назначение.

Применительно к работе отдела кадров потребуется выделить:

  • процедуру приема на работу;
  • процедуру внесения изменений в условия труда работника;
  • процедуру оформления отпуска и т.д.

Работа эта очень кропотливая и займет, скорее всего, не один день.

Возьмем, к примеру, операцию по оформлению отпуска сотрудникам. Какие документы сопровождают оформление этой процедуры? Это график отпусков, уведомление работника о начале отпуска, приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет, личная карточка.

Теперь по каждому документу распишем следующие этапы работы с документом:

  • создание документа;
  • проверка документа;
  • обработка документа;
  • передача в архив.

Также требуется детализировать информацию внутри каждого этапа по каждой операции, назначив ответственных лиц по каждой из них.

Наибольшего внимания требуют решения вопросы, связанные с порядком хранения первичных учетных документов, часть из которых хранится 75 лет.

Подробную информацию о сроке хранения каждого документа следует смотреть в Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Закон требует, чтобы первичные документы (к которым относятся и все кадровые приказы) до передачи их в архив организации хранились в бухгалтерии (не в отделе кадров!) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Неверно думать, что главный бухгалтер отвечает только за сохранность баланса и другой отчетности организации. Главбух также является ответственным за сохранность первичных документов, за оформление и передачу их в архив.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, уполномоченные должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, уполномоченные должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или иной утраты первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели и т.п. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора и др.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации при необходимости.

Примерный образец

ГРАФИК документооборота отдела кадров (фрагмент)

Утвержден

Приказом ООО "Торты"

от 12.01.2012 N 4

Наименование
документа
Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
Количество
экземпляров
Ответственный
за выписку
Ответственный
за оформление
Ответственный
за исполнение
Срок
исполнения
Ответственный
за проверку
Кто
представляет
Порядок
представления
Срок
представления
Кто
исполняет
Срок
исполнения
Кто
исполняет
Срок
передачи
Приказ о
приеме на
работу
2 Менеджер по
персоналу
Менеджер по
персоналу
Менеджер по
персоналу
3 рабочих
дня со дня
фактического
начала
работы
Начальник
отдела кадров
Менеджер по
персоналу
В бумажном
виде
Не позднее
дня,
следующего за
днем
подписания
Бухгалтер
по
расчетам
2 рабочих дня
со дня
представления
Менеджер
по
персоналу
При
ликвидации

Библиографический список

  1. Кузнецова Т.В.

    Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство. 2010. N 1.

  2. Доронина Л. Сроки и способы хранения кадровой документации // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2008. N 3.

С.Борисова

Менеджер по персоналу

ООО "Элана-Логистик"

Учет зарплаты на предприятии и многих других важных моментов основывается на первичных документах. Если ведение кадрового учета плохо поставлено, это отражается на работе всех отделов компании.

О всех нюансах его ведения и необходимых документах и пойдет речь в данной статье.

 

Зачем он нужен?

В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет. Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда. Кроме того, нужно владеть навыками ведения кадрового делопроизводства.

Этот вид учета предназначен для необходимости:

  • правильно распределять людей в рабочих процессах;
  • искать незадействованные резервы;
  • вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.

    Как правильно вести кадровый учет на малом предприятии?

Подробную информацию о данном процессе вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

  • Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
  • Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
  • Создание документации:
  • для начала документально оформляется директор;
  • далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
  • разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
  • готовятся остальные важные бумаги и журналы;
  • необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
  • после этого начинается официальный прием работников.
  • Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.
  • После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется табель учёта времени присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется график отпусков.

    Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

    Необходимые документы

    Ряд основной документации, используемой кадровым работником:

    • Различные приказы о движении сотрудников: прием, перевод, увольнение, командировка и многие другие.
    • Штатное расписание. Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
    • Табель учета рабочего времени.
    • Трудовые книжки. Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
    • Правила трудового распорядка внутри организации.
    • Трудовые договора. С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится дополнительное соглашение. Они составляются на каждый случай отдельно.
    • График отпусков. Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
    • Журналы учета. Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
    • Обязательно ведется личное дело. Оно включает в себя: карточку Т-2, заявление о приеме на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
    • Должностные инструкции. В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
    • Положение по оплате труда и премированию. Регламентирующий документ, на основании которого производятся все начисления заработной платы.

    Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях.

    Но это уже относится к специфическим документам.

    Кто этим обычно занимается?

    В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.

    Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

    Автоматизация процесса

    Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.

    Широко используемая программа — это «1С: Предприятие». Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.

    Нюансы у ИП и ООО

    Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:

    • Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
    • 10 дней при оформлении в ФСС;
    • 30 дней на постановку на учет в ПФР.

    Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.

  • Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.
  • Возможные санкции за неведение

    При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:

    • на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
    • на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

    Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток. Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

    В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

    • о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
    • проверка не должна превышать двадцать дней;
    • выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

    Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.

    Похожие новости

    Как научиться шить обувь самостоятельно
    Воздухоочистители своими руками
    Как сделать себе фигуру песочные часы в домашних условиях
    Кожаный рюкзак своими руками
    Транцевые колеса свои руки
    Как сделать держатель планшета

    ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ

    Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

    Делопроизводство и документооборот в управляющих компаниях

    Являясь фактически посредником между квартиросъёмщиками и организациями, предоставляющими коммунальные услуги, управляющие компании должны:
    • Оперативно выявлять и своевременно устранять проблемы в тепло-, водо- и газоснабжении, поддержании санитарного благополучия на закреплённой территории;
    • В установленные законодательством сроки реагировать на обращения квартиросъёмщиков по поводу услуг ЖКХ;
    • Своевременно информировать жильцов о плановых ремонтах, профилактике инженерных коммуникаций и т.п.;
    • Контролировать работу подрядчиков и субподрядчиков;
    • Оптимизировать затраты и эффективно распределять финансы для ремонта, восстановления и модернизации жилого фонда.
    Соответственно, для управления делопроизводством и документооборотом в таких организациях необходимо использовать комплексную СЭД, автоматизирующую не только «традиционную» работу с документами, но и другие бизнес-процессы.

    Автоматизация делопроизводства управляющих компаний с bb workspace Management Service

    Учитывая специфику работы управляющих компаний, разработчики ЗАО «Дабл Би» предложили специальный продукт Management Service, созданный на базе комплексной платформы bb workspace. В отличие от обычных СЭД, отраслевое издание расширяет возможности классического делопроизводства и документооборота. Кроме полноценного функционала для обработки разных типов документов, программа имеет:
    • CRM-модуль, позволяющий сформировать полноценную базу данных квартиросъёмщиков и подрядных организаций для целевого взаимодействия на основе стратегии маркетингового продвижения AIDCAS;
    • Встроенное бюджетирование для объективного контроля затрат в разрезе отдельных обслуживаемых домов;
    • Удобные инструменты напоминаний и создания сообщений, с помощью которых можно реализовать кампании адресных рассылок;
    • Богатый выбор типовых шаблонов для создания разных документов.
    Простой интерфейс, нулевое администрирование и поддержка со стороны разработчиков позволит сотрудникам управляющей компании быстро внедрить и комфортно использовать это системное решение.

    Должностная инструкция специалиста по кадрам (образец заполнения)

    Общество с ограниченной УТВЕРЖДЕНО ответственностью "Верона" приказом ООО "Верона" (ООО "Верона") от 15.03.2010 N 15

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

    Москва

    специалист по кадрам

    1. Общие положения

    1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

    1.2. Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора (уполномоченного лица) на основании заключенного трудового договора.

    1.3. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Управление персоналом" или "Юриспруденция" и дополнительную подготовку в области управления персоналом и делопроизводства без предъявления требований к стажу работы либо имеющее высшее профессиональное образование по иным специальностям и опыт работы в области управления персоналом (в кадровой службе/службе персонала) не менее 3-х лет.

    1.4. Специалист по кадрам должен знать:

    — Трудовой кодекс РФ, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права и социального права (социальной защиты);

    — основы делопроизводства, законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по кадровому делопроизводству, правила ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, основные положения Государственной системы документационного обеспечения;

    — основы психологии и организации труда; основы профессиографии и профориентационной работы;

    — правила подсчета страхового стажа работников;

    — структуру и штаты организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;

    — источники укомплектования организации кадрами, системы и методы подбора персонала;

    — основы трудовой мотивации и системы оценки персонала, формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;

    — порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета;

    — правила техники безопасности, производственной санитарии, охраны труда и противопожарной безопасности;

    — Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

    1.5. Специалист по кадрам должен уметь:

    — работать на персональном компьютере с использованием программ Word, Excel, 1С: Управление персоналом/Зарплата и кадры;

    — пользоваться офисной оргтехникой: факсом, сканером, принтером, ксероксом и всеми средствами связи, установленными на рабочем месте.

    1.6. В своей работе специалист по кадрам руководствуется:

    — трудовым законодательством, нормативными правовыми актами, методическими и иными документами, регламентирующими кадровое делопроизводство;

    — Уставом организации;

    — Правилами внутреннего трудового распорядка организации;

    — Положением об отделе кадров;

    — Положением о персональных данных;

    — Положением о кадровом делопроизводстве;

    — Приказами (распоряжениями) генерального директора;

    — распоряжениями начальника отдела кадров;

    — настоящей должностной инструкцией.

    1.7. Специалист по кадрам является штатной единицей отдела кадров и подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

    1.8. Специалист по кадрам исполняет обязанности начальника отдела кадров в период временного отсутствия последнего (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) в порядке, предусмотренном ст. 60.2 ТК РФ.

    1.9. Режим работы и отдыха специалиста по кадрам устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.

    2. Основные функции

    2.1. Обеспечение укомплектования организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации.

    2.2. Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации.

    2.3. Оценка персонала, организация обучения и повышения квалификации кадров, разработка и проведении мотивационных мероприятий.

    3. Должностные обязанности

    3.1. Для выполнения функции по обеспечению укомплектования организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации специалист по кадрам:

    3.1.1. Осуществляет поиск и подбор персонала путем:

    — составления и размещения в СМИ и Интернете объявлений о вакансиях;

    — проведения отбора резюме кандидатов, размещенных в Интернете;

    — проведения собеседования с кандидатами с целью оценки их деловых качеств.

    3.1.2. Оформляет прием новых работников.

    3.1.3. Проводит адаптационные мероприятия с новыми работниками.

    3.2. Для выполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации специалист по кадрам:

    — ведет учет личного состава организации в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

    — оформляет прием, перевод, увольнение работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;

    — формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

    — заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки;

    — ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

    — вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

    — выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

    — подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

    — ведет учет, проверяет правильность оформления лицевой стороны листков временной нетрудоспособности и проводит заполнение оборотной стороны в части внесения сведений о страховом страже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;

    — оформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования;

    — контролирует своевременное составление табелей рабочего времени;

    — составляет установленную отчетность;

    — обеспечивает хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договора, приказы по личному составу и их основания, журналы учета и т.д.);

    — подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения и сдаче их на хранение в архив;

    — подготавливает сведения для подачи в страховые компании для оформления и выдачи работникам полисов по обязательному и добровольному медицинскому страхованию;

    — осуществляет документационное оформление аттестации персонала и его обучения;

    — осуществляет воинский учет.

    3.3. Для выполнения функции оценки персонала, организации обучения и повышения квалификации кадров, разработки и проведении мотивационных мероприятий:

    — участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;

    — принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;

    — анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка;

    — участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

    4. Права работника

    Специалист по кадрам имеет право:

    4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

    Кадровое делопроизводство в ооо нуля пошаговая инструкция

    По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела кадров и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся недостатков.

    4.3. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений организации и работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

    4.4. Контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины работниками. Докладывать начальнику отдела кадров или вышестоящему руководителю об обнаруженных нарушениях.

    4.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

    4.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в его компетенцию.

    4.7. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

    5. Ответственность работника

    5.1. Специалист по кадрам несет ответственность за:

    — ненадлежащее исполнение (не в полном объеме, некачественно) своих должностных обязанностей;

    — причинение материального ущерба имуществу работодателя своими действиями (бездействием);

    — непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности и иных правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам;

    — неэффективную организацию своей работы, несвоевременное и неквалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

    — разглашение персональных данных работников;

    — несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности.

    5.2. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, специалист по кадрам несет ответственность в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    5.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах и в порядке, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    5.4. За причинение материального ущерба — в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    5.5. Специалист по кадрам, который в связи с исполнением трудовых обязанностей получил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    6. Взаимоотношения по должности с другими структурными подразделениями

    Специалист по кадрам в процессе своей работы взаимодействует:

    6.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам получения:

    — заявок на подбор персонала;

    — табелей учета рабочего времени;

    — объяснительных записок от работников организации;

    — заявлений и иных необходимых документов от работников.

    6.1.1. По вопросам предоставления:

    — копий или выписок из приказов, справок, касающихся трудовой деятельности работников.

    6.2. С бухгалтерией по вопросам получения:

    — материалов для выдачи справок работникам о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы.

    6.2.1. По вопросам предоставления:

    — копий приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, о возложении обязанностей и др.;

    — записок — расчетов УФ Т-60 и Т-61;

    — табелей учета рабочего времени;

    — листков временной нетрудоспособности;

    — документов по оформлению командировок.

    6.3. С юридическим управлением по вопросам получения:

    — разъяснений и консультаций по вопросам законодательства РФ и порядка его применения.

    6.3.1. По вопросам предоставления:

    — документов по запросу.

    6.4. С отделом технической поддержки:

    — по вопросам автоматизированной и технической поддержки отдела кадров.

    СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического управления

    Матвеев Е.П. Матвеев

    Начальник отдела кадров

    Полякова Е.А. Полякова

    Комментарии:

    Материал из HR Wiki

    Перейти к: навигация, поиск

    Россия

    Федеральные законы

    • Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ
    • Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года №152-ФЗ "О персональных данных"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 12 января 1996 года №10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 19 июня 2000 года №82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 25 июля 2002 года №115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 24 ноября 1995 года №181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации"
    • Закон Российской Федерации от 19 февраля 1993 года №4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах крайнего севера и приравненных к ним местностях"
    • Закон Российской Федерации от 19 апреля 1991 года №1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 27 ноября 2002 года №156-ФЗ "Об объединениях работодателей"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 01 мая 1999 года №92-ФЗ "О Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 11 июля 2011 года №186-ФЗ "О ратификации Соглашения о правовом статусе трудящихся-мигрантов и членов их семей"

    Федеральные законы о внесении изменений в другие нормативные акты

    • Федеральный закон Российской Федерации от 25 июля 2011 г.

      Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2018

      №261-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О персональных данных""

    • Федеральный закон Российской Федерации от 19 июля 2011 г. №248-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с реализацией положений Федерального закона "О техническом регулировании""
    • Федеральный закон Российской Федерации от 18 июля 2011 г. №242-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля"
    • Федеральный закон Российской Федерации от 18 июля 2011 г. №238-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"

    Приказы и другие нормативные акты министерств и ведомств

    Постановления Правительства

    Международные соглашения

    Судебная практика

    Украина

    admin

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *