0

Как воруют бухгалтера

  • Кто входит в «группу риска»?
  • Ограничение полномочий
  • Разработка внутренней отчетности
  • Если вы его поймали…
  • Глава 4

    Как предотвратить воровство со стороны бухгалтера

    Итак, вы уже знаете, какие причины толкают бухгалтера на путь мошенничества, что и где он может украсть, а также как проверить, не злоупотребляет ли он служебным положением. Ответ на этот вопрос приводится в данной главе.

    Кто входит в «группу риска»?

    Чтобы предотвратить возможное мошенничество и злоупотребления со стороны бухгалтера, в первую очередь нужно уяснить для себя: какова вероятность того, что он может на это пойти? И почему один бухгалтер ворует, а другой – прямо «ангел во плоти», и мысли не допускает о том, чтобы пойти на злоупотребление?

    Чаще всего на мошенничество и воровство идут люди определенного типа.

    Кто же в первую очередь входит в «группу риска»?

    – Бухгалтер – азартный человек. Вообще, от таких бухгалтеров желательно держаться подальше: не исключено, что активы вашего предприятия будут постепенно становиться активами какого-нибудь казино или букмекерской конторы.

    – Непунктуальный бухгалтер. Эта профессия подразумевает четкость, конкретность и пунктуальность; бухгалтер, который пренебрежительно относится ко времени, точно так же может относиться и к своей работе. Скорее всего, у такого человека в бухгалтерии будет царить беспорядок, причем даже не столько по причине мошенничества и злоупотреблений (их у такого недотепы может и не быть), а из-за расхлябанности и разгильдяйства.

    – Бухгалтер, который является неуравновешенным человеком. Вспыльчивый, неуравновешенный бухгалтер склонен к совершению необдуманных поступков, легче поддается соблазнительным и сомнительным предложениям. Не исключено, что впоследствии он и сам будет жалеть о содеянном, но ведь вернуть что-то назад обычно очень сложно, а иногда – почти невозможно. Однако такого человека проще вынудить добровольно рассказать о своих прегрешениях.

    – Безответственный бухгалтер. Здесь даже сложно что-то добавить: профессия бухгалтера подразумевает немалую ответственность, причем не только перед своим предприятием, но и перед государством. Поэтому безответственного человека в принципе нельзя принимать на такую должность; а если это все-таки произошло, от такого работника нужно избавляться как можно скорее.

    – Бухгалтер – жадный и алчный человек. Ему всегда всего мало, и он будет воровать независимо от размера получаемой заработной платы.

    – Человек, который страстно мечтает о какой-нибудь крупной, но пока недостижимой покупке: квартира, машина, дача, гараж и т. п. Откладывать деньги с заработной платы – долго и мучительно, а жизнь так коротка! Поэтому нередко такой бухгалтер решает «не терять время попусту», а использовать для достижения заветной мечты любые доступные способы.

    – Бухгалтер с мягким и податливым характером. Такого человека относительно несложно склонить к участию в сомнительной сделке. Кроме этого, податливые люди нередко находятся «под каблуком» у своих половин, и поводом для злоупотребления вполне может стать очередной «запрос» жены.

    – Бухгалтер, который часто меняет места работы (например, за последние пять лет сменил три и более мест работы). С какой стати порядочному бухгалтеру переходить на работу в другую компанию? Не исключено, что причиной является либо его недостаточный профессионализм, либо склонность к мошенничеству и злоупотреблениям (по принципу «хапнул в одном месте – убежал на другое»).

    – Бухгалтер, в жизни которого случилась неприятность, связанная с большими материальными потерями: ограбление квартиры, пожар, автомобильная авария, болезнь близкого человека, требующая дорогостоящего лечения, потеря сбережений и т. д. Желание побыстрее возместить понесенный ущерб или собрать деньги на предстоящие затраты вполне может толкнуть на путь мошенничества даже порядочного человека.

    – Бухгалтер, который недавно обзавелся семьей. Не секрет, что у человека, который покончил с холостяцкой жизнью, серьезно возрастают расходы, причем это относится как к мужчинам (в первую очередь), так и к женщинам. Молодой паре хочется построить или купить жилье, обставить его новой мебелью, приобрести автомобиль, хорошо одеваться. Кстати, если на вашем предприятии главный бухгалтер – молодой муж, а заместитель главного бухгалтера (например, кассир) – его молодая жена, то к этой паре и вообще к работе бухгалтерии следует присматриваться повнимательнее.

    – Человек, у которого недавно родился ребенок. Как известно, рождение ребенка всегда связано с большими расходами (врач в роддоме, коляска, памперсы, кроватка, неработающая мама). Если ваше предприятие производит или реализует товары для новорожденных – можно со стопроцентной уверенностью сказать, что бухгалтер не преминет воспользоваться ситуацией.

    Итак, представители этих категорий людей относятся к «группе риска». А есть ли люди, которые меньше других склонны к мошенничеству, злоупотреблениям и воровству?

    По оценкам независимых специалистов, портрет среднестатистического «надежного» бухгалтера выглядит так.

    Семейный мужчина средних лет (примерно 35–45), с высшим образованием, имеющий работающую жену и детей в возрасте до 14 лет, обеспеченный жильем и прочими необходимыми благами и обладающий ровным и спокойным характером. Солидный и «здравомыслящий» возраст позволяет трезво оценивать ситуацию и своевременно отказываться от нелицеприятных предложений, а также спокойно воздерживаться от иных соблазнов (не секрет, что в 25 лет человек больше склонен к совершению необдуманных поступков, нежели в 35–45). Должному исполнению служебных обязанностей во многом способствует ответственность главы семьи, а также желание сохранить сформированную к этим годам репутацию. Работающая жена – дополнительные средства для семьи, что намного снижает зависимость бухгалтера от «привлекательных возможностей» его должности. Возраст детей – до 14 лет – позволяет пока не думать о предстоящем поступлении в вуз, репетиторах, платной учебе, свадьбе и других событиях, требующих немалых дополнительных трат. В общем, жизнь такого человека спокойная, размеренная, у него сложилась карьера, личная жизнь, он имеет достаток, спокойно растит детей и дорожит своей работой.

    Если ваш бухгалтер принадлежит к категории «группы риска», задумайтесь, стоит ли продолжать работать с этим человеком или лучше избавиться от него под любым благовидным предлогом.

    Конечно, если бухгалтер обладает хотя бы одним из перечисленных качеств (азартный, непунктуальный, неуравновешенный, безответственный, алчный, слишком податливый, имеет склонность к частой перемене мест работы), то, скорее всего, вам лучше от него избавиться.

    Если вы знаете, что ваш бухгалтер страстно мечтает о какой-либо покупке (например, автомобиля или дачи), то рекомендуется подумать: может, имеет смысл помочь человеку в достижении заветной цели? Например, можно оказать безвозмездную материальную помощь или предоставить кредит без процентов на определенный период времени. Тем самым вы не только поможете человеку (что уже само по себе хорошо), но и наверняка заработаете в его глазах дополнительный авторитет и уважение. С высокой долей вероятности можно сказать, что бухгалтер, к желаниям которого на работе относятся с уважением и пониманием, не будет заниматься воровством и мошенничеством, злоупотребляя своим положением. Кстати, все вышесказанное в полной мере относится и к бухгалтеру, который недавно обзавелся семьей: молодой семье вполне можно выдать кредит, пусть даже под небольшие проценты. Такой шаг наверняка заставит человека уважать родное предприятие и поспособствует тому, чтобы он высоко оценил свою работу.

    Если у вашего бухгалтера случилась неприятность или несчастье, то настоятельно рекомендуется оказать ему посильную помощь (причем безвозмездную). Не оставляйте его один на один с бедой: во-первых, предложите сотрудникам предприятия сложиться «кто сколько может», чтобы помочь пострадавшему человеку, во-вторых, выделите материальную помощь от имени предприятия. Наверняка бухгалтер оценит такой жест по достоинству, а мыслей о злоупотреблении либо мошенничестве у него не возникнет.

    Если у бухгалтера родился ребенок, то здесь и раздумывать не стоит: на работе обязательно должны разделить радость сотрудника и подкрепить это материально.

    Ограничение полномочий

    Для предотвращения возможного воровства и иных злоупотреблений со стороны бухгалтера целесообразно использовать такой подход, как ограничение полномочий.

    Не секрет, что на многих отечественных предприятиях главный бухгалтер обладает необоснованно широкими полномочиями, которые иногда лишь немного уступают полномочиям директора. Бухгалтер принимает решения об осуществлении платежей, исключительно самостоятельно определяет порядок использования наличных денежных средств, дает указания другим начальникам отделов, подчиняет себе заведующего складом и т. д. Подобная «вседозволенность» является благоприятной почвой для злоупотреблений служебным положением, чем охотно пользуются недобросовестные бухгалтеры. Поэтому одна из важнейших задач руководителя – грамотно определить полномочия бухгалтера, не предоставляя ему слишком большой свободы действий.

    В первую очередь заслуживает внимания такой важный аспект, как осуществление платежей и распределение имеющихся денежных средств предприятия. В разделе «Кто платит – тот и заказывает музыку» было рассмотрено несколько примеров того, как может извлечь выгоду из этих операций недобросовестный бухгалтер. Поэтому рекомендуется не предоставлять бухгалтеру полную свободу действий при планировании и распределении платежей, а обязать его согласовывать их с ответственным работником компании или директором.

    Например, если планируется перечислить определенную сумму денежных средств поставщику товара, то следует обязать бухгалтера согласовывать такой платеж с начальником отдела поставок – наверняка ему будет виднее, какому поставщику, когда и сколько нужно платить. В этом случае значительная часть ответственности за платеж ляжет на плечи начальника отдела поставок, а бухгалтер будет просто исполнителем – перечислит сумму по указанным реквизитам.

    Если же бухгалтер желает оплатить свое участие в семинаре, то эта операция должна санкционироваться руководителем предприятия. Предоставление кому-либо временной финансовой помощи, перечисление денежных средств на депозитный счет, погашение кредита и другие подобные платежи должны согласовываться либо с начальником финансового отдела, либо с финансовым директором компании, а при отсутствии указанных работников – с ее руководителем. Возврат покупателю лишних перечисленных денежных средств должен санкционировать начальник отдела продаж, а платеж за приобретенные компьютерные комплектующие – системный администратор, технический директор или другой сотрудник, который отвечает за обслуживание и ремонт компьютерного парка на предприятии.

    Без санкции соответствующего должностного лица бухгалтер не должен иметь права проводить ни один платеж (платежи, которые некому санкционировать в силу их специфики, должны утверждаться руководителем предприятия), включая снятие наличных денежных средств в банке.

    Бухгалтер ни в коем случае не должен единолично принимать решения о том, с каким поставщиком целесообразнее заключать договор на поставку товара, или какого подрядчика приглашать для ремонта офиса, или на каких условиях (предоплата, отсрочка платежа на 5 или 15 банковских дней и др.) заключать договор с покупателем. Во всех перечисленных случаях бухгалтеру должно предоставляться только право «совещательного голоса». В первом случае решающее слово должно быть за начальником отдела поставок, во втором – за техническим директором, в третьем – за начальником отдела продаж. Если в компании отсутствует кто-то из вышеупомянутых сотрудников, то решающее слово должно быть за директором предприятия.

    Бухгалтер не должен единолично принимать решение по поводу расходования наличных денежных средств предприятия: столько-то – Иванову на командировку, столько-то – на хозяйственные расходы, а что останется – на выплату заработной платы. В противном случае ему предоставляется слишком много «места для маневров». Бухгалтер, конечно, должен это планировать, но окончательное решение по каждой конкретной сумме должен принимать руководитель предприятия.

    Бухгалтер должен определить основные моменты учетной политики предприятия: порядок оприходования и списания товарно-материальных ценностей, начисление амортизации основных средств и нематериальных активов, учет выручки от реализации товаров (работ, услуг) и др. Однако каждый пункт учетной политики бухгалтер должен понятно и недвусмысленно разъяснить руководителю, после чего тот их утвердит. Не стоит забывать, что именно на этапе построения учетной политики многие недобросовестные бухгалтеры оставляют лазейки для злоупотреблений и мошенничества (особенно это касается списания товарно-материальных ценностей, начисления амортизации основных средств и учета наличных денежных средств).

    Многие руководители считают главного бухгалтера своим первым заместителем на все случаи жизни, причем иногда даже утверждают это документально. Стоит ли говорить, насколько опрометчивым является подобное решение! Получается, что при отлучке директора (например, по причине болезни или командировки) вся деятельность предприятия будет полностью зависеть только от одного человека, который, к тому же, еще и распоряжается деньгами компании. Имея такую неограниченную власть над людьми и деньгами, даже порядочный человек может задуматься о том, что такую ситуацию можно направить на свое личное обогащение.

    Разработка внутренней отчетности

    Чтобы контролировать финансово-экономическое состояние предприятия и оперативно реагировать на возможные вопросы (в том числе связанные с работой бухгалтера), рекомендуется разработать и внедрить в компании систему внутренней отчетности. Характерной особенностью этой системы должно являться то, что у нее будет только один пользователь: руководитель предприятия.

    Ежедневно (в конце рабочего дня) бухгалтер должен предоставлять руководителю информацию об основных финансово-экономических показателях деятельности предприятия. Набор этих показателей может быть разным, в зависимости от специфики конкретной компании. В общем случае к этим показателям относятся: остаток денежных средств на счетах предприятия в банках, остаток наличных в кассе компании (как в национальной денежной единице, так и в валюте), сумма дебиторской и кредиторской задолженностей, остаток товара на складах предприятия, стоимость отгруженных за день товарно-материальных ценностей (работ, услуг), стоимость товаров или услуг, полученных за день, сумма поступивших и израсходованных за день денежных средств (отдельно – безналичных и наличных), сумма основных средств и нематериальных активов по остаточной стоимости. К этим показателям необходимо прикладывать расшифрованную копию банковской выписки (при наличии нескольких счетов должны быть предоставлены расшифрованные копии выписок со всех счетов).

    В большинстве случаев такого набора достаточно для того, чтобы руководитель мог контролировать состояние активов предприятия и «держать руку на пульсе событий», своевременно реагируя на все «резкие движения» со стороны бухгалтера.

    Если вы его поймали…

    Итак, предположим, вам удалось узнать, что в бухгалтерии вашего предприятия далеко не все гладко: имеются серьезные нарушения, которые при глубоком изучении вполне могут оказаться фактами воровства, мошенничества и злоупотреблений. Какие же действия следует предпринять в таком случае?

    Все зависит от того, какими именно фактами вы располагаете. Если, например, вам удалось уличить бухгалтера в многочисленных злоупотреблениях и хищениях, которые нанесли немалый урон компании, то вполне можно обращаться с заявлением в соответствующие органы с просьбой разобраться в ситуации и наказать виновных.

    Перед тем как обратиться с заявлением в правоохранительные органы, рекомендуется предложить бухгалтеру добровольно возместить причиненный ущерб и привести в порядок бухгалтерию. Ведь не исключено, что в процессе проверки откроется то, что вы сами хотели бы утаить. Оптимальный вариант – мирное разрешение конфликта. После того как бухгалтер сообщил вам, что он привел бухгалтерию в порядок, следует провести аудиторскую проверку, выполнить рекомендации аудиторов и незамедлительно уволить бухгалтера.

    Однако следует учесть, что правильно оценить ущерб, причиненный предприятию бухгалтером, удается далеко не всегда. Поэтому для этих целей рекомендуется привлечь независимых аудиторов (разумеется, ни в коем случае не тех, которых порекомендует ваш провинившийся бухгалтер).

    Если факты мошенничества не подтвердились и обнаруженные в бухгалтерии недостатки являются лишь следствием непрофессионализма бухгалтера, то, разумеется, обращаться в правоохранительные органы не нужно. Однако не стоит забывать, что при проведении налоговой проверки эти нарушения повлекут за собой финансовые санкции. Поэтому в данном случае оптимальным видится такой порядок действий: сначала нужно провести аудиторскую проверку, чтобы четко представлять себе масштабы нарушений и их возможных последствий. После того как ситуация прояснится, следует предложить бухгалтеру добровольно погасить ущерб.

    Если бухгалтер согласен добровольно возместить ущерб, то можно даже подумать над тем, увольнять его или нет: судя по всему, человек он честный, а бухгалтера, который не ошибается (особенно если учесть несовершенство отечественного законодательства), найти сложно. Возможно, пусть он сделает выводы из своих ошибок и работает дальше? Но если человек в принципе не годится для работы бухгалтером (путается в элементарных вещах, не может рассчитать заработную плату сотрудников и т. д.), то от него придется избавиться.

    Если же бухгалтер отказывается добровольно возместить причиненный ущерб, то, видимо, вам придется его просто уволить.

    Кто входит в «группу риска»?

    Привлечь такого работника к ответственности вы можете только с помощью компетентных органов, но следует ли с этим связываться? Зачем вам лишние расспросы, проверки, которые, возможно, выявят много лишнего? Все, что вы можете сделать, если бухгалтер не желает возмещать ущерб, – максимально осложнить ему дальнейшую жизнь.

    Во-первых, нужно издать приказ об объявлении бухгалтеру взыскания (выговора, строгого выговора) и сделать соответствующую запись в его трудовой книжке. Во-вторых, за серьезные недостатки в работе этим же приказом можно перевести его на нижестоящую должность (например, с должности главного бухгалтера – на должность помощника экономиста или специалиста по учету топлива), что также зафиксировать в трудовой книжке. В-третьих, следует уволить бухгалтера не по собственному желанию, а за несоответствие занимаемой должности. В-четвертых, нужно разослать информацию о том, какой он «хороший» работник, в максимальное количество кадровых агентств. В-пятых, когда для получения рекомендаций вам будут звонить потенциальные работодатели вашего бухгалтера, вы можете сказать им все, что посчитаете нужным.

    Все это постарайтесь максимально доступно изложить своему несговорчивому бухгалтеру. Если он и на этот раз будет отказываться от возмещения ущерба – действуйте по плану.

    Подождите, идет загрузка документа…

    ОБ УНИЧТОЖЕНИИ РАСЧЕТНЫХ ЧЕКОВЫХ КНИЖЕК ПИСЬМО ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РФ 3 июля 2001 г.

    «Ольга, вы сдаете все секреты»: схемы главных бухгалтеров-мошенников

    N 80-Т (Д) В связи с вступлением в силу Указания Банка России от 23 октября 2000 года N 853-У "Об утративших силу нормативных актах, регулирующих кассовое исполнение бюджетов", признавшего Инструкцию Госбанка СССР от 26.11.84 N 27 "По кассовому исполнению Государственного бюджета СССР" не действующей на территории Российской Федерации, расчетные чеки, используемые органами федерального казначейства, налоговыми и финансовыми органами субъектов Российской Федерации и местного самоуправления (далее по тексту — клиентами) для возврата налогоплательщику излишне уплаченных или взысканных налогов и других обязательных платежей со счетов по учету доходов федерального бюджета, налогов и сборов, распределяемых органами федерального казначейства, по учету средств бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов, не применяются на территории Российской Федерации. Кредитным организациям (филиалам) рекомендуется произвести уничтожение имеющихся у них в наличии расчетных чековых книжек. Для уничтожения расчетных чековых книжек руководитель кредитной организации (филиала) может создать специальную комиссию в составе должностных лиц организаций, ответственных за сохранность ценностей. Расчетные чековые книжки проверяются членами комиссии полистно. Акт об уничтожении расчетных чековых книжек составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем кредитной организации (филиала). В акте указываются наименование бланков, их серии и номера, количество уничтоженных бланков. Уничтожение производится путем сжигания или измельчения с применением специально предназначенной для этого техники, исключающей возможность восстановления первоначального вида документа. Уничтожение расчетных чековых книжек фиксируется в акте членами комиссии и работниками, присутствовавшими при уничтожении или произведшими его. Один экземпляр акта в течение семи рабочих дней, следующих за датой его утверждения, направляется в территориальное учреждение Банка России, второй — остается в кредитной организации (филиале) и хранится в течение 5 лет в кассовых или бухгалтерских (мемориальных) документах дня при мемориальном ордере на списание с внебалансового счета N 91207 "Бланки строгой отчетности". Кредитные организации (филиалы) гасят возвращаемые клиентами неиспользованные расчетные чеки, в том числе и после срока уничтожения, рекомендуемого настоящим письмом, в порядке, указанном в пункте 1.8.8 части III "Организация работы по ведению бухгалтерского учета" Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, от 18.06.97 N 61 (с изменениями и дополнениями). Уничтожение расчетных чековых книжек кредитными организациями (филиалами) рекомендуется произвести до 1 августа 2001 года. Доведите до сведения кредитных организаций. Председатель Центрального банка Российской Федерации В.В. ГЕРАЩЕНКО 3 июля 2001 г. N 80-Т

    Уверены, что ваш бухгалтер не ворует?

    Каждый бухгалтер считает себя честным или таковым себя позиционирует. Но любой специалист в данной области иногда нарушает законодательство, намеренно или не специально.

    Каждый бухгалтер считает себя честным или таковым себя позиционирует. Но любой специалист в данной области иногда нарушает законодательство, намеренно или не специально. Небольшой штраф налоговой инспекции покажется сущим пустяком по сравнению с огромной суммой, которую главный бухгалтер может украсть умышленно. Именно главный, а не рядовой бухгалтер обычно совершает махинации, так как он имеет право подписи на платёжных документах, и у него находится печать. Довольно часто обманывают наёмные бухгалтера частных предпринимателей, ведь бизнесмены не очень разбираются в тонкостях финансово-экономических операций и сами выдают все карты в руки. Бывает так, что главный бухгалтер находится в сговоре с директором, если никто из них не является собственником предприятия.

    Какие обманы наиболее частые и как от них защититься?

    Заработные платы и премии

    Заработные платы и премии не так сложно сфальсифицировать, как кажется. Вроде бы есть штатное расписание, согласно которому устанавливается оклад и доплаты каждому работнику. Но всегда можно написать приказ о дополнительном поощрении, премии. Его может подделать даже сам бухгалтер, имея печать, или в сговоре с руководителем. Налоговая инспекция вряд ли сможет что-то доказать, тем более, если предприятие частное. Им важно только, чтобы налоги были уплачены. Подчинённые тоже не смогут проверить начальство. Владелец должен тщательно проверять расходы на оплату труда, чтобы не обманули таким путём.

    Перевод денежных средств предприятия на личную карту

    Бухгалтер может самым наглым образом перевести деньги предприятия на личную карту. Иногда делают перевод на чужую карту или через нескольких подставных лиц, чтобы отвести от себя подозрение и запутать следы. Правда, такую кражу довольно быстро выявляют, потому бухгалтера стараются наворовать крупную сумму за короткий период времени и скрыться. Чтобы не быть обманутым, не нужно подписывать чистые бланки, а бухгалтер может просить это сделать по разным поводам. Например, нужно быстро сдать какой-то отчёт или прочие жизненно важные дела, от которых зависит успех предприятия. Потом на чистом листе с подписью бухгалтер может напечатать платежку с любыми реквизитами и отнести её в банк. Обратите внимание, на сайте http://lev-cons.ru/ оказывают бухгалтерские услуги.

    Откаты

    Откаты – это один из любимых видов деятельности бухгалтерии, и ими грешат почти везде. Просто где-то это небольшие деньги, их собирают на дополнительные нужды или праздники, а на других предприятиях откаты производят должностные лица в миллионных суммах. Зачастую такие откаты делают по прямому указанию руководства или даже собственника. Бухгалтер компании может быть даже напрямую не заинтересован в получении денег, но он выполняет приказ свыше, а потом получает ответственность вместе со всеми.

    Откаты могут быть на чём угодно, например, на строительных материалах, таким образом, украсть можно даже у государства, в особо крупных размерах. Заказываются строительные работы, вроде бы все по тендеру, но в итоге, должностным лицам возвращается часть официально уплаченной суммы, по предварительной договорённости. Самый простой и примитивный пример отката можно привести здесь: бухгалтер купит у частника 2 пачки бумаги, а доставят на предприятие одну, за вторую пачку ему деньги вернут в карман. То же самое касается любых товаров и услуг.

    Штрафы и неустойки

    Штрафы и неустойки бухгалтер может получить не только из-за своей некомпетентности или неграмотности, но и просто из-за наплевательского отношения к работе. Когда работника никто не контролирует, ещё и платят не очень много, то он может соответствующе подходить к выполнению должностных обязанностей. Огромную сумму штрафа можно узнать даже по прошествии 3–5 лет.

    Если бухгалтер ворует что делать

    Предприятие признают банкротом, из-за одного нерадивого сотрудника, на которого даже и подумать никто не мог, что он такой неумный. Бывает так, что виноватый бухгалтер давно уволился и к нему даже придраться трудно, а тем более выписать штраф или сделать выговор.

    Финансовая отчётность

    Многие показатели деятельности компании можно проверить по финансовой отчётности. Стоит чаще смотреть оборотно-сальдовые ведомости, особенно по расчётам с поставщиками, также, ведомости заработной платы, отчёты о расходах, чеки и квитанции, кассовую книгу, налоговые декларации. Даже если начальник или собственник ничего не понимает в бухгалтерии, он должен создать видимость того, что во всём разбирается.

    Во всем цивилизованном мире уже давно привыкли, что бухгалтерию ведет специальный человек. Для развитых стран наличие личного бухгалтера такое же обычное явлением, как семейный доктор или юрист. О том, как правильно вести учет домашних финансов, в колонке нашего эксперта Александра Пятинского, к. э. н., главного бухгалтера ГК «ЛАНИТ Образование».

    Финансовые заблуждения

    В период мирового экономического кризиса ключевым является упор не на то, где найти новые источники дохода, и как увеличить оклад. Основные вопросы, с которыми приходится сталкиваться личному бухгалтеру — это как больше сохранить, как реструктуризировать расходы, как меньше потерять, и как накопить.

    По традиции рассмотрим ключевые заблуждения, связанные с личной бухгалтерией.

    1. «Детализация по личной бухгалтерии должна быть точной до копейки».

    Все мы привыкли к тому, что бухучет — точная наука, в которой каждая потерянная копейка ведет к перекосу баланса. Личная бухгалтерия — это исключение. Не нужно гнаться за каждой копейкой и пытаться их все учесть в семейном бюджете.

    Неналоговые преступления бухгалтеров

    Это стереотип, что забытая копейка пустит «коту под хвост» все усилия, и все пойдет наперекосяк. Основная задача личной бухгалтерии — контроль и анализ денежных потоков. Куда больше пользы от нескольких структурированных документов, чем от стопки странных и непонятных чеков. Главное условие, чтобы доля таких копеек не превышала десятую часть бюджета.

    2. «Личная бухгалтерия — это сложно, нужно специально учиться».

    Это отговорка. При желании любой может почувствовать себя бухгалтером, контролируя свои деньги. По одной из версий, бухучет зародился еще до появления математики. Давным-давно пастухи брали мешочек и, выпуская в поле овечек, клали камушек в мешочек. Одна овечка — один камушек. Вечером, когда овечки приходили домой, пастухи вытаскивали камни из мешочка. Оставшиеся в мешочке камушки свидетельствовали о заблудившихся овечках, которых нужно искать. Примитивно, но вышеописанная история наглядно иллюстрирует личную бухгалтерию. В роли овечек выступают наши друзья и знакомые, которые берут в долг камушки (в виде денег, вещей, доверия и терпения).

    3. «Личная бухгалтерия — пустая трата денег и времени».

    Попробуйте хотя бы один месяц уделить личной бухгалтерии. Результат не заставит долго ждать. Вы сможете увидеть «дыры» в личном бюджете, которые до этого на глаза не попадались. Но главное — благодаря личной бухгалтерии будет возможность найти простые способы для «заплаток».

    Домашний бухгалтер

    Если вы решили упорядочить личные финансы, нужно понять, кто будет этим заниматься. Самый лучший и верный способ — собственный путь проб и ошибок. К тому же этот вариант более бюджетный, он хорошо подойдет при достаточно небольших финансовых потоках и примитивных операциях. Тут вам и личный рост, и новые навыки, и бесценный опыт. Второй способ — нанять личного бухгалтера, который станет правой рукой и верным помощником.

    Наемный клерк выполняет широкий набор функций:

    — помимо прямых бухгалтерских обязанностей (отслеживание доходов, расходов и составление отчетов) исполняет роль финансового советника;

    — следит за сроками уплаты личных налогов (имущественный, транспортный);

    — осуществляет подготовку декларации на возмещение средств по НДФЛ;

    — подсказывает юридические последствия по игнорированию дорожных штрафов, требований налоговиков и других фискалов;

    — помогает выбрать более привлекательные варианты кредитования, открытия расчетных счетов;

    — предлагает варианты накопления собственных средств и их капитализации, в том числе пенсионных сбережений;

    — планирует денежные потоки на предстоящий период;

    — проводит экономический анализ по текущим платежам, определяя динамику роста сомнительных расходов и т. д.

    Сами с усами

    Вернемся к первому варианту и попробуем разобраться, с чего нужно начать, и как действовать тому, кто не имеет экономического или бухгалтерского образования.

    Выполните 4 простых шага, и тогда вы сможет взять под контроль свою финансовую жизнь.

    1. Выберите способ ведения учета. Можно взять амбарную тетрадь, moleskine, либо установить на свой гаджет понравившееся приложение (это отдельная тема), использовать личный кабинет вашего банка или создать файл в Excel (с возможностью облачного доступа к нему). Самое главное, чтобы под рукой всегда был инструмент для ведения учета.

    2. Начните ведение учета с того, что разбейте свои расходы на несколько ключевых групп (с доходами все значительно проще). Например:

    — питание,

    — ежемесячные платежи (коммуналка, интернет, телефон, кредит и т. д.),

    — услуги (транспорт, парикмахерская, обучение, лечение и т. д.),

    — материальные ценности (одежда, техника, мебель и т. д.),

    — отдых (кафе, театры, развлечения и т. д.)

    — прочее (все, что не подходит под перечисленные выше группы).

    Дальнейшее ведение учета позволит определить, какие из этих групп нужно детализировать, а какие, наоборот, сгруппировать. Если статья затрат занимает более 10% бюджета, ее нужно обязательно детализировать. Однако не стоит увлекаться сплошным фиксированием всех расходов, достаточно определить направление этих расходов — необходимое или то, без чего можно обойтись.

    Систематизация должна обязательно проводиться с разбивкой по месяцам и сравнением затрат с предыдущими месяцами. Так, можно обнаружить интересные тенденции, связанные с временем года и структурой расходов. Как правило, летом затраты на питание имеют тенденцию к сокращению.

    3. В самом конце месяца (либо в первых числах нового месяца) проведите небольшой анализ. Из итоговой суммы поступлений за месяц, вычитается сумма расходов. Разница между этими значениями и есть та сумма, которую можно безболезненно откладывать на депозит. Либо определить дефицит в личном бюджете и понять на какую сумму нужно сократить расходы (или увеличить доходы).

    4. Далее, приучив себя к примитивному ведению учета можно усложнять задачи. Например, если занести в таблицу перечень своего имущества, сгруппировав все обязательства, получится настоящий бухгалтерский баланс. С помощью баланса можно будет увидеть, удается ли вам увеличить личное имущество, или же инфляционные и кризисные процессы съедают сбережения. А потом можно переходить к тем функциям, которые выполняет личный бухгалтер, и начать осваивать новые горизонты.

    И последнее, овечки обитают почти на всех континентах…

    admin

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *