0

Название папок в бухгалтерии

Проверка  документа            Утверждение 
документа
Обработка документа  Передача  в архив  
Ответственный 
за проверку
Порядок    
представления
Срок      
представления
Исполнитель Срок    
исполнения
Исполнитель Срок    
исполнения
8      9      10      11     12     13    14     15   

Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере  их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы. Целесообразно вручать выписку из графика документооборота под расписку получателя.

Для страховой организации необходимо прежде всего упорядочить документооборот  между подразделениями, занимающимися  продажами страховых полисов  и бухгалтерией. Отделам продаж как  структурным подразделениям страховой  организации устанавливаются конкретные даты предоставления уведомлений о заключенных договорах страхования. При наличии развитой агентской сети продаж должен быть определен порядок приема-передачи оригиналов первичных учетных документов от обособленных подразделений организации. При централизованном учете прием-передача оригиналов первичных учетных документов от подразделений, не выделенных на отдельный баланс, может производиться на основании реестров передачи документов, в которых обязательно указываются:

— наименование обособленного подразделения;

— период, за который передаются  документы;

— перечень передаваемых первичных  учетных документов с указанием  их наименований, дат оформления, натуральной и стоимостной оценки, с подписями оформивших их  лиц;

— расписки ответственных должностных лиц головной организации и обособленного подразделения о приеме-сдаче документов.

В графике документооборота по каждому  обособленному подразделению, агенту указываются даты сдачи отчетов  по заключенным договорам страхования. В зависимости от вида страхования агенту могут быть установлены следующие сроки: не реже одного раза в месяц; каждые две недели; не позднее трех дней после отчетного периода (обычно месяца); конкретная дата.

Контроль  за соблюдением порядка документооборота осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Внутренними документами организации (Положением о премировании, материальном поощрении, приказом руководителя) можно предусмотреть меры ответственности за несоблюдение порядка документооборота.

Организации при систематизации и хранении бухгалтерских  документов должны учитывать требования Закона о бухгалтерском учете и правила организации архивного дела.

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами  архивов организации, одобренными  Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Организация вправе разработать  общую номенклатуру дел по всей организации и номенклатуру дел структурных подразделений.

Бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию главного бухгалтера, поскольку он отвечает за ведение учета в организации.

Номенклатура  дел бухгалтерии составляется исходя из состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, и должна содержать индексы каждого  дела; количество дел (папок); сроки хранения для каждого дела; примечание.

Например, в качестве формы одного из дел  бухгалтерской службы может быть применена следующая.

 Наименование  организации:                                Бухгалтерия    Структурное подразделение:                             Номенклатура дел (выписка)     "__" ___________ 200_ г. N __    ___________________    (место составления)    На 200_ г.

Индекс 
дела
Заголовок дела Количество  
единиц    
хранения 
Срок хранения  
(номер статьи  
по перечню    
типовых     
управленческих 
документов) <*>
Примечание
Бухгалтерия                   
06-05 Бухгалтерские    
балансы и отчеты 
годовые        
1     Постоянно       
(N 135 "б")   

 Главный бухгалтер                   _____________    "__" ________ г. (ФИО)     Согласовано (при наличии экспертной комиссии бухгалтерии)    Протокол экспертной комиссии бухгалтерии от "__" _____ г. N __     Руководитель архивной службы        _____________                                            (ФИО)     "__" ____________ г.

Индекс  дела состоит из установленного в  организации цифрового обозначения  бухгалтерии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел  в пределах бухгалтерии. Порядок  расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел, заведенных по бухгалтерскому учету, вносятся в номенклатуру дел по порядковому номеру шифра счета, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета. При определении последовательности наименований папок бухгалтерских документов можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образуемых в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Решением Росархива от 6 октября 2000 г.)

По  окончании календарного года бухгалтер указывает общее количество дел (папок), в которых систематизированы определенные учетные документы. Срок хранения дела устанавливается в соответствии с правилами организации архивного дела, но не может быть менее пяти лет. Это требование распространяется на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета.

В разделе "Примечание" проставляются  отметки о заведении дел, о  переходящих делах, о выделении  дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для  продолжения и др.

Каждый  бухгалтер, отвечающий за свой раздел учета, должен обеспечить формирование папок документов (дел) в соответствии с утвержденной номенклатурой бухгалтерских документов. Комплектацию документов следует проводить в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Бухгалтерские документы текущего года должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения  о документах и документообороте в бухгалтерском учете).

Сохранность учетных документов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете). В то же время ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ).

Организации создают архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях  хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Папки с документами, передаваемыми в архив, рекомендуется оформлять и хранить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организации.

Хранению  подлежат подлинники документов. В  случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. В случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности составляется акт, который подписывается главным бухгалтером.

Организации применяют указанные в Перечне  сроки хранения документов по-разному: временные сроки хранения применяются  всеми организациями, постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы  которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры.

У кого какие оригинальные названия папок?

Если документы не являются источниками комплектования архивов, то организации могут применять постоянный срок хранения.

Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня типовых управленческих документов). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается  экспертная комиссия, в компетенцию  которой входит определение сроков хранения, отбор документов на хранение и передача в архив, уничтожение.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета) и временное хранение, описываются, а документы, срок хранения которых  истек, следует уничтожать. Порядок  уничтожения документов организации  предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций.

              Глава 2: Основные этапы документооборота.

                2.1. Составление и оформление документов.

Чтобы документы  могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использованиебланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм). Размер полей бланка не менее мм: 20 – левое; 10 – правое; 20 – верхнее; 10 – нижнее. Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на 
пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.
Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, 
т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись. Отсюда вытекает общее правило составления документов. Для правильного составления документа необходимо:


Вернуться назад

31 июля 2015

Какие бывают виды офисных папок

Разнообразие канцелярских принадлежностей настолько велико, что для удобства покупателей была создана классификация большинства товаров. Папки, используемые для документов, бывают различного вида и использования. К примеру, папка с файлами чаще всего используется в офисе для удобства сортировки бумаг и документов. Безусловно, такие принадлежности должны быть стильными и удобными.

Виды файлохранителей:

  • папка уголок
  • скоросшиватель
  • скоросшиватель с боковым зажимом
  • папка регистратор
  • с кольцами
  • папка бокс

Более подробно со всеми разновидностями можно ознакомиться на сайте канцелярских товаров www.kanctovary.ru.

Сама папка может быть сделана из пластика или картона. Сверху она может быть покрыта кожей, кожзаменителем, тканевыми материалами, а может быть без какого-либо покрытия. Самый простой вид канцелярских папок – папка-уголок. Она используется для первичного хранения документации и сберегает бумаги от пыли.

Скоросшиватели делаются из картона или пластиковых материалов. Листы закрепляются с помощью пружин или пластин из металла. Боковой зажим, так называемый зажим-клип, предотвращает порчу бумаги перфорацией. Некоторые виды папок сделаны с прозрачной верхней стороной, что делает возможным увидеть содержимое без открытия. Еще один способ закрепления листов – вращающийся зажим.

Для хранения большого количества бумаг (около 500 листов) используются папки-регистраторы.  Они представляют собой канцелярские изделия из прочного или пластика с различными цветными принтами. Хранящиеся документы скрепляются скобами-кольцами, а бумаги предварительно пробиваются дыроколами. Для удобства может использоваться папка с файлами, в которой листы расположены горизонтально.

Папки на кольцах различаются диаметром и формой кольца. Диаметр указывает на вместимость. Кольца бывают O- и D-образные.  Папка с круглым кольцом вмещает меньшее количество документов.

Организация архива бухгалтерии

В механизме может быть от 2 до 4 колец. Большее количество колец предпочтительнее при сильной загрузке бумагами. Папки-боксы предназначены для архивного хранения документации. Для удобной систематизации боксы можно пронумеровать.

Изготовители могут снабдить изделия застежками, специальными держателями для ручек, карманами и клапанами, а также держателями для файлов и ленточками-закладками.

 

Добавить отзыв

Вернуться назад

Делопроизводство бухгалтерии. Порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности.

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, позволяющие использовать содержащуюся в них информацию наиболее эффективно при принятии решений. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком, называемым документооборотом.

Документооборот – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на предприятии и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров, самих работников бухгалтерии), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности.

После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации.

Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела – папки.

При формировании вложений в дело необходимо соблюдать следующие требования:
1. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в разные папки.
2. В дело группируются документы одного периода, месяца, квартала, года, кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года).
3. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ – ответ помещается за запросом.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения.

Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск.

название папки к названию файла — как?

Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов.

Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название «номенклатуры дел».

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.

Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов государственной архивной службы, а также вышестоящего органа.

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена.
Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ) — канцелярию, секретариат и др.
Существуют определенные требования к оформлению номенклатуры дел организации.

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

1) индекс дела — обозначается арабскими цифрами и состоит, как правило, из двух элементов: номера раздела номенклатуры дел (номера структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах раздела (структурного подразделения). Цифры индекса разделяются дефисом. В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки;

2) заголовок дела — должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным;

3) количество дел — данная графа заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), сформированных в течение года;

4) срок хранения дела и номер статьи по перечню — проставляется срок хранения дела в соответствии с перечнем. В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения.

5) Примечание — служит для различных отметок: о передаче дела, утрате, включении дела в акт на уничтожение и т.п.

Рассмотрим пример составления номенклатуры дел бухгалтерии:

06-01 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности»

06-02 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» (это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например в канцелярии)

06-03 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»

06-04 «Положение об отделе. Копия»

06-05 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»

06-06 «Штатные расписания предприятия»

06-07 «Финансовый план предприятия»

06-08 «План кредитования предприятия и документы к нему (заключения, расчеты, справки)»

06-09 «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности и объяснительная записка к нему»

06-10 «Отчеты за квартал и месяц о финансово-хозяйственной деятельности предприятия»

06-11 «Статистические отчеты по труду, финансам и др.»)

Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, актами (с 06-23 по 06-26), а также дела под обобщающим заголовком «документы» (с 06-27 по 06-29), при этом в соответствии с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов (например, в заголовке дела 06-27 «Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей» конкретизировано, что в него включаются протоколы, описи, акты и другие документы, относящиеся к данному вопросу). В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (06-34 «Журнал регистрации доверенностей», 06-35 «Журнал регистрации платежных поручений»). В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов. Под номерами 06-37 и 06-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел бухгалтерии. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации.

При хранении бухгалтерских документов необходимо руководствоваться нормами Закона Республики Беларусь от 06.10.1993 № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Организация документооборота в бухгалтерии

Во многих организациях ведение делопроизводства осуществляется в тесной связи с бухгалтерией, поскольку она работает с первичными документами, являясь пользователем приказов, распоряжений и других документов, определяющих действия организации.

Автор предлагаемой Вам статьи считает целесообразным для четкой организации делопроизводства разделить его на участки, так как вряд ли найдется область деятельности организации, которую не надо отражать в учете.

Первичные документы

Согласно п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаются организацией, должны содержать обязательные реквизиты.

Госкомстат России разрабатывает формы унифицированных первичных документов. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

График документооборота

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами.

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

Номенклатура дел

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку — дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Порядок хранения и уничтожения первичных документов и учетных регистров

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Росархив 06.10.2000 утвердил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Эти сроки распространяются на все организации независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные или муниципальные архивы или же нет (п.2.4 Указаний по применению Перечня).

Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой, созданная в организации. Она же определяет и порядок уничтожения документов. В состав комиссии входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а также представители архивного учреждения.

Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают документы без согласования с архивными организациями.

Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом.

Оформление типичных ситуаций с помощью унифицированных форм первичных документов

Рассмотрим типичные ситуации и виды унифицированных первичных документов при их оформлении.

Госкомстат России выпустил типовые унифицированные формы первичных документов.

Организация может создавать новые образцы. При этом в них следует внести все необходимые реквизиты и утвердить приказом.

Учет труда и его оплаты (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26).

В организации должно быть штатное расписание (ф. Т-3). В соответствии со штатным расписанием или изменением к нему осуществляется прием на работу.

Прием на работу. При оформлении работника издается приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1 или Т-1а). На основании приказа заполняется личная карточка (ф. Т-2 или Т-2 ГС).

Для учета работника, правильного исчисления налога на доходы физических лиц с заработной платы и представления сведений о начисленной ему заработной плате в Пенсионный фонд и налоговые органы необходимо иметь:

  • паспортные данные, адрес местожительства с указанием почтового индекса;
  • заявление об уменьшении дохода на сумму расходов на детей и иждивенцев с приложением документов, подтверждающих данную льготу;
  • присвоенный ИНН;
  • персонифицированный номер в Пенсионном фонде.

Перевод на другую работу, направление в командировку, поощрение, предоставление отпуска, увольнение. В случае перевода работника на другую работу внутри организации издается приказ (распоряжение) по ф. Т-5 или Т-5а.

Если работник направляется в командировку, то издается приказ (распоряжение) по ф. Т-9 или Т-9а. Ему выдается командировочное удостоверение по ф. Т-10 и оформляется по ф. Т-10а служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

В случае поощрения работника издается приказ по ф. Т-11 или Т-11а.

Для предоставления отпуска оформляется график отпусков и издается приказ (распоряжение) по ф. Т-6 или Т-6а.

Если работник увольняется, то издается приказ (распоряжение) по ф. Т-8 или Т-8а.

Учет использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26).

Для учета загруженности рекомендуется применять табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (ф. Т-12 или Т-13).

При расчете заработной платы используются расчетная ведомость (ф. Т-51), расчетно — платежная ведомость (ф. Т-49), платежная ведомость (ф. Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (ф. Т-53а).

Для учета начисленного вознаграждения на каждого сотрудника заводится лицевой счет (ф. Т-54, Т-54а).

При предоставлении отпуска составляется "Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику" (ф. Т-60).

При увольнении составляется "Записка — расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником" (ф. Т-60).

При выполнении работ по трудовому договору заполняется "Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы" (ф. Т-73).

Учет основных средств и нематериальных активов (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

Приемка и списание основных средств осуществляются по следующим унифицированным формам:

акт (накладная) приемки — передачи основных средств (ф. ОС-1);

акт приемки — сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (ф. ОС-3);

акт на списание основных средств (ф. ОС-4а);

акт на списание автотранспортных средств (ф. ОС-4);

инвентарная карточка учета основных средств (ф. ОС-6);

акт о приемке оборудования (ф. ОС-14);

акт приемки — передачи оборудования в монтаж (ф. ОС-15);

акт о выявленных дефектах оборудования (ф. ОС-16).

Для учета нематериальных активов используется "Карточка учета нематериальных активов" (ф. НМА-1).

Учет материалов (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

В зависимости от рода операции по учету, движению или выбытию материалов оформляются следующие унифицированные формы:

доверенность (ф. М-2 или М-2а);

приходный ордер (ф. М-4);

акт о приемке материалов (ф. М-7);

лимитно — заборная карта (ф. М-8);

требование — накладная (ф. М-11);

накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-15);

карточка учета материалов (ф. М-17);

акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. М-35).

Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно — строительных работ (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100).

Выполненные работы оформляются актом о приемке выполненных работ (ф. КС-2) и справкой о стоимости выполненных работ и затрат (ф. КС-3), в журнале учета выполненных работ (ф. КС-6а).

В зависимости от объекта строительства и вида выполненных работ оформляются:

акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (ф. КС-8);

акт о разборке временных (нетитульных) сооружений (ф. КС-9);

акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений (ф. КС-10);

акт о приостановлении строительства (ф. КС-17);

акт о приостановлении проектно — изыскательских работ по неосуществленному строительству (ф. КС-18).

Учет кассовых операций (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (с изменениями от 03.05.2000 N 36)).

Ведение кассовых операций определено Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (с изменениями от 26.02.1996). Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. КО-1) и расходными кассовыми ордерами (ф. КО-2).

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3).

В организации ведется кассовая книга (ф. КО-4).

В случае наличия в штате кассира передача ему денежных средств оформляется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5).

Учет результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (с изменениями от 03.05.2000 N 36)).

При проведении инвентаризации необходимо пользоваться следующими унифицированными формами первичных документов:

инвентаризационная опись основных средств (ф. ИНВ-1);

инвентаризационная опись нематериальных активов (ф. ИНВ-1а);

инвентаризационный ярлык (ф. ИНВ-2);

инвентаризационная опись товарно — материальных ценностей (ф. ИНВ-3);

акт инвентаризации товарно — материальных ценностей отгруженных (ф. ИНВ-4);

инвентаризационная опись товарно — материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. ИНВ-5);

акт инвентаризации товарно — материальных ценностей, находящихся в пути (ф.

Справочник номенклатура 1с 8.2

ИНВ-6);

акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. ИНВ-8) инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а);

акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (ф. ИНВ-9);

акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. ИНВ-10);

акт инвентаризации расходов будущих периодов (ф. ИНВ-11);

акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. ИНВ-15);

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. ИНВ-16);

акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. ИНВ-17);

приложение к ф. ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. ИНВ-18);

сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно — материальных ценностей (ф. ИНВ-19);

приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-22);

журнал учета и контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-15);

акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (ф. ИНВ-24);

журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (ф. ИНВ-25);

ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. ИНВ-26). Новая форма введена Постановлением Правительства РФ от 27.03.2000 N 26.

Т.И.Потемкина

Ведущий специалист

ООО "Юридическая фирма

"ИнСпэйс Консалтинг"

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *