0

Обязательные реквизиты документов

Дата составления первичного документа

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Таким образом, нормативные документы по бухгалтерскому учету предусматривают составление первичного документа именно в момент совершения операции. А выражение "или сразу после ее окончания" можно трактовать и так, что первичный учетный документ можно составить и позднее. Однако в этом случае следует учитывать допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

В п. 3.11 Постановления Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст "По поводу принятия и введении в действие государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что датой документа является: дата его подписания (для распорядительных документов, писем); дата события, зафиксированного в документе (для протоколов, актов); дата его утверждения (для планов, инструкций, положений, отчетов). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Таким образом, поскольку события (выполнение работ, оказание услуг) совершены в данном отчетном периоде, то и первичный документ должен быть датирован именно в этом отчетном периоде.

Это относится к выполнению работ из давальческого сырья, оказанию транспортных услуг, строительно-монтажных, строительных работ др.

Что касается заполнения унифицированные формы при поступлении объектов основных средств, то Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 в рекомендациях по заполнению формы N ОС-1 указано, что оформлять объекты, не требующие монтажа, нужно в момент их приобретения. Другими словами, указанная в товарной накладной при приобретении объектов основных средств, должна соответствовать дате ввода в эксплуатацию этих объектов.

Однако ни ГК РФ, ни НК РФ не требуют наличия акта приемки услуг в качестве обязательного документа, подтверждающего выполнение поручения посредником. В ходе исполнения посреднического договора посредник обязан представлять комитенту, принципалу, доверителю отчеты в порядке и в сроки, предусмотренные договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются посредником по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора. Если договором не предусмотрено иное, то к отчету посредника должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных посредником за счет комитента, принципала, доверителя.

Налоговые органы требуют, чтобы к отчету посредника в обязательном порядке были приложены документы, подтверждающие его расходы, т.е. оправдательные документы — все копии первичных документов, относящихся к проводимым в рамках таких сделок операциям. Эти оправдательные документы и будут первичными для отражения операций в бухгалтерском учете комитента, принципала, доверителя. Отчета посредника недостаточно (см. Письмо Управления МНС России по г. Москве от 11.04.2003 N 24-11/19980). Вопрос о документировании посреднических операций для подтверждения права комитента на признание расходов разъясняется также Письмом Управления ФНС России по Москве от 08.12.2004 N 24-11/79072.

Таким образом, отчет посредника не может служить первичным учетным документом для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете доверителя. Он является неким сводным документом, составленным на основании первичных учетных документов. Если к отчету не приложены первичные документы (их копии), то он может быть не признан доказательством исполнения посреднического договора (см. п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 N 85 "Обзор практики разрешения споров по договору комиссии"). Соответственно в договоре следует предусмотреть представление копий заключенных договоров с исполнителями и их первичных документов (счетов, счетов-фактур, платежных документов и пр.).

Унифицированной или типовой формы отчета агента нет. Она может быть разработана сторонами договора и утверждена в качестве приложения к нему во избежание разногласий с учетом обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в п. 9 Закона N 129-ФЗ. Отчет агента может содержать следующие реквизиты: название документа; дату составления документа; название фирмы-агента; содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т.п.); измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами; сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить; сумму комиссионного вознаграждения; наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Отметим, что законом не установлен срок представления отчета агента (комиссионера, поверенного). Единственное упоминание о том, что такой отчет должен быть представлен "в течение трех дней с момента окончания отчетного периода", содержится в ст. 316 НК РФ, и то это касается лишь случая реализации имущества посредником.

По нашему мнению, отчет необходимо составлять не позднее последней даты отчетного месяца. Счет-фактура должен составляться не позднее пяти дней с даты выполнения работ, оказания услуг.

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

В книге продаж продавец (посредник) делает запись в том периоде, когда возникает обязанность начислить налог, т.е. в том отчетном периоде, когда произошли события хозяйственной деятельности независимо от даты составления счета-фактуры. А вот покупатель (комитент, принципал, доверитель) может принять к вычету сумму НДС не ранее даты, указанной в счете-фактуре.

В Письме ФНС России от 28.02.2006 N ММ-6-03/202@ указано, что для определения налоговой базы по НДС в 2006 г. применяется дата отгрузки. Под датой отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав признается дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на их покупателя (заказчика), перевозчика (организацию связи).

На основании изложенного первичные документы должны быть оформлены не позднее даты фактического совершения хозяйственной операции. Составление первичных документов более поздней датой будет считаться нарушением ведения бухгалтерского учета и налоговые органы вправе привлечь должностных лиц к штрафным санкциям по ст. 120 НК РФ. А несвоевременное исчисление налоговой базы по НДС может привести к штрафным санкциям по ст. 122 НК РФ и начислению пени.

Т.Веселова

ООО "ГРОСС-АУДИТ"

Первичные учётные документы : сущность и функции. Реквизиты первичных документов.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат весь перечень обязательных реквизитов, предусмотренных в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Образцы форм документов приведены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике и федеральными органами, на то уполномоченными (Центральный банк Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации и др.).

Первичный учетный документдолжен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.
В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. В качестве образца ниже приводится унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер».

Среди форм первичных учетных документов различают межотраслевые (междуведомственные), обязательные для применения, и рекомендованные как образцы, на основе которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности.

Впервые организациям разрешено вносить дополнительные реквизиты,  удаление отдельных реквизитов не допускается. Последние принято называть также специализированными формами первичных документов, соответствующими отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным организациям.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер
отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.
Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.
Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Классификация первичных учетных документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:

По назначению документы подразделяются на:

— распорядительные;

— оправдательные;

— бухгалтерского оформления;

— комбинированные.

Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.

По порядку формирования различают первичные и сводные документы.

Первичные документынаходятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств (форма бланка № ОС-6), акт о приёмке материалов (форма бланка № М-7) и др.

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу использования – применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один — два раза в месяц.

При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно – заборные карты.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п.

Разница между «датой приема» в акте и «датой формирования подписи»

Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

Страницы: следующая →

1234Смотреть все

Похожие страницы:

  1. Бухгалтерские документы, документооборот и его значение

    Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит

    документа бухгалтерского учета 4 2.Функциидокументов 5 3.Классификация документовдокументов (финансовых, расчетно-денежных, первичныхучетныхсущность любого документа. Вместе с тем документ … которые называются реквизитами. Документ, зафиксировав (отобразив …

  2. Сущность, цели и принципы финансового учета

    Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит

    … хозяйственной деятельности 2. Сущность аудита, его … документов: формальная проверка (правильность заполнения всех реквизитов … осуществляющему функцию управления … — договорная документация, первичныеучетныедокументы, учетные регистры, финансовая отчетность …

  3. Учетная политика оргинизаций

    Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит

    … лица, подписавшего документ, и его фамилии. Отсутствие в первичномучетномдокументереквизитов, определенных … то есть учетныефункции филиала исчерпываются только оформлением первичныхдокументов, а … явно имеют материальную сущность, позволяет инспекторам …

  4. Сущность и функции финансов предприятия (1)

    Учебное пособие >> Финансовые науки

    … 1 Сущность финансов организаций и функции финансов … прямо, по первичномудокументу, отнести на … соответствии с выбранным методом учетной политики управленческие расходы могут … также соответствие остальных реквизитов чека реквизитам карточки. В течение …

  5. Сущность и основные задачи бухгалтерского учета (2)

    Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит

    … рыночных отношений. Сущность и основные … реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; … первичныхучетныхдокументов составляются сводные учетныедокументы. 7. Первичные и сводные учетныедокументы … самостоятельных функций, или …

Хочу больше похожих работ…

Статья 9 Закона N 129-ФЗ Статья 9 Закона N 402-ФЗ

Документы, форма которых не Обязательными реквизитами первичного

предусмотрена в альбомах учетного документа являются (ч.

21. Первичные учетные документы. Обязательные реквизиты.

2):

унифицированных форм первичной 1) наименование документа;

учетной документации, должны 2) дата составления документа;

содержать следующие обязательные 3) наименование экономического

реквизиты (п. 2 ст. 9): субъекта, составившего документ;

а) наименование документа; 4) содержание факта хозяйственной

б) дата составления документа; жизни;

в) наименование организации, от 5) величина натурального и (или)

имени которой составлен документ; денежного измерения факта

г) содержание хозяйственной хозяйственной жизни с указанием

операции; единиц измерения;

д) измерители хозяйственной операции 6) наименование должности лица (лиц),

в натуральном и денежном выражении; совершившего (совершивших) сделку,

е) наименование должностей лиц, операцию и ответственного

ответственных за совершение (ответственных) за правильность ее

хозяйственной операции и оформления, либо наименование

правильность ее оформления; должности лица (лиц), ответственного

ж) личные подписи указанных лиц (ответственных) за правильность

оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных

пунктом 6, с указанием их фамилий и

инициалов либо иных реквизитов,

необходимых для идентификации этих

лиц

Перечень лиц, имеющих право подписи

первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации

по согласованию с главным

бухгалтером. —

Документы, которыми оформляются

хозяйственные операции с денежными

средствами, подписываются

руководителем организации и главным

бухгалтером или уполномоченными ими

на то лицами (п. 3)

Таким образом, перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов в целом остался прежним.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: понятие "хозяйственная операция" заменено на "факт хозяйственной жизни". Последнее, как указывалось выше, является более широким и означает сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Следует отметить, что если сделки и операции совершаются от лица экономического субъекта должностными лицами, то события последними не контролируются, а только оформляются. Этим и обусловлено различие формулировок п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и пп. "е" п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Новшеством является и то, что в первичном учетном документе величина измерения факта хозяйственной жизни может быть отражена только в натуральном или только в денежном измерении.

Еще одно отличие состоит в требовании Закона N 402-ФЗ указывать в первичном учетном документе кроме подписей лиц, совершивших сделку или операцию либо оформивших событие, их фамилии и инициалы. Ранее такое требование содержалось только в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Заметим, что в новом Законе "О бухгалтерском учете" отсутствуют нормы, устанавливающие полномочия и ответственность должностных лиц экономических субъектов, порядок их передачи. В частности, Закон N 402-ФЗ не регламентирует порядок предоставления права подписи первичных учетных документов, не содержит перечня должностей лиц, подписывающих документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Очевидно, данные вопросы могут решаться экономическими субъектами по-разному.

Дата публикования: 2015-01-14; Прочитано: 166 | Нарушение авторского права страницы

Главная » Бухгалтеру » Реквизиты первичного документа

Реквизиты первичного документа

Вернуться назад на Первичный документ

Реквизиты — это показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе.

По значению реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты должны присутствовать в каждом первичном документе.

Какие ошибки не страшны первичному документу?

К ним относятся:

-наименование;
-дата составления;
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной "операции в натуральном и денежном выражении;
— наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личные подписи должностных лиц и их расшифровка.

Дополнительные реквизиты могут быть включены в первичные документы в зависимости от характера операции и технологии обработки учетной информации, которые дополняют или уточняют содержание определенных специфически хозяйственных операций.

Если дата плохо различима или же совсем отсутствует, то фактически этот документ (даже если есть остальные обязательные реквизиты первичных документов) теряет свою юридическую силу.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, установлен пунктом 2 статьи 9 Закона "О бухгалтерском учете":

• наименование документа (формы);
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении и с указанием единиц измерения);
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи этих работников. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Отметим, что в официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.


Является ли дата составления обязательным реквизитом документа

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *