0

Перевод в электронный вид

Содержание

Перевод текста в электронный вид

Необходимость перевода текста в электронный формат возникает достаточно часто, при этом важно обеспечить не только высокое качество этой работы, но и короткие сроки ее выполнения. Одну-две страницы текста вполне можно набрать на компьютере самостоятельно, но когда речь идет о солидных объемах, понадобится помощь профессионалов.

Набор текстов: быстро, профессионально, недорого

Мы предлагаем качественные и доступные услуги по переводу в электронный вид любых текстов. Вы можете заказать у нас:

  • Набор печатного текста.
  • Набор рукописных страниц.
  • Набор с фотографий, видео- и аудиозаписей.

Следует отметить, что передаваемые заказчику документы полностью готовы к использованию, их не придется отдавать на правку редакторам и корректорам. У нас работают специалисты своего дела, мы гарантируем отсутствие в переданных текстах орфографических, грамматических, стилистических ошибок. Безукоризненная грамотность – одно из существенных преимуществ сотрудничества с нами.

Особую сложность представляет работа с научными текстами, содержащими формулы, таблицы. Справиться с такой задачей может только человек, обладающий всеми необходимыми навыками. Нужно не просто отлично выполнить заказ, но сделать это за минимальный срок. Здесь и выходит на первый план профессионализм работников компании. Обратившись к нам, вы можете быть уверены, что ваше задание будет выполнено быстро и на высочайшем уровне!

Условия сотрудничества

Одним из главных принципов нашей работы является обеспечение максимального удобства для наших клиентов.

Перевод бумажных документов в электронный вид

Обратите внимание на то, что мы не берем предоплаты! При выполнении большого заказа он может быть разбит на несколько частей: проверив первую, вы сможете оценить ее соответствие вашим требованиям и только после этого произвести оплату. Благодаря такому подходу наши клиенты знают, что за свои деньги они получат именно тот результат, на который рассчитывают.

Еще одним чувствительным моментом являются действующие расценки. Мы исходим из того, что они должны быть адекватными – то есть соответствовать труду исполнителя, но не быть завышенными. Стоимость набора страницы составляет у нас от 25 рублей, это заметно ниже, чем у большинства аналогичных фирм. Текстовый файл будет выслан вам по электронной почте или передан другим удобным для вас способом. При необходимости мы его распечатаем. Учитывайте то, что в случае большого заказа предоставляются солидные скидки!

Если у вас появились вопросы, вы всегда можете их задать, воспользовавшись онлайн консультацией или позвонив по указанным контактным телефонам. Сделайте это прямо сейчас!

Звоните, пишите – мы уверены, что вы останетесь довольны качеством наших услуг.

            Москва: +7 (499) 409-82-43                       СПБ: +7 (812) 947-98-23                        другие города

издательские услуги→набор текста, сканирование

Набор текста, перевод рукописи в электронный вид, сканирование распознавание текста

Набор текста происходит в формате редактора Word.

За одну страницу набранного текста принимается страница содержащая 1800 печатных знаков. Это значит, что объем текста не зависит от того, каким размером шрифта он набран. Данный подход является общепринятым в печатной области и позволяет точно определить количество набранного текста.
Результат набора текста мы по договоренности с нашими заказчиками можем распечатать на лазерном принтере, отправить по электронной почте или запись на CD-R диски.

Набор текста с рукописного источника 25 руб.
Набор текста со сканированного источника 20 руб.
Набор формулы 5 руб.
Набор таблицы 20-40 руб.
Набор блок-схемы 20-50 руб.
Сканирование и редактирование рисунка 40-70 руб.
Сканирование и редактирование фото 100-150 руб.
Печать одной страницы на лазерном принтере (с учетом бумаги) 3 руб.
Запись результата набора текста на CD-R или дискету (с учетом носителя информации) 30 руб.

*Цены на работу с нестандартными рукописями на старославянском или дореволюционной кириллице определяются после предоставления оригинала.

Для начинающих

Перевод фоторгафий, илюстраций слайдов в электронный вид называется сканированием. Современные технологии позволяют сканировать с очень высоким качеством даже не дорогим планшетным сканером, единственная проблема присущая сегодняшней технологии не согласование цвета. Здесь требуется пояснение. В сканере вдоль сканируемого изображения движется  лампа, отражающий от изображения свет попадает в оптическую систему сканера в котором и происходит определение цвета и формирования сканированного изображения в электронном виде. Вот на этом этапе и происходит изменение цвета. В зависимости от настроек программного обеспечения сканера, сканируемое изображение может измениться. Для избежание подобных недоразумений необходимо периодически делать калибровку сканера. Также очень важный параметр сканирование это разрешение. Разрешение это то количество точек-отсчетов которые исследует сканер с изображения, к примеру 300 dpi  дословно обозначает 300 точек на дюйм или что тоже самое 300 точек на 2,54 см  значит сканер исследует каждую из 300 точек на дюйм.

На рисунке наглядно видно какая большая разница. Казалось бы, если мы увеличим разрешение то максимально возможного аппаратного разрешения сканера то проблемы решены, но тогда возникает новая проблема размер файла. При большом разрешении 1200 dpi фаил иллюстрации размером 10х10 см становиться объемом  85 мегабайт, а если таких рисунков 10 то 850 мегобайт а значит и обработка этих материалов будет очень  большой по времени. Так какое выбрать разрешение при сканировании? Если элементы фото очень мелкие то 600 dpi  будет достаточно, если предполагается увеличение размера  отсканированного, то можно увеличить параметр сканирования до 1200, сканирование текста желательно проводить на разрешении 400 dpi. Еще один параметр который можно менять в процессе сканирования это формат файла – форматам файлов у нас посвящена стать  и поэтому здесь мы скажем коротко – отсканированные материалы лучше хранить файлы в формате tiff но если вы сканируете текс для распознания то выбирайте формат jpg с небольшим сжатием.

Вернемся к вопросу набора текста. Первый этап работы с авторским текстом это перевод рукописи в электроный вид. Сегодня уже многие авторы предпочитают работать текстом сразу на компьютере набирая текст текстовом редакторе, в этом случае текст в издательство передается уже в электроном виде в любом из текстовых форматов. Но часто встречаются работы требующие перевода текста с бумажного вида в электронный. Как правело есть два варианта:

  1. Набор текста в ручную – это когда человек набирает «текст с листа». Такой подход требуеться в случае рукописного текста, репринта книг напечатанные до революции
  2. Перевод текста в два этапа- сканирование исходника и перевод в текста с помощью компьютерной программы, это возможно если текст на бумаге в печатном виде.

Правило набора текста самостоятельно

Если вы решили сократить затраты и набрать текст на компьютере самостоятельно, то вам необходимо учесть несколько моментов. При наборе текста установить обзацный отступ через форматирование, а не с помощью пробелов, текст набирать без переносов строк, а символ абзаца (кнопка Enter) использовать только при окончании абзаца. При наборе обратить внимание на дефис — и тире –, а также знаки кавычек они должны выглядит так – «», и только в особых случаях так – "".

Перевод документов в электронный вид, создание резервных копий на DVD.

Если вы хотите выделить элементы текста воспользуйтесь жирным и курсивным начертанием, избегайте «экспериментов» со шрифтами, лучше выбирайте Times New Roman. Конечно, все эти ошибки исправимы в процессе верстки, но лучше если их будет меньше.

Для распознания отсканированного текста

Если вы собираетесь отсылать отсканированный вариант для набора желательно убедится, чтобы подготовленные изображения были сохранены в подходящем формате и с оптимальным сжатием.
При подготовке текста отсканированного с высококачественного источника (книга или журнал), предпочтение следует отдавать черно-белым изображениям (два цвета, черный и белый). Разрешение сканирования можно выбрать в диапазоне от 200 до 400 dpi (точек на дюйм) и сохранять полученные изображения в формате PNG или GIF.
При необходимости набора текста из рукописного варианта или с источников на которых текст плохо читается (старые газеты или текст с правками и подчеркиваниями) следует выбирать режим сканирования не ниже 300 dpi и количество цветов — градации серого. Изображения лучше всего сохранять в формате JPG предварительно выбрав среднюю степень сжатия изображения (многие программы сканирования и редактирования позволяют сделать это при сохранении изображения, опции "Options" или "Settings")
В случае если материал для набора текста низкого качества (рукописный вариант с правками и пометками, трудноразличимый текст книги или газеты) либо в тексте присутствуют графические элементы (графики, диаграммы), которые необходимо перенести в электронный вид режим сканирования должны быть от 300 до 600 dpi, цветное изображение. Сохранять полученные изображения следует в формате JPG применяя небольшое сжатие.
При отправке изображений для набора по электронной почте постарайтесь присоединять к письму изображения общим размером не больше 6 — 7 мегабайт. Это приблизительно соответствует 10 — 15 изображениям в формате JPG.

Перевод документов в электронный вид, создание резервных копий на DVD.

Подготовка документов к сдаче в электронном виде в налоговые и таможенные органы.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет обеспечить иной, более высокий и качественный уровень организации архивного дела в организации, экономя время и средства на обслуживание архивов, обеспечение документооборота и делопроизводства, подготовку нужных документов для сдачи их в электронном виде в органы ГНИ или ГТК.

Преимущества архивного хранения DVD:

  • 100 %-ная сохранность архивных данных.
  • Надежное хранение данных на DVD до 100 лет.

    Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму

    На сегодняшний день недорогие диски DVD – самый долговечный носитель электронных данных, прямой наследник проверенной технологии СD.

  • Полная совместимость СD и DVD позволяет считывать в архивном накопителе любые компакт-диски всех распространенных форматов – в том числе СD, записанные 10 лет назад.
  • Однократная запись дисков DVD-R позволяет избежать случайного удаления и нежелательного редактирования файлов в накопителе. Накопитель DVD-R обеспечивает надежную защиту документов, делая физически невозможной модификацию записанных данных. Все архивные диски находятся в одном закрытом, недоступном для пользователей устройстве, как следствие – невозможна ни утрата или потеря архивных дисков, ни их физическое повреждение пользователем.

Перевод бумажных документов в электронный вид поможет решить ряд проблем, в частности:

  • электронная копия документа мгновенно доступна для уполномоченных пользователей компьютерной сети клиента;
  • физический износ и риск утраты архивных документов практически сведен к минимуму. Их можно смело передать на ответственное хранение в специализированные внеофисные архивохранилища.
  • время принятия решений с использованием копий документов из электронного архива сокращается, в среднем, в 10 раз.
  • независимость от «человеческого фактора» и постоянная доступность к накопленной информации.

Для организации работы с электронными документами используется специализированный архивный накопитель дисков DVD, позволяющий обеспечить надежную архивацию и сохранение больших (терабайтных) информационных массивов данных (от тысяч до миллионов электронных документов) – без возможности модификации.

Также данные могут извлекаться из роботизированной библиотеки (наборами DVD в легкосъемных дисковых магазинах или отдельными дисками) для распространения или хранения вне её. Пакет специального программного обеспечения, адаптированный к специфике рабочих процессов компаний- наших клиентов, решает проблему оперативного доступа пользователей к архиву, позволяя быстро найти нужные документы и сразу получить их по сети на экран компьютера.

Таким образом, электронный архив становится важнейшим элементом информационной структуры таких компаний.

Документы в электронном виде – это готовые «кирпичики» для создания полноценного электронного архива. Но начинается электронный архив или система электронного документооборота вовсе не с поточного сканирования, а с подготовки документов и одновременной работы над структурой будущего архива.

Подготовка документов

Массив документов, который будут составлять основу архива, нужно отсортировать. Причем, основанием будет не только место документа в архиве (источник, срок действия, тип), но и характеристики, которые будут влиять на способы сканирования. Отдельно переводятся в электронный вид текстовые документы, отдельно – бланки и формы (то есть документы формализованные), отдельно – со сложной, насыщенной графикой.

Особое внимание

Особое внимание нужно уделять старым (или ветхим) документам, бумагам большого формата: их сканировать сложнее всего, риск потери части информации выше. Часть документов отбраковывается. Основанием для отбраковки может стать ветхость, истечение срока действия и срока хранения, ничтожность или нечитаемость документа. Подготовка к сканированию включает и расшивку дел, удаление с бумаг скрепок, зажимов – всего, что может помешать сканированию и потенциально может исказить образ (электронную копию) документа.

Способы преобразования документов

В зависимости от характеристик документов, подготовленных к переводу в электронную форму, выбирается как способ сканирования, так и программное обеспечение для распознавания образа. Способ оцифровки зависит и от количества документов, и  от преобладания бумаг того или иного типа (формализованные, текстовые, с большим количеством графических элементов);, и от качества (сохранности) бумаг. Если количество документов велико, то используется потоковая, максимально автоматизированная оцифровка.

Печать держит дистанцию

На этапе подготовки к созданию электронного архива группы документов сканируются именно в потоковом режиме. Полученные образы документов сортируются.

Дальнейшие действия:

  • проверяется соответствие образа и бумажного документа;
  • образ относят к одной или нескольким группам архива;
  • образ получает маркировку и сопроводительный текст.

Обращайтесь к профессионалам

Лишь после этого можно считать, что подготовка к созданию электронного документа готова – образ можно распознавать и отправлять готовый документ на его «родное» место на сервере организации. Мы проводим оцифровку как для пополнения архивов организаций, так и в виде отдельной услуги. 

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.): «Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников. Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кадровый электронный документооборот.

Обсуждение этой инициативы шло более двух лет. Предложения упростить кадровый учет, внедрив систему электронного документооборота, неоднократно звучали на различных экономических форумах и конференциях.

Перевод документов в электронный вид

На совещании у Любови Ельцовой представители социального партнерства, бизнеса и органов власти обсудили трудозатраты, которые несут организации, используя бумажные формы документов, и озвучили возможную экономию времени и средств при переходе на систему ЭДО. Со своей стороны, Минтруд РФ готов начать работу в этом направлении.
«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность вести электронный кадровый документооборот, — отметила Любовь Ельцова. — В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме».

Минтруд начал вводить электронный кадровый документооборот

В дальнейшем, при предъявлении такого документа представителям органов государственного контроля (надзора) и муниципального контроля, а тем более в случае разрешения возникающих хозяйственных и трудовых споров в судебном порядке, абсолютно несостоятельно будет звучать аргумент: «А у нас так в программе заложено, мы не можем иначе составлять (оформлять) данный документ, программа не будет работать». Особенно часто такие «аргументы» приводят работники кадровых служб, ссылаясь на ту или иную программу автоматизированной обработки кадровой документации.

Кадровые документы в системе электронного документооборота

Важно

Есть свои сомнения и у сотрудников службы персонала. Именно они отвечают за защиту и хранение персональных данных работников организации, что определяется ТК РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». А Постановление Правительства от 1 ноября 2012 г.

№ 1119 « Инфо

Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» установило, что большинство мер по защите носят технический характер. Но не всегда информационно-техническая служба организации готова помогать в решении таких сложных для кадровика задач. Дистанционным работникам периодически требуются справки с места работы, касающиеся дохода, периода работы или иных сведений.

Традиционно организации, запросившие такие справки, принимают их в бумажном виде. Поэтому и в этом случае ограничиться электронным документооборотом не получится.

Минтруд ввел электронный кадровый документооборот

Кроме того, можно выделить индивидуальные кадровые документы (например, приказы), касающиеся одного работника, и сводные документы, в которых упоминаются несколько работников.По формам документов в кадровой службе применяются как документы, имеющие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (например, табель учета рабочего времени), так и документы, имеющие примерные (рекомендательные) формы (например, должностная инструкция), а также документы, оформляемые произвольно (например, заявление работника).

В россии должен появиться электронный кадровый документооборот

Документы, предъявляемые при приеме на работу, включают:

  • документы, удостоверяющие личность претендента на должность (например, паспорт, временное удостоверение личности);
  • документы, подтверждающие трудовой стаж, опыт работы (например, трудовая книжка, архивные справки); документы, подтверждающие уровень образования и квалификацию (например, диплом, сертификат, удостоверение, свидетельство);
  • документы, связанные с государственным пенсионным страхованием;
  • документы воинского учета;
  • другие документы (при необходимости), требующиеся с учетом особенностей будущей работы (например, справка о состоянии здоровья, водительские права, справка об отсутствии судимости и т.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. дистанционные работники

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. 9. Отдельные документы, оформляемые в кадровой службе, требуют удостоверения их содержания печатью организации (или печатью отдела кадров), например: справка с места работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа по личному составу (ст. 62 ТК РФ). Оттиск печати должен захватывать часть слова, обозначающего должность лица, подписавшего документ.
10. Для своевременного и правильного выполнения всех процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов и перехода к автоматизированым технологиям обработки кадровой документации представляется целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и процессы работы с ними за счет создания комплекса нормативных актов по кадровому делопроизводству.

Особенности электронного документооборота в процессах управления персоналом

Состав кадровой документации: виды и разновидности документов Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы. Данная группа документов очень своеобразна по своему составу, т. к. объединяет отдельные виды документов, входящие в разные унифицированные системы документации, например: из организационно-распорядительной документации сюда вошли положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и др.; из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты — штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная карточка работника, график отпусков и др. Кадровая документация может быть классифицирована по различным основаниям.

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *