0

Порядок заверения копий документов

Главная — Статьи

Как заверить копию документа надлежащим образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах…"), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд") и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии "в установленном порядке", "должным образом" или просто "надлежаще". Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или) нотариус;
(или) сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ).

НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт "б" п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. "г" п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться "надлежащим" всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Примечание
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
(или) главой местной администрации;
(или) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

 

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только "касающихся прав граждан" (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

Реквизит

Чем предусмотрен

Примечания

Заверительная
надпись

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

Как правило, это слова "Верно" либо
"Копия верна"

Должность
лица,
заверившего
копию

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

Руководитель или иное
уполномоченное им должностное лицо. Это
может быть любой работник
заверяющей организации, главное —
закрепить возложение на него таких
обязанностей в приказе, в положении о
документообороте или в доверенности

Подпись лица,
заверившего
копию

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

Расшифровка
подписи
(инициалы,
фамилия)

ГОСТ Р 6.30-2003

Отсутствие расшифровки подписи в силу
рекомендательного характера
ГОСТ Р 6.30-2003 допускается. Тем
не менее подпись лучше расшифровать —
это давно уже стало правилом делового
оборота

Печать

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает "копию
документа заверять печатью, определяемой
по усмотрению организации", то есть
организация вправе выбрать печать для
таких целей (например, основную печать
либо печать отдела кадров)

Отметка о
том, что
подлинный
документ
находится в
организации

Указ N 9779-X

Организация может заверять:
(или) копии собственных документов;
(или) копии чужих документов, но только
если оригинал находится в данной
организации.
Так, можно заверить копию письма,
направленного вам образовательным
учреждением, но не копию его лицензии

Дата выдачи
(заверения)

Указ N 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003

Дата является обязательным реквизитом,
хотя суды иногда и снисходительно
относятся к ее отсутствию.
Указание на дату важно для достоверности
заверения — ведь по прошествии времени
подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.


Совет
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять (Пункт 3 Указа N 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 по делу N А62-47/2009).

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
(или) отдельно заверить каждый лист копии;
(или) прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: "Копия на 6 листах верна".

Заверяет предприниматель

Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для "надлежащего" заверения — по закону печать для них не обязательна (Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239).

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверки (Статьи 93, 93.1 НК РФ), то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов (Приложение N 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@):
— заверительную надпись;
— подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
— печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки (Пункт 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 691). В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда "надлежащее" заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС (Статья 165 НК РФ)). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший Арбитражный Суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование (Пункт 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144). Хотя из текста Закона этого совсем не следует (Статья 91 Закона об АО).

* * *

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Налоговые проверки, Налоговые споры

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

  1. Оригиналы
  2. Нотариально заверенные копии
  3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица
    Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

      Копии учредительных документов заверенные в установленном порядке

      данного работника

    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
    • Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

    • Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
      Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
      • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
      • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
      • Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

      Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

      Требования к печати индивидуального предпринимателя:

      Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

      Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

      Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

      • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
      • должность лица, заверившего копию,
      • личная подпись лица, заверившего копию,
      • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
      • дата заверения,
      • печать организации/ИП.
      • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

      Пример

      Верно/Копия верна
      Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
      Дата
      Печать

      НазадВерсия для печати

      Обратите внимание!

      Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

      • копия паспорта — 3-х дней
      • копии остальных документов — 1 месяца

      Как заверить копию документа надлежащим образом

      С 1 июля 2018 года введен новый ГОСТ требований к оформлению организационно-распорядительной документации в котором обновлены и дополнены правила заверения копий документов.

      Бумажный документооборот продолжает занимать значительную долю в оформлении различных документов в организациях несмотря на административно-командные меры внедрения электронного документооборота , призванного со временем полностью заменить бумажный.

      Это связано с простотой оформления бумажных документов: взял распечатал — взял прочитал, тогда как с электронными документами делов много, тем более, что обмен электронными документами не бесплатен в отличие от обмена бумажными документами.

      И если обмен электронными документами по каналам связи между организациями еще как-то можно оправдать различными серьезными и убедительными аргументами, то оформление внутренней документации только в электронном виде, без вывода электронных документов на печать, было бы просто глупо.

      Поэтому с 1 июля 2018 года утвержден и введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, посвященный оформлению организационно-распорядительной документации в организациях. Предполагается, что документы формируются с помощью компьютерной техники и выводятся на печать на бумажных носителях, в том числе документы, подписанные электронной подписью.

      Данный ГОСТ не требует обязательного исполнения всеми, но тем не менее рекомендован к всеобщему применению.

      ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменяет собой ГОСТ Р 6.30-2003

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на следующие организационно-распорядительные документы:

      • уставы, положения,
      • правила, инструкции, регламенты,
      • постановления, решения,
      • приказы, распоряжения
      • договоры,
      • протоколы,
      • акты
      • письма,
      • справки и так далее,
      • в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

      Отдельное внимание в ГОСТе обращают на себя внимание изменения, связанные с заверением документов.

      Если раньше для заверения копии документа требовалось проставить надпись "Верно", указать должность, подпись ответственного лица и ее расшифровку, а также дату заверения, то теперь требуется указать еще место хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

      Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи, если документ подписан электронной подписью.

        В этом случае, заверяя копии, мы дополнительно указываем:

      • надпись “Документ подписан электронной подписью”;
      • номер сертификата ключа электронной подписи;
      • Ф.И.О. владельца сертификата;
      • срок действия сертификата ключа электронной подписи.
        Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ, в частности устанавливается:

      • как нумеровать страницы;
      • какой шрифт использовать;
      • какие делать отступы и межстрочные интервалы;
      • и так далее.
        При заверении копий документов не забываем следующие правила:

      • копируются и заверяются все листы документа ("от корки до корки");
      • каждый лист копируется на отдельном листе и только с одной его стороны;
      • все листы сшиваются и нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити сшибвки заклеиваются бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов и подписью ответственного лица, сшившего копию документа.

      ✦ ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"

      Дайджест интересных публикаций центральных и местных СМИ за прошедшую неделю

      Оказывается по закону свекровь не является членом семьи и близким родственником. Об этом, со ссылкой на Семейный кодекс РФ, говорится в письме министерства финансов РФ по поводу налогообложения дарений.

      А как же теща?

      Если мать супруга — не близкий родственник, то тогда получается, что и мать супруги — тоже…

      Заверение копий документов

      Такие дела!

      • ◈ Интересная мысль: бизнес-омбудсмен и кандидат в президенты РФ на недавних выборах Б. Ю. Титов предложил ликвидировать Пенсионный фонд, а его функции передать Федеральному казначейству.
        Действительно, фонд в классическом понимании является организацией, владеющей и управляющей накопленными активами, аккумулированные средства которого вкладываются, как правило, в акции и облигации, доход от которых — в свою очередь — распределяется в пользу пайщиков фонда.
        У нас же Пенсионный фонд имеет только обязательства выплачивать пенсии пенсионерам, собирая страховые взносы, которые сами по себе являются прямым налогом на ФОТ.
        С прошлого года страховые взносы как налоги собирает налоговая служба. Если налоговая собирает страховые взносы, то логично предположить, что выплаты пенсий из собранных страховых взносов может осуществлять казначейство, а контроль назначений пенсий можно отдать территориальным подразделениям министерства труда и соцзащиты РФ, как раньше было в советские времена: достопамятный "собес".
        И если Федеральное казначейство, по информации, которая совсем недавно прошла, берет на себя ведение централизованного бухгалтерского учета бюджетных организаций, то с пенсионными переводами наверняка справится.

      Под занавес: реакция на повышение пенсионного возраста обрастает в интернете черным юмором, причем минорным. Но есть образцы, которые могут от души расмешить, хоть это и будет смех сквозь слезы, как говорится.

      Например, если в фотожабах на эту тему в "главной роли" выступает народный артист РСФСР Г. Милляр.

      Или вот такая бородатая интерпретация: клац-клац

      Не синего настроения всем нам на этой неделе с Eneli!

      admin

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *