0

Приказ на представительские расходы

Представительские расходы. Оформляем бумаги

“Бухгалтерия и кадры“, 2008, N 5


ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ. ОФОРМЛЯЕМ БУМАГИ

Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы произвести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит — потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.

Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:

— проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах;

— транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно;

— буфетное обслуживание во время переговоров;

— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.

Представительские расходы в налоговом учете — это нормируемые затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем 4 процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.

Какие бумаги оформить…

Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

— приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

— смета представительских расходов;

— первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;

— акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);

— отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

Причем если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

— цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

— дату и место проведения;

— программу мероприятий;

— состав приглашенной делегации;

— состав принимающей стороны;

— величину расходов на представительские цели.

Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

Наша справка. По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

…и как это сделать

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности.

Подготовку соответствующих документов условно можно разбить на три этапа. Это оформление:

— общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

— документов, связанных с конкретным мероприятием;

— документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.


Этап первый: смета и приказ

Главный документ, оформляемый на первом этапе, — это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью“, ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ “Об акционерных обществах“).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:

— перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели;

— порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

— порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании. Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Образец приказа приведен на с. 44.

ООО “Энергостроймонтаж“

Приказ N 3

О представительских расходах ООО “Энергостроймонтаж“
на 2008 год

7 января 2008 г. г. Москва

Приказываю:

1. Установить на 2008 г. следующие нормы представительских расходов:

Вид представительских расходов Расходы на одного
человека в день, руб.

Проведение официального приема (завтрак, обед,

ужин или другое аналогичное мероприятие) до 1500
Транспортное обслуживание до 800
Буфетное обслуживание во время переговоров
(включая напитки) до 600
Оплата услуг переводчиков (при приеме
иностранных делегаций):

— для руководителя делегации;

— для членов делегации (из расчета 1 переводчик
на 5 человек) до 500
до 400

2. Назначить ответственным за представительские расходы, правильное и своевременное оформление оправдательных документов коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить представление отчета о каждом проведенном представительском мероприятии не позднее трех дней после его завершения.

Директор ООО “Энергостроймонтаж“ Инокентьева Т.Г. Инокентьева

Этап второй, организационно-подготовительный

На втором этапе оформляются документы, связанные с подготовкой того или иного конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя организации:

— о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

— о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен отражать цель прибытия представителей сторонней организации.

Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей. Образец такого приказа приведен на с. 45.

ООО “Энергостроймонтаж“

Приказ N 43

Об организации встречи с представителями компании “Кабельные сети“

12 июня 2008 г. г. Москва

В целях расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж приказываю:

1. Организовать в период с 19 по 20 июня 2008 г.

Представительские расходы

в помещении ООО “Энергостроймонтаж“ переговоры с представителями ООО “Кабельные сети“ по вопросу увеличения объема закупок в рамках заключенного контракта от 05.04.2008 N 15/834. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметров, производимого ООО “Кабельные сети“.

2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие с учетом участия в переговорах трех представителей с каждой стороны.

4. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании “Кабельные сети“ о месте и времени встречи.

Директор ООО “Энергостроймонтаж“ Инокентьева Т.Г. Инокентьева

Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов на проведение данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расхода средств на представительские цели. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

Этап третий: отчет

Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и акт о понесенных расходах с оправдательными документами. Если товары (услуги) на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут документы, выданные этому человеку соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), счета-фактуры и т.п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Продукция собственного производства и покупные товары должны передаваться на представительские цели на основании соответствующих первичных документов с указанием видов и стоимости имущества (например, товарно-транспортной накладной, требования-накладной и т.п.). Если же фирма заключила договор со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания), документальным подтверждением представительских расходов будут служить этот самый договор, а также счет-заказ и акт выполненных работ (оказанных услуг). Само собой разумеется, что для вычета “входного“ НДС понадобится счет-фактура, а также бумаги, свидетельствующие об оплате услуг. Обратите внимание и на такой важный нюанс.

Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции для официального приема.

Причем она может закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.

Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Согласен с этим и Минфин России (см. Письмо от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Дело в том, что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки. Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат. Образец отчета о проведенном мероприятии приведен на с. 46.

ООО “Энергостроймонтаж“

“Утверждаю“
директор ООО “Энергостроймонтаж“
Т.Г. Инокентьева
23 июня 2008 г.

Отчет
о проведенных деловых переговорах

1. Настоящим подтверждаю, что в период с 19 по 20 июня 2008 г. в помещении ООО “Энергостроймонтаж“ состоялись переговоры с представителями ООО “Кабельные сети“.

2. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметров, производимого ООО “Кабельные сети“.

3. В переговорах приняли участие:

Со стороны ООО “Энергостроймонтаж“:

Т.Г. Инокентьева, О.В. Григоренко, Е.Н. Воскресенский.

Со стороны ООО “Кабельные сети“:

А.В. Алексеев, О.О. Мирошниченко, Г.П. Петросян.

4. В соответствии с программой встречи были проведены следующие мероприятия.

19 июня 2008 г.

9.00 — 12.00 Переговоры
12.00 — 13.00 Официальный обед
14.00 — 17.00 Осмотр складских и торговых помещений ООО
“Энергостроймонтаж“, ознакомление участников
переговоров со схемой и процессом продаж

20 июня 2008 г.

9.00 — 12.00 Переговоры
14.00 — 17.00 Официальный обед и заключительный прием по поводу
состоявшихся переговоров

Коммерческий директор
ООО “Энергостроймонтаж“ Воскресенский Е.Н. Воскресенский

Наша справка. Бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“). Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц.

Э.Азимова
Аудитор

Подписано в печать
28.04.2008

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете представительские расходы на приобретение алкогольных напитков.

Нами для проведения официального приема представителей контрагентов приобретены алкогольные напитки, прием проводился с целью заключения договоров на поставку продукции организации.

Алкогольные напитки приобретены в магазине через подотчетное лицо за 57 340 руб. Приобретение напитков подтверждено авансовым отчетом с приложенным чеком ККТ (НДС не выделен).

Первое и основополагающее:

  • согласно п. 17 ПБУ 10 расходы подлежат признанию в бухгалтерском учете независимо от намерения получить выручку, прочие или иные доходы и от формы осуществления расхода (денежной, натуральной и иной);
  • согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Второе и второстепенное:

Исходя из первого, в учете могут возникать разницы, однако следует стремиться к лаконичности, преобладанию так сказать содержания перед формой и именно по этому, никаких изысков ПБУ 18 здесь рассматриваться не будет. Можно отметить лишь, что принципы отражения разниц между БУ и НУ для всех счетов абсолютно одинаковы.

Однако утрировать первое всё же не нужно, так как если следовать буквально, то скажем можно спокойно признавать расходами, например, взятки и откаты. Хотя, если оформить это документально, скажем как оказание консультационных услуг … но это отдельная обширная тема, рассматривать которую здесь мы также не будем.

Третье и важное:

Проводки проводками, однако, не забываем, что обложиться надлежаще оформленными документами не менее важная задача, чем правильное отражение хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета и в налоговых регистрах, если таковые имеются.

Документальное оформление представительских расходов

Факт организации и проведения официального приема должен быть подтвержден:

• приказом руководителя;

• программой мероприятий;

• сметой представительских расходов;

• списание приобретенных алкогольных напитков следует оформить актом на списание, утвержденным руководителем организации.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете такое понятие, как представительские расходы, не определено и особого порядка для их учета не установлено. Поэтому принимаем к учету и списываем в таком же порядке, как и остальные расходы.

Приобретенные подотчетным лицом алкогольные напитки, которые будут использованы для проведения официального приема, являются материально-производственными запасами и принимаются к учету по фактической себестоимости, которой в данном случае является сумма, уплаченная продавцу этих напитков.

Алкогольные напитки принимаются к учету на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложенными подтверждающими документами. При этом погашается задолженность работника по подотчетным суммам.

Затраты на проведение представительских мероприятий, в том числе официального приема представителей контрагентов, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в качестве коммерческих (расходов на продажу) (п. 5 ПБУ 10/99). Датой признания указанных расходов в данном случае является дата списания приобретенных алкогольных напитков на представительские цели (п. 16 ПБУ 10/99).

Списание алкогольных напитков на представительские цели оформляется соответствующим первичным учетным документом, составленным по форме, утвержденной руководителем организации (ч. 1, 3, 4 ст.

Представительские расходы: оформляем документы

9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Таким первичным документом в данном случае является акт на списание, содержащий обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

Бухгалтерские записи производятся в соответствии с правилами, установленными Инструкцией от 31.10.2000 N 94н, и таких записей будет всего две:

Дебет 10 Кредит 71 – отражена покупка алкогольных напитков;

Дебет 26,44 Кредит 10 – отражено списание алкогольных напитков.

Налоговый учет представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли затраты на организацию официального приема в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества включаются в состав представительских расходов (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Для признания представительских расходов, помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения алкогольных напитков для организации официального приема (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), следует оформить первичный документ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией именно в представительских целях. (Письма Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 "О документальном подтверждении представительских расходов").

То есть, если акт на списание ТМЦ не содержит такой информации, то добавляем её туда. Проще говоря, пишем в акте, что это не просто списание, а именно списание представительских расходов.

Не следует забывать, что представительские расходы, это нормируемые расходы и если их сумма превысит норматив, то эта часть не должна признаваться расходом.

И напоследок, чтобы жизнь не казалась медом, дабы распитие спиртных напитков не потекло бурной рекой и не привело к пьяному угару.

Четвертое назидательное:

  • Не нужно считать налоговых инспекторов глупее себя, сколько бы вы бумажек не написали, если, допустим, приглашаете представителей, которые и без этого будут рады подписать договора на поставку продукции, то, скорее всего вы получите непризнание расходов, то бишь сокрытие прибыли со всеми вытекающими из этого последствиями. Поэтому помните об экономической обоснованности проводимых расходов.

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *