0

Реквизиты бухгалтерских документов

Теоретические основы документирования хозяйственных операций

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учетный процесс можно отразить в виде следующих процедур:

1) наблюдение объекта;

2) отражение в первичных документах;

3) обработка данных первичных документов;

4) группировка и обобщение;

5) формирование регистров бухгалтерского учета;

6) внутренняя отчетность;

7) внешняя отчетность;

8) собственные пользователи информации;

9) сторонние пользователи информации.

Главной целью бухгалтерского учета является обеспечение учетной информации собственных и сторонних пользователей в соответствии с законом. Информация, предоставляемая собственным пользователем должна быть своевременной, достоверной и достаточной для принятия решений по эффективному управлению предприятием; анализу его деятельности; для целей планирования, контроля; при принятии решений в нестандартных ситуациях.

К собственным пользователям информации относятся: руководители, менеджеры, специалисты, совет директоров и т.д. К сторонним пользователям относятся: инвесторы, банки, поставщики, кредиторы, налоговые органы, финансовые органы, органы государственной статистики и т.д. Информация выражается в форме письма или отчета, учитывая вид деятельности.

Объектами для информации бухгалтерского учета является:

1) Имущество организации (ОС, НМА, финансовые вложения, МПЗ, денежные средства;

2) Требования к сторонним организациям и физическим лицам (дебиторская задолженность);

3) Обязанности по отношению к сторонним организациям и физическим лицам (кредиторская задолженность);

4) Хозяйственные операции внутренние и между сторонними организациями;

5) Собственные источники формирования средств организации – это уставной капитал, добавочный капитал, фонды, прибыль.

Основные задачи бухгалтерского учета:

1) Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении;

2) Обеспечение информацией пользователей для контроля над соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

3) Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Бухгалтерский учет регулируется четырьмя законодательными уровнями:

1) Первый законодательный уровень представлен федеральными законами, постановлениями и указами правительства. Документами являются федеральные законы.

2) Второй законодательный уровень составляют положения и стандарты по бухгалтерскому учету, в которых излагаются принципы и основные правила бухгалтерского учета. Это утвержденные министерством финансов РФ положения по бухгалтерскому учету (сокращенно ПБУ).

3) Третий законодательный уровень образуют инструкции, рекомендации и тому подобные методические указания по ведению бухгалтерского учета, которые принимаются министерством финансов РФ и федеральными органами исполнительной власти. К документам этого уровня относятся: план счетов бухгалтерского учета, инструкция по его применению, инструкция по заполнению форм бухгалтерской отчетности, методические указания и т.д.

4) Четвертый законодательный уровень составляют организационно-распорядительные документы, осуществляющие учетную политику предприятия, которые разрабатываются самим предприятием или консультирующими фирмами, по заказу предприятия (приказы, распоряжения, рабочие инструкции, указания и т.д.).

Основа бухгалтерского учета — первичные учетные документы, которыми должны быть оформлены все хозяйственные операции, проводимые организацией.

Бухгалтерский документэто письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, пра­во на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Несвоевременно составленный документ затрудняет контроль над сохранностью собственности предприятия, приводит к несвоевременному отражению операций на счетах бухгалтерского учета и задерживает составление бухгалтерской отчетности.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы. В частности, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые разрабатываются Госкомстатом России (в настоящее время — Росстат). В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации документы, форма которых предусмотрена в унифицированных альбомах первичной документации, должны содержать следующие реквизиты:

— наименование документа (формы);

— код формы;

— дату составления;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

— наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены.

Документация хозяйственных операций

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Документы, форма которых законодательно не утверждена, разрабатываются организациями самостоятельно. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" эти документы должны содержать все те, же реквизиты, что и предусмотрены для унифицированных форм. Форма и порядок их применения должны быть закреплены в учетной политике.

На основании п. 1 ст. 8 Федерального закона "О бухгалтерском учете" бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации, то есть в рублях.

Согласно п. 9 разд. II Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации одним из требований, предъявляемых к ведению бухгалтерского учета, является осуществление документирования имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведения регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляются следующим образом: неправильный текст или сумма зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ней сделать правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах исправления не допускаются. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

При заполнении первичного документа свободные строки (незаполненные) подлежат обязательному прочерчиванию. Записи в документах следует вести чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Все записи должны быть выполнены четко, разборчиво, аккуратно. Подчистка не допускается.

Дата добавления: 2017-11-04; просмотров: 201;

Реквизиты документов.

Правило оформления реквизитов документов. Реквизит – информационный Элемент док-та, характеризующий сам документ. Его целевое назначение и место, занимаемое в пространстве и времени.

Виды реквизитов.

1) гос. Герб РБ, оформляется вверху в центре документа, только в документах составленных в гос. учереждениях. 2) эмблема организации, часто употребляемая на стандартных бланках в правом углу, либо посередине вместо герба. 3) код организации по общегражданскому классификатору (ОКПО) в верхнем правом углу. 4) код документа по общегос. Классификатору (ОКУД). 5) наименование вышестоящей организации по середине документа. 6) наименование организации посередине либо справа. 7) наименование структурного подразделения, под реквизитам наименование организации 8) почтовый адрес и другие коммуникационные данные, т.е. телефон, факс, е-маил, № счета, наименование банка, данные посылателя, оформляются справа или с ОКПО (слева). 9) название, виды документа (проторол, приказ, акт) по центру или справа. 10) дата и номер документа, может быть написан от руки и набран.

Особенности заполнения первичной документации

11) ссылка на номер и дату входящего документа (вписывается от руки) .12) гриф ограничения доступа к документу (секретно, комм. Тайна, лично) в скобках круг лиц которым доступен документ. 13) адресат – кому направляется данный документ, слева указываются правила оформления: иминительный падеж организации, куда направляется документ, но если должность, то в дательном падеже, инициалы после фамилии если имеется указание «господин»; если без, то инициалы а затем фамилия; может быть не один адресат (не более 4 на одном документе), если их больше, то составляют список на рассылку, в документе будет приложение: список на рассылку; 14) гриф утверждение производится 2 способами: 1) на самом документе в левом верхнем углу, слово «утверждаю», на сл. Строке наименование должности, сл. Строка ФИО, сл. Строка дата (если утверждается руководителем организации); 2) распорядительным другим документом, если данный документ утверждается вышестоящим органом в том же углу словом «утверждаю», кем, №, дата; 15) резолюция, выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе и дает соотв. Указания, наклад-ся между адресатом и самим письмом от руки, 16.Заголовок к тексту; употребляется во всех документах, оформляется в предложном падеже, в правой части документа. 17.Отметка о контроле вкл. дату взятия на контроль и дату исполнения (на полях с права). 18.Собственно текст. 19.Отметка о наличии приложения (после текста); пишется приложение, ставится :, план мероприятий, указывается в 3-х экземплярах на 2-х листах. 20.Подпись, справа должность с лева инициалы + фамилия, а по центру место, для подписи; если подписей несколько то они ставятся с низу вверх по возрастанию, а сам процесс подписывания в обратном порядке. На документах связанных с денежно материальными средствами, бухгалтерских документах, подпись заверяется гербовой печатью. 21. Печать захватывает часть должности. Если документ не связан с материальными средствами, то достаточно подписи, Печать на фирменном бланке организации необязательна. 22.Гриф согласование: внутренний и внешний, внутреннее согласование оформляется: больш. буквы СОГЛАСОВАНО, ниже должность, подпись ФИО на след. строке, ниже дата. Внешнее согласование (между несколькими организациям): составляется лист согласования, на котором фиксируется СОГЛАСОВАНО, должность, подпись, ФИО, дата, далее с кем, подпись, дата, и т.д. Далее будет следовать приложение о наличии листа. 23.Визы документально оформляются после подписи (обязательно проставление даты в визах); подразумевают факт ознакомления с документом. 24.Фамилия исполнителя и номер его телефона (в левом нижнем углу документа). 25.Отметка о заверении копии (копия воспроизводит информацию подлинника), ставится после подписи на копии в виде печати. 26.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (в левом нижнем углу № дела, подпись секретаря и дата поступления). 27.Отметка о переносе документа на компьютер (левый нижний угол, диск, папка, подпапка, файл)

123Следующая ⇒

Дата добавления: 2015-07-04; просмотров: 2300; Опубликованный материал нарушает авторские права? | Защита персональных данных |

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Читайте также:


2. Первичные документы

2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения.

2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

2.3. Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

2.4. В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом должны соблюдаться требования настоящего Положения, общеотраслевых руководящих указаний о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и других нормативных актов.

2.5. Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления;

в) содержание хозяйственной операции;

г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

2.6. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

2.7. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

2.8. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш.

2.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

2.10. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

2.11. На предприятии, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

2.12. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

2.13. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка СССР и другими нормативными актами.

2.14. В случаях, установленных законодательством Союза ССР и союзных республик, а также министерствами и ведомствами, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности.

2.15. Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг предприятий, учреждений, на которых должны использоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в соответствии с указаниями ЦСУ СССР, Министерства финансов СССР и Госснаба СССР по вопросу об унификации форм первичных документов и об отнесении их в необходимых случаях к документам строгой отчетности.

Особенности заполнения первичной документации

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

2.17. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

2.18. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, может быть поручена вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

2.19. В соответствии с Положением о главных бухгалтерах запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.

2.20. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

2.21. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Дом Реквизиты бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов

Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые крайне важно отразить в бухгалтерском учете организации.

Оформление документа для этих целœей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.

Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.

Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день).

Теория бухгалтерского учета . Автор: Терентьева Т.В., редактор: Александрова Л.И.

Для этих целœей составляются сводные документы.

Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при крайне важности на бумажных носителях.

Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определœенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.

Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целœей бухгалтерского учета͵ правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.

В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 ᴦ. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определœению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье всœе первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всœем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.

Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;

— личные подписи указанных лиц.

Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, обязательные реквизиты — ϶ᴛᴏ сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. К примеру, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.

В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всœех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При крайне важности организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.

Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целœей.

Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.

Таблица 6.1

Классификация документов

Классификационный признак Наименование групп документов Примеры документов
Поназначению 1. Распорядительные Банковский чек Наряд на выполнение работ
2. Исполнительные Приходный ордер склада Приемный акт
3. Бухгалтерского оформления Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли
4. Комбинированные Авансовый отчет Отчет кассира
Пообъемусодержащейсяинформации 1. Первичные Приходный кассовый ордер
2. Сводные Отчет кассира
Поколичествуоднородныхопераций   1. Разовые Накладная на отпуск материала
2. Накопительные Лимитно-заборная карта
Поколичествузаполненныхпозиций 1.Однопозиционные Расходный кассовый ордер
2. Многопозиционные Расчетно-платежная ведомость
Поместусоставления 1. Внутренние Акт инвентаризации материальных ценностей
2. Внешние Счет поставщика
Постепениподлинностиинформации 1. Подлинники Денежный чек
2. Копии Выписка из расчетного счета в банке
Поформедокумента 1. Типовые Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ
2. Нетиповые Разработанные и утвержденные организацией
Постепениавтоматизации 1. Заполненные вручную Денежный чек
2. Заполненные с использованием средств автоматизации Платежное поручение
Посодержаниюинформации 1. Учет денежных средств Приходный и расходный кассовый ордер
2. Учет материалов Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта
3. Учет заработной платы Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость
Посрокамхранения 1. Текущего хранения Документы по учету денежных средств, материалов
2. Длительного хранения Лицевые счета работников Устав организации

Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всœех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.

Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во всœе структурные подразделœения организации крайне важно разработать документооборот.

Документооборотом принято называть движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всœеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.

С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых крайне важно указать:

— исполнителœей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;

— срок оформления документа;

— сроки обработки документа в каждом структурном подразделœении;

— направления передачи документа;

— количество экземпляров составляемого документа;

— правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;

— исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;

— меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;

— место и сроки хранения.

Шпаргалка: Оформление бухгалтерских документов

ВВЕДЕНИЕ. 17

1. Формы и реквизиты документов. 18

2. Порядок составления и обработки документов. 19

3. Изъятие первичных документов. 24

4. Хранение документов. 24

Литература. 27

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ — это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

1. Формы и реквизиты документов

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций ипридают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г.

Существенность ошибок в первичных учетных документах: налоговые риски (Орлова Е.)

организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

2. Порядок составления и обработки документов

Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки… верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по фopмeJ в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка, или таксировка, документов — это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

Группировка — это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные документы.

Разметка, или контировка — это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие условия: документы постоянного и временного сроков хранения группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отделены от копий, а годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода — месяца, квартала, календарного года, — кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединятся к документам, к которым они относятся.

Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами заключаются в переплет. На титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы РФ и Росархива от 27 июня 1996 г. «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета».

В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года — квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов; к документам со сроком хранения 5 лет — Главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет — годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (75 — В) лет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

3. Изъятие первичных документов

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.

4. Хранение документов

После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив.

Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.

Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Другие инструктивные документы могут уточнять отдельные положения данного документа.

Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.

Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера (с… по… включительно), другие справочные сведения.

Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.

Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.

Литература

Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 640 с.

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *