0

Срок хранения бухгалтерских документов ИП

Несмотря на то, что наше государство старается идти в ногу со временем и активно вводит электронный документооборот, количество деловых бумаг увеличивается с каждым годом.

Необходимо ли ИП на УСН распечатывать и хранить первичные документы?

В течение какого времени могут понадобиться старые документы, сколько их нужно хранить в соответствии с законодательством и что делать в случае утраты?

Сроки хранения документов установлены Министерством культуры РФ, Федеральным законом от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и НК РФ.

Для начала стоит отметить, что все российские компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Эта норма установлена статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Сроки, указанные в пунктах 1 и 2 исчисляются с 1 января, следующего за годом, в котором составлена бумага.

Исключение из этого правила предусмотрено лишь для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других бумаг учетной политики фирмы. Их нужно хранить не более пяти лет, считая с 1 января, следующего за годом, в котором они в последний раз были использованы.

Согласно правилам организации государственного архивного дела, компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет.

Кроме того, период хранения некоторый «первички» установлен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных учреждений, органов местного самоуправления. В основном срок тот же – пять лет. Тут исключение составляют кадровые бумаги, такие как приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и другие документы, которые нельзя выкидывать в течение 75 лет. Этот период исчисляется с 1 января, следующего за годом, когда бумага была оформлена.

Компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет..

Налоговым законодательством также предусмотрены сроки хранения первичной документации. В соответствии с подпунктами 3 и 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других материалов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов.

Время хранения «налоговых» сведений начинает исчисляться на следующий день после календарной даты, которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года (п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ).

Когда же речь идет о расчете налоговой базы, то данный четырехлетний срок следует считать с окончания налогового периода, в котором документ был использован. Позиция по данному вопросу подтверждена Минфином в Письме от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104.

Стоит отметить, что исключения бывают из любых правил. Так, компании, исчисляющие налог на прибыль, согласно пункту 4 статьи 283 НК РФ, должны сохранять бумаги, которые подтверждают понесенные ими убытки в течение всего срока уменьшения налогооблагаемой базы. Норма предусмотрена для плательщиков других налогов:

  • УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ)
  • ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ)
  • НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Во избежание претензий со стороны ревизоров рекомендуется хранить документы, участвующие в расчетах налогов и сборов, ровно столько, сколько нужно, чтобы в случае проведения выездной проверки или иных контрольных мероприятий можно было подтвердить правильность своих выкладок за три календарных года, предшествующих текущему.

Не стоит забывать, что ответственность за организацию хранения бумаг, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации, об этом прямо указано в пункте 3 статьи 17 Закона № 129-ФЗ. При этом оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из пункта 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Утрата бухгалтерских документов

Если первичные учетные документы были утеряны, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, руководитель организации, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.

Если комиссия пришла к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательствами этого: справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.

Если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов, руководителя организации могут привлечь к уголовной ответственности.

Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ). Если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора.

Тем не менее, в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.

Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости заменить утраченные документы (Письмо Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288), однако порядок действий закон не устанавливает. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении будут трактоваться в пользу налогоплательщика (Постановление ФАС Московского округа по делу от 9 февраля 2009 года № КА-А40/80-09).

В случае утраты первичных учетных документов без уважительных причин, восстановить их просто необходимо. Иначе, при проведении ревизий у инспектора не будет возможности убедиться в правильности расчетов по налогам и освободить компанию от ответственности за непредставление утраченных документов.

Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей, то у контролеров, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ, будет полное право исчислить суммы налогов самостоятельно расчетным путем. Оспорить действия инспектора в такой ситуации будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону налоговиков.

Ответственность за непредставление документов

В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.

В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.

За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.

Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.

Однако уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна восстановить документы.

 

« Предыдущая :: Следующая »

Сколько хранить вареные или сырые яйца в холодильнике

Большинство людей точно не знают, сколько следует хранить яйца, но придерживаются того мнения, что в холодильнике срок этот очень велик. На самом деле существуют конкретные рекомендации по поводу хранения яиц.

Условия хранения

Структура яйца уникальна. Оно имеет оболочку, пропускающую воздух, но оберегающую от влияния многих вредных факторов. Диапазон температур хранения куриных и перепелиных яиц широк и составляет +3…+20°C.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Поэтому в холодильнике или без него они сохраняются отлично. Место должно быть затененное, прохладное, с влажностью не более 85%.

Удобнее всего помещать сырые яйца в пластиковые или бумажные лотки. Они компактно располагаются на специальных полках и не занимают много места. К тому же в контейнере скорлупа защищена от проникновения запахов, а в холодильнике их предостаточно. Особенно следует остерегаться запахов:

  • рыбы;
  • цитрусовых;
  • грибов;
  • специй;
  • копченостей.

Проникнув через микропоры скорлупы, они повлияют на запах желтка и его вкус. По этой причине на дверце современного холодильника предусмотрен специальный отсек с закрывающейся крышкой. Но в нем дольше сохраняются перепелиные яйца, а вот куриные или утиные лучше помещать в более холодное место возле стенки, под или над морозилкой.

Сроки

После рассмотрения вопроса об условиях хранения настало время ответить на вопрос, сколько же хранятся яйца в холодильнике.

Сколько хранить

В каком виде можно есть

до 7 суток

Диетическое, можно есть сырым

25 суток

Столовое, можно есть после минимальной термической обработки

45 суток

Можно есть только сваренным вкрутую

Утиные и гусиные яйца хранят в холодильнике не более 2-ух недель, индюшиные – столько же, сколько куриные, а вот перепелиные могут храниться до 3-х месяцев. Такая особенность связана с тем, что перепелиные яйца содержат аминокислоту, губительную для некоторых бактерий.

На продукте, приобретенном в магазине, стоит маркировка с датой производства. Диетический продукт принято обозначать буквой «Д», а столовый — буквой «С». Перед употреблением скорлупу сверху надо вымыть в теплой воде. Если же вы купили продукт на рынке, то сырым его употреблять не рискуйте, ведь существует вероятность заболеть сальмонеллезом.

Проверить, испортилось яйцо или еще нет, можно простым способом. Налейте в литровую банку воду (почти доверху) и насыпьте туда ложку соли. Опустите яйцо в полученный раствор. Если оно погрузилось на дно и легло на бок, то вполне свежее.

Хранение в вареном виде

Сколько бы вы ни хранили куриные или перепелиные яйца, настанет время их приготовить и съесть. Этот натуральный белковый продукт варят, запекают и жарят, добавляют в выпечку, в каши, запеканки, делают из них омлет, фаршируют. Особая традиция у христиан – делать «крашенки» на Пасху. Часто они становятся основным ингредиентом в салатах. Сколько же можно хранить вареный продукт?

Как это ни парадоксально, но хранить вареные яйца можно значительно меньше, чем сырые. Для них оптимальным является диапазон температур 0…+5°. А срок хранения составляет всего четверо суток. Если очистить от скорлупы, то срок сократится до 2 дней.

Учитывая, что сегодня нет дефицита продуктов, советуем не делать запасы на месяц вперед. Можно приобрести продукт с недельным или двухнедельным запасом и со спокойной душой употреблять его в пищу.

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения документов бухгалтерского учета закреплены в законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Однако, некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся. Разберемся, зачем вообще хранить бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

Следовательно, при отсутствии любого бухдокумента подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично. То есть при любой проверке контролирующий орган в первую очередь запрашивает первичку и прочую бухдокументацию, чтобы сверить данные учета с фактическими данными.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Подробнее о штрафах читайте ниже.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия.

Хранение бухгалтерских документов

Так, например, рассматриваемый вид документации по закону № 402-ФЗ нужно хранить пять лет, а в вышеуказанном перечне сроки хранения бухгалтерских документов в организации распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, то хранить этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ. Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните регистр не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность бухдокументации на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности бухдокументации:

  1. Назначьте ответственного за сохранность регистров и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись.
  2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

Пример, как в учреждении утвердить сроки хранения бухгалтерских документов в организации, таблица:

Ответственность и наказания

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), то налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по 120 статье НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

  • 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
  • 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

А также за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы, согласно п. 1 ст. 325 УК РФ.

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень. В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:

  • документы с временным сроком хранения (1 год, 5 лет, 75 лет);
  • документы, которые должны храниться постоянно.

Разделом 4 Перечня "Учет и отчетность" установлены сроки хранения бухгалтерских и статистических документов, в частности:

  • налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов: 5 лет;
  • расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС: годовые – постоянно, квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно, при расчете нарастающим итогом за 4 квартал – постоянно);
  • декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование – 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);
  • бухгалтерские отчеты и балансы организаций: сводные годовые – постоянно, годовые – постоянно, квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно), месячные – 1 год (при отсутствии годовых и квартальных – постоянно);
  • первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка и др.): 5 лет;
  • счета-фактуры: 4 года;
  • регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.): 5 лет;
  • перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов: 5 лет (после замены новыми);
  • образцы подписей материально ответственных лиц: до минования надобности (не менее 5 лет);
  • книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг – постоянно, договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами – 5 лет после окончания срока их действия, основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств – 5 лет после ликвидации основных средств, расчетов с организациями – 5 лет, приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) – 5 лет, подотчетных лиц – 5 лет, исполнительных листов – 5 лет, депонированной заработной платы – 5 лет, доверенностей – 5 лет и т.д.

Программы, руководства по внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности: по месту разработки и (или) утверждения) – постоянно, в других организациях – 3 года.

Согласно пп. 8 п. 1 ст.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов, в течение четырех лет. Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги.

Срок хранения большинства кадровой документации, например, распорядительных документов по личному составу, трудовых договоров, личных карточек и т.д. составляет 75 лет (документация о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных командировках – 5 лет).

Срок хранения исчисляется следующим образом: год создания документа не считается, отсчет начинается с 1 января следующего года. То есть, если приказ по личному составу издан в 1949 году, к цифре 1950 прибавляем 75 и получаем дату истечения срока хранения – 2025 год. Списание документов проводится на следующий за датой окончания срока хранения год, т.е. в 2026 году. При подготовке дел к передаче на хранение, следует учитывать, что документы с истекшими сроками хранения приему в архив не подлежат. Таким образом, в 2006 году уничтожению подлежат документы, созданные до 1931 года, и т.д.

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *