0

Выдача путевых листов водителям

Типовая межотраслевая форма N 3

Утверждена
Постановлением
Госкомстата России
от 28.11.1997 N 78

Место для штампа организации Д-I 85 ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ——- N ——— серия 10 июня 13 "—" ——— 20— г. ———- ¦ Коды ¦ +———+ Форма по ОКУД ¦ 0345001¦ Государственное бюджетное учреждение +———+ "Лицей N 5", ул. Садовая, д. 15, ¦ ¦ тел. (495) 926-66-93 ¦ ¦ Организация ————————————- по ОКПО¦22222222¦ наименование, адрес, номер телефона ———- Ford Focus (Форд Фокус) ———- Марка автомобиля ————————————— ¦ ¦ о780ох/ +———+ 77rus ¦ ¦ Государственный номерной знак ———— Гаражный номер ¦ 25 ¦ Нагорных Андрей Борисович +———+ Водитель ——————————- Табельный номер ¦ 021 ¦ фамилия, имя, отчество ———- 77 МА 567890 B, C Удостоверение N ——————- Класс ————— -стандартная, ограниченная- Лицензионная карточка ————————— ненужное зачеркнуть Регистрационный N _______________ Серия _________ N ________ Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен Государственного ¦ ——— бюджетного ¦ Показание спидометра, км ¦20 150¦ В распоряжение ——————-¦ Выезд разрешаю ——— наименование ¦ Лобанов Ю.О. учреждения "Лицей N 5" ————¦ Механик _______ ————— ———————- ————¦ подпись расшифровка организация ¦ подписи ¦ Автомобиль в технически Москва, ул. Садовая, ¦ исправном состоянии принял Адрес подачи ———————¦ Нагорных А.Б. д. 15 ¦ Водитель _______ ————- ———————————-¦ подпись расшифровка __________________________________¦ подписи ¦ —————¦ ——————— Время выезда из ¦ 9:00 ¦¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦ гаража, ч, мин. —————¦ +———-+——-+ ¦ ¦ АИ95 ¦ ¦ Диспетчер- Кузнецова С.П. ¦ ————+——— нарядчик _______ ——————¦ Движение горючего подпись расшифровка ¦ ————- подписи ¦ ¦количество,¦ —————¦ ¦ л ¦ Время возвращения в ¦ 18:00 ¦+——————+————+ гараж, ч, мин. —————¦ Выдано: ¦ ¦ ¦ по заправочному +————+ Диспетчер- Кузнецова С.П. ¦ ¦ ¦ нарядчик _______ ——————¦ листу N ———¦ 20 ¦ подпись расшифровка +——————+————+ подписи ¦ Остаток: ¦ 28 ¦ __________________________________¦ при выезде +————+ Опоздания, ожидания, простои в¦ ¦ 31 ¦ пути, заезды в гараж и прочие¦ при возвращении +————+ Ожидание: 09:45 — 10:20; ¦ ¦ 16,6 ¦ отметки —————————¦ Расход: по норме +————+ 11:00 — 11:30; 12:05 — 12:20; ¦ ¦ 17 ¦ ———————————-¦ фактический +————+ 14:50 — 15:10; 17:00 — 17:15 ¦ ¦ — ¦ ———————————-¦ Экономия +————+ Обеденный перерыв: 13:00 — 14:00 ¦ ¦ 0,4 ¦ ———————————-¦ Перерасход ————- Автомобиль ¦ сдал Нагорных А.Б. ¦ Автомобиль принял. Показа- водитель _______ ——————¦ ние спидометра при возвра- подпись расшифровка ¦ щении в гараж, км ——— М.П. подписи ¦ ¦ 20 197¦ ¦ ——— ¦ ¦ Лобанов Ю.О. ¦ Механик _______ ————— ¦ подпись расшифровка ¦ подписи

Оборотная сторона формы N 3

———————————————————————————— ¦Но- ¦Код ¦ Место ¦ Время ¦Пройдено,¦Подпись ли-¦ ¦мер ¦заказ-+——————————-+—————+ км ¦ца, пользо-¦ ¦по ¦чика ¦ отправления ¦ назначения ¦выезда ¦возвра-¦ ¦вавшегося ¦ ¦по- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦щения ¦ ¦автомобилем¦ ¦ряд-¦ ¦ ¦ +——-+——-+ ¦ ¦ ¦ку ¦ ¦ ¦ ¦ч ¦мин.¦ч ¦мин.¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 1 ¦ — ¦ул. Садовая, ¦ул. Совхозная, ¦ 9¦ 00 ¦ 9¦ 15 ¦ 0,8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 15 (гараж) ¦д. 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Управление) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 2 ¦ — ¦ул. Совхозная, ¦ул. ¦ 9¦ 15 ¦ 9¦ 45 ¦ 7 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 15 ¦Краснодонская, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Управление) ¦д. 58 (ОФК) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 3 ¦ — ¦ожидание ¦- ¦ 9¦ 45 ¦10¦ 20 ¦ 0 ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 4 ¦ — ¦ул. ¦ул. Люблинская,¦10¦ 20 ¦11¦ 00 ¦ 5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Краснодонская, ¦д. 95 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 58 (ОФК) ¦(Отделение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сбербанка) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 5 ¦ — ¦ожидание ¦- ¦11¦ 00 ¦11¦ 30 ¦ 0 ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 6 ¦ — ¦ул. Люблинская,¦ул. Люблинская,¦11¦ 30 ¦12¦ 05 ¦ 1,9 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 95 ¦д. 53 (Управа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Отделение ¦района) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сбербанка) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 7 ¦ — ¦ожидание ¦- ¦12¦ 05 ¦12¦ 20 ¦ 0 ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 8 ¦ — ¦ул. Люблинская,¦ул. Совхозная, ¦12¦ 20 ¦12¦ 45 ¦ 9,5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 53 (Управа ¦д. 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦района) ¦(Управление) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 9 ¦ — ¦обеденный ¦перерыв ¦13¦ 00 ¦14¦ 00 ¦ 0 ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 10 ¦ — ¦ул. Совхозная, ¦ул. ¦14¦ 10 ¦14¦ 50 ¦ 7 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 15 ¦Краснодарская, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Управление) ¦д. 56 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Отделение ФСС)¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 11 ¦ — ¦ожидание ¦- ¦14¦ 50 ¦15¦ 10 ¦ 0 ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 12 ¦ — ¦ул. ¦ул. Совхозная, ¦15¦ 10 ¦15¦ 45 ¦ 7 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Краснодарская, ¦д. 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 56 ¦(Управление) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Отделение ФСС)¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 13 ¦ — ¦ул. Совхозная, ¦ул. Судакова, ¦16¦ 30 ¦17¦ 00 ¦ 4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 15 ¦д. 32 (ИФНС) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Управление) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 14 ¦ — ¦ожидание ¦- ¦17¦ 00 ¦17¦ 15 ¦ 0 ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 15 ¦ — ¦ул. Судакова, ¦ул. Совхозная, ¦17¦ 15 ¦17¦ 45 ¦ 4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 32 (ИФНС) ¦д. 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Управление) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+————+ ¦ 16 ¦ — ¦ул. Совхозная, ¦ул. Садовая, ¦17¦ 45 ¦18¦ 00 ¦ 0,8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦д. 15 ¦д. 15 (гараж) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Управление) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——+——+—————+—————+—+—-+—+—-+———+———— Результат работы автомобиля Расчет заработной платы: за смену: ——— ———- всего в наряде, ч ¦ 8 ¦ за километраж, руб.

Обязано ли бюджетное учреждение оформлять путевые листы?

коп. ¦ — ¦ ——— ———- ——— ———- пройдено, км ¦ 47 ¦ за часы, руб. коп. ¦ 1300-00¦ ——— ———- ———————————— ———- Итого, руб. коп. ¦ 1300-00¦ ———- Бухгалтер Бойкова О.А. Расчет произвел ———— _________ ——————— должность подпись расшифровка подписи

Комментарии:

Первичная учетная документация по учету работ на автомобильном транспорте 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 28 ноября 1997 г. N 78ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ РАБОТЫ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАШИН И МЕХАНИЗМОВ, РАБОТ В АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ

1. Путевой лист легкового автомобиля

Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

2. Путевой лист специального автомобиля

Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Раздел «Результаты работы автомобиля» заполняется лицами, отвечающими за эту работу.

В раздел «Особые отметки» заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе «Задание водителю», сведения о сопровождающих лицах и т.п.

Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

3. Путевой лист легкового такси

Является первичным документом по учету работы легкового такси и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь порядковый номер, дату выдачи, штамп организации, которой принадлежит легковое такси. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую.

4. Путевой лист грузового автомобиля (Форма N 4-с) 

5. Путевой лист грузового автомобиля (Форма N 4-п)

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно — транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику.

К счету прилагают соответствующий отрывной талон. Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно — материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно — транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно — транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно — транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

6. Путевой лист автобуса

Является первичным документом по учету работы автобуса и основанием для начисления заработной платы водителю. Выдаваемый водителю путевой лист обязательно должен иметь порядковый номер, дату выдачи и штамп организации, которой принадлежит автобус. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком.

Форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах.

7. Путевой лист автобуса необщего пользования

Путевой лист является основным первичным документом учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров.

Форма выписывается в одном экземпляре диспетчером и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Путевой лист действителен только на один день или на одну смену.

Организация контроля за расходованием ГСМ (Обухова Т.)

В документе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автобус. Путевой лист оформляется только для выполнения заказа одной организации.

Раздел «Результат работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу.

8. Журнал учета движения путевых листов

Применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

9. Товарно — транспортная накладная

Предназначена для учета движения товарно — материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно — транспортная накладная состоит из двух разделов:

1.) Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно — материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. ) Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно — транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно — транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций — владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно — транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно — транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно — материальных ценностей;

второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно — материальных ценностей у получателя груза;

третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно — материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно — транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

первый и второй экземпляры передаются организации — владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации — владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок

Посмотреть формы документов можно по следующим ссылкам:

Порядок заполнения путевых листов

Практически во всех учреждениях здравоохранения на балансе числится автотранспорт. В процессе его эксплуатации приходится оформлять путевые листы, которые не только служат основанием для списания расходов по ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта. Поэтому важно правильно заполнить этот документ. В течение 2008 г. изданы два нормативных акта, регулирующие порядок заполнения путевых листов и списания горюче-смазочных материалов. Ознакомиться с ними будет интересно и учреждениям здравоохранения.

Требования к заполнению обязательных реквизитов путевого листа

На 21 октября 2008 г. приходится начало действия Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее — Приказ N 152). Данный документ должны применять юридические лица, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы, трамваи.

В разд. II Приказа N 152 перечислены реквизиты, обязательные для заполнения при оформлении путевого листа:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Сначала рассмотрим, как следует заполнять строку "Сведения о сроке действия путевого листа". В данной строке указывают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае оформления путевого листа более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 4 Приказа N 152).

До выхода Приказа N 152 (согласно Указаниям по применению и заполнению форм путевого листа по учету работы автотранспорта, утвержденным Постановлением N 78 <1>) путевой лист был действителен только в течение одного дня или смены. На более длительный срок он выдавался лишь в случае командировки, когда водитель выполнял задание сроком более одних суток (смены). Однако Минфин и ранее не запрещал учреждениям оформлять путевые листы на установленный по их усмотрению срок. Так, в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 указано, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расходов по ГСМ. Если путевой лист отвечал этим требованиям, его можно было оформлять раз в неделю, месяц.

<1> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Примечание. В настоящее время согласно п. 10 Приказа N 152 учреждениям официально разрешено оформлять путевые листы на длительный срок, но не более чем на один месяц.

Согласно Приказу N 152 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа. Однако в том случае, если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов, отдельно на каждого водителя.

По строке "Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства" должны быть обозначены наименование, организационно-правовая форма, местонахождение учреждения здравоохранения, а также номер его телефона.

Среди сведений о транспортном средстве нужно указать:

  • тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом, — и модель автомобильного прицепа, полуприцепа;
  • государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса;
  • показания спидометра (полный пробег в километрах) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

В сведениях о водителе нужно указать фамилию, имя, отчество водителя, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Говорить о какой-либо единой форме путевого листа, обязательной к применению всеми учреждениями, не приходится, поскольку Минфин издал ряд писем, в которых даны разъяснения по поводу использования форм путевых листов в деятельности учреждений. Так, в Письмах от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 сказано, что в случае когда для определенной финансово-хозяйственной операции имеется унифицированная форма первичной учетной документации, организации обязаны ее применять.

Формы путевых листов для легкового, грузового и специального автотранспорта, утвержденные Постановлением N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, используются юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, специализированных и такси), и носят обязательный характер для автотранспортных организаций. Остальные учреждения, в частности учреждения здравоохранения, могут использовать формы путевых листов, утвержденные Постановлением N 78 либо самостоятельно разработанные. Самостоятельно разработанные формы должны отражать все обязательные реквизиты, указанные Приказом N 152, и подтверждать произведенные расходы по ГСМ.

Заполнение данных путевого листа по движению ГСМ

Раздел "Движение горючего" содержит такую информацию, как количество выданного бензина, его остаток при выезде и возвращении к месту стоянки, а также расход бензина по норме и фактический расход.

В настоящее время учреждения здравоохранения, как правило, не выдают при выезде автотранспорта бензин, а выделяют водителю под отчет наличные денежные средства на его приобретение. Поэтому в данном случае количество приобретенных ГСМ, отраженное в графе путевого листа "Выдано по заправочному листу N", должно соответствовать количеству ГСМ, указанному в приложенных к авансовому отчету водителя контрольно-кассовых чеках, подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день.

Для заполнения в путевом листе таких данных, как расход бензина по норме, необходимо иметь информацию о пути следования, его протяженности от организации до места назначения и норме списания ГСМ. В строке "Расход фактический" указывается фактический расход бензина. При этом необходимо учитывать, что, как правило, показатели граф "Расход по норме" и "Расход фактический" равны. В случае если расход по норме превышает фактический расход, списание производится согласно фактическому расходу бензина. Если фактический расход превышает расход по норме, то бензин списывается по норме.

Для определения расхода ГСМ по норме необходимо в путевом листе заполнить показатели "Место отправления" и "Место назначения", то есть указать конкретный путь следования.

Учет путевых листов в бюджетных учреждениях

Записи типа "поездки по городу", "езда по городу" или "по заданию учреждения" не смогут подтвердить производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Контролирующие органы при проверке правильности заполнения путевых листов укажут на эти нарушения, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, что транспортное средство было использовано именно в служебных целях, так же как и невозможно проконтролировать пробег автомобиля.

Кроме того, в путевом листе проставляются время выезда и возвращения, километраж и подпись лица, пользовавшегося автомобилем. Довольно часто бывает, что лицо, пользовавшееся услугами автотранспортного средства, ставит подпись не в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а внизу путевого листа, предполагая, что этого достаточно для подтверждения использования автомобиля в течение дня по нескольким направлениям. Это также может быть расценено контролирующими органами как нарушение.

Нормы расхода ГСМ

Как было указано выше, для заполнения строки "Расход бензина по норме" нужно воспользоваться данными о пробеге и нормами списания ГСМ на определенный вид автотранспорта. Норма расхода топлива и смазочных материалов подразумевает установленную меру их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

Напомним, что до 31.12.2007 ГСМ подлежали списанию по Нормам, утвержденным Минтрансом, Департаментом автотранспорта и Федеральным государственным унитарным предприятием "Государственный научно-исследовательский институт" (Р 3112194-0366-03). Данные Нормы применялись всеми организациями, независимо от формы собственности. С 01.01.2008 они утратили силу, а новые были утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее — Распоряжение N АМ-23-р) и введены в действие с 01.04.2008.

В Распоряжении N АМ-23-р приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, нормы расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок их применения, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и другая информация. Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемого топлива. При расчете базовой нормы учитывают массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах правил дорожного движения. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза. Эксплуатационная норма устанавливается на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок). Базовая норма также зависит от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от массы перевозимого груза.

Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий, при которых эксплуатируется транспортное средство. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. В частности, нормы могут увеличиваться с учетом следующих обстоятельств:

  1. времени года. Норма расхода топлива и смазочных материалов в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) увеличивается с 5 до 20%. В Приложении 2 к Распоряжению N АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;
  2. работы автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500 м), — до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий — до 30%;
  3. работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн человек — до 20% и так далее;
  4. обкатки новых автомобилей. При пробеге новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, прошедшими капитальный ремонт, первой тысячи километров, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии — до 15%, в строенном — до 20%.

В ряде случаев норма расхода топлива наоборот может снижаться, например при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной и слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае норма расхода топлива может быть уменьшена не более чем на 15%.

Смазочные средства, а именно масла, тормозные жидкости, тосол, списываются также по установленной норме. Исходя из Приложения 1 к Распоряжению N АМ-23-р нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок — в килограммах.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п. Предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов приведены в Приложении 1 к Распоряжению N АМ-23-р.

Определив норму расхода ГСМ для каждой марки, модели или модификации эксплуатируемых автомобилей, их утверждают приказом руководителя и применяют при списании.

Списание ГСМ по нормам

Нормативный расход топлива в отношении определенного автомобиля определяется расчетным путем с учетом проделанного километража. Его расчет можно представить в виде формулы:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Рассмотрим на примере расчет нормативного расхода топлива.

Пример 1. На балансе учреждения здравоохранения числится автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10). Согласно путевому листу он проехал 120 км, из них:

  • 80 км — по городу;
  • 40 км — по области.

Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Приказами руководителя учреждения утверждены:

  • базовая норма расхода топлива — 13 л/100 км;
  • надбавка за эксплуатацию автомобиля в зимнее время — 15%;
  • надбавка за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 1,5 млн человек — 12%.

Нормативный расход топлива составит 18,02 л:

  • по городу — 11,67 л (0,01 x 13 x 80 x (1 + 001 x 27));
  • по области — 6,35 л (0,01 x 13 x 40 x (1 + 0,01 x 15)).

Бухгалтерский учет

Согласно п. 63 Инструкции N 25н <2> все виды горюче-смазочных материалов учитываются на счете 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы". Их поступление отражается по дебету, а списание — по кредиту этого счета.

<2> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Списание ГСМ отражается в бюджетном учете следующими проводками:

  • в рамках бюджетной деятельности:

Дебет счета 1 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 1 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов".

  • в рамках приносящей доход деятельности:

Дебет счета 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 2 105 03 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов".

Рассмотрим на примере отражение операции по списанию ГСМ.

Пример 2. Водитель автомашины представил в бухгалтерию:

  • авансовый отчет по выданной ему из кассы учреждения в подотчет сумме в размере 350 руб. на приобретение бензина. К отчету был приложен чек АЗС на сумму 340 руб.;
  • путевой лист, подтверждающий фактический расход бензина по норме в количестве 14 л на сумму 300 руб.

На приобретение бензина были направлены средства, полученные от оказания платных медицинских услуг (по направлениям, указанным в лицензии), в рамках которых эксплуатировался автомобиль и которые не облагаются НДС. Остаток неиспользованных средств внесен в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Выданы из кассы учреждения наличные

денежные средства в подотчет на

приобретение бензина

2 208 22 560

2 201 04 610

350

Оприходован бензин, приобретенный

водителем на АЗС

2 105 03 340

2 208 22 660

340

Внесен в кассу учреждения остаток

подотчетной суммы

2 201 04 510

2 208 22 660

10

Списан бензин согласно его

фактическому расходу, не

превышающему норму

2 106 04 340

2 105 03 440

300

Неизрасходованный остаток бензина на счете 2 105 03 340 на сумму 40 руб. будет учтен при дальнейшем списании бензина на основании следующего путевого листа, представленного в бухгалтерию.

И.Зернова

Редактор журнала

"Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подтверждением списания ГСМ на себестоимость в производственных целях является путевой лист. В путевом листе необходимо указывать показания спидометра и показатели расхода ГСМ, а также указывается маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Путевые листы — это первичные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78. В зависимости от вида транспортных средств применяются различные виды путевых листов: для легковых автомобилей, для специальных автомобилей, для легкового такси, для грузовых авто, для автобусов, для автобусов необщего пользования. Для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме N 8.
Порядок оформления путевых листов установлен Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином и Минавтотрансом от 30 ноября 1983 г. N 156/30/354/7/10/998/.
Однако Минфин России в Письме от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата N 78, обязательны только для автотранспортных организаций.
Таким образом, остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
— наименование документа;
— дата составления документа;
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
— наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личные подписи указанных лиц.
Разработанную организацией форму путевого листа необходимо утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.
Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.
Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. В небольших организациях это может сделать сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток.
При этом нужно исходить из следующего: если задание водителю дается на неделю (месяц), то и путевой лист можно составлять раз в неделю (месяц). Если же задание дается каждый день, то и путевой лист необходимо оформлять каждый день.
В этом случае организация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами, отразив этот момент в учетной политике. Необходимо указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам с указанием причин принятия организацией такого решения.
Маршрут движения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.
Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Как правильно заполнять путевой лист для автомобиля бюджетного учреждения?

Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.
В случае если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на ГСМ из состава расходов.
Кроме обязательных реквизитов, которые на основании Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ должны содержать первичные документы, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
— для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
— для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают:
— тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
— государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
— показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Сведения о водителе включают:
— фамилию, имя, отчество водителя;
— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
В зависимости от вида транспортного средства выделяются следующие типы путевых листов:
— путевой лист легкового автомобиля — типовая межотраслевая форма N 3;
— путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма N 3 спец;
— путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма N 4;
— путевой лист грузового автомобиля — типовые межотраслевые формы N N 4-С и 4-П;
— путевой лист автобуса — типовая межотраслевая форма N 6;
— путевой лист автобуса необщего пользования — типовая межотраслевая форма N 6 спец;
Путевой лист легкового автомобиля по форме N 3 применяется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.
На основании данной формы учитывается работа легкового автотранспорта и начисляется заработная плата водителю.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на ГСМ списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. При этом норма расхода горючего утверждается приказом как на летний, так и на зимний периоды. По сравнению с этой нормой указываются фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.
Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, необходимо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.
Для определения фактического расхода ГСМ за текущий день к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.
На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Данные показатели необходимы для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают цель использования машины.
Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.
Показания спидометра на начало рабочего дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего рабочего дня автомобиля. А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанных на оборотной стороне.
Вторыми по популярности являются путевые листы грузовых автомобилей (формы N N 4-С и 4-П). На основании данных путевых листов и соответствующих товарно-транспортных накладных определяются показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов, т.е. выставления счетов клиентам.
Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу. Форма N 4-П рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае когда при повременной плате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в "путевку" вписываются номера ТТН, один экземпляр которой прилагается. На основании товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т в путевом листе указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Путевые листы по формам N N 4-С и 4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
В разд. I "Задание водителю" указываются маршруты движения, наименование груза и (или) цель поездки. Если маршрутов много и все они не умещаются на одном путевом листе, то можно оформить отдельный маршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, который прилагается к путевому листу. При этом в разделе "Задание водителю" путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.
В разд. II "Работа водителя и автомобиля" диспетчер (механик или иное назначенное лицо) фиксирует показания спидометра. По окончании срока, на который выдан путевой лист, водитель сдает его диспетчеру. Диспетчер удостоверяет правильность снятых показаний приборов своей подписью на путевом листе. Затем от диспетчера путевой лист принимает бухгалтер.
По показаниям спидометра бухгалтер определяет пробег автомобиля. По утвержденным нормам расхода топлива и пробегу автомобиля определяется расход топлива.
Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *